Event Executive Là Gì? Yêu Cầu Và Mức Lương Cho Vị Trí Quản Lý Sự Kiện

Trong bối cảnh ngành sự kiện phát triển nhanh, vị trí Event Executive nổi lên như một mắt xích không thể thiếu đối với doanh nghiệp và các agency tổ chức sự kiện. Đây là chức danh thu hút sự quan tâm của nhiều người trẻ, nhờ môi trường làm việc năng động, cơ hội gặp gỡ đối tác, khách hàng đa dạng, cùng khả năng phát huy sức sáng tạo. Vậy Event Executive thật sự là gì, bao gồm những công việc cụ thể nào, yêu cầu kỹ năng ra sao, và mức lương dành cho vị trí này như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ mang đến cái nhìn chi tiết, gần gũi về nghề Event Executive, từ bản chất, mô tả nhiệm vụ, đến lộ trình thăng tiến, mức thu nhập cũng như những kinh nghiệm quý báu để thành công trong lĩnh vực đầy tiềm năng này.

Tổng quan về vị trí Event Executive

Định nghĩa và vai trò chủ đạo

Event Executive có thể hiểu là nhân sự giữ vai trò quản lý, điều phối trực tiếp các hoạt động thuộc một dự án hoặc một sự kiện cụ thể. Dù bạn làm ở agency chuyên tổ chức sự kiện, hay trong bộ phận PR – Marketing nội bộ, Event Executive thường chịu trách nhiệm từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị hạng mục, quản lý nhà cung cấp, đến giám sát quá trình diễn ra sự kiện.

Trong nhiều công ty, Event Executive được xem là “xương sống,” kết nối ý tưởng của Event Manager/Planner với bộ phận thực thi (trang trí, âm thanh, ánh sáng, MC, PG…). Công việc của Event Executive thường gồm:

1. Phối hợp lên timeline: Chia nhỏ các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện.
2. Quản lý ngân sách: Tìm kiếm báo giá, đàm phán chi phí, giám sát khoản chi.
3. Tương tác đội ngũ: Bố trí nhân viên, liên lạc nhà cung cấp, MC, ca sĩ…
4. Kiểm tra chất lượng: Setup sân khấu, chạy thử chương trình, ứng phó trục trặc.

Nhờ sự kết hợp chặt chẽ như vậy, Event Executive vừa là “cầu nối,” vừa là người giải quyết vấn đề, bảo đảm tính nhất quán của chương trình, tránh rơi vào hỗn loạn.

Tầm quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện

Có thể nói, Event Executive là “nhà quản lý sự kiện” ở cấp trung, trung gian giữa ý tưởng chiến lược (Event Manager, Director) và thực thi chi tiết (Coordinator, nhà cung cấp). Một event thành công không chỉ đòi hỏi concept hay, mà còn yêu cầu triển khai mượt mà. Ở đây, vai trò của Event Executive rất thiết yếu:

• Giám sát tiến trình: Đảm bảo timeline không bị chệch, trễ hẹn; kịp thời đôn đốc, điều chỉnh.
• Tối ưu ngân sách: Làm việc với nhiều bên, hạn chế lạm chi, mang lại hiệu quả kinh tế.
• Kiểm soát rủi ro: Xử lý tình huống gấp, duy trì sự kiện trôi chảy, hạn chế tổn thất cho doanh nghiệp.

Khi thị trường sự kiện cạnh tranh và yêu cầu khắt khe, vị trí Event Executive càng trở nên “đắt giá,” vì họ giữ vai trò “thực chiến,” cầm cương toàn bộ quá trình thực hiện dự án.

Sự khác biệt với các vị trí khác trong ngành Event

Trong ngành sự kiện, có những chức danh dễ gây nhầm lẫn, như Event Planner, Event Manager, Event Coordinator… Vậy Event Executive khác gì?

• Event Planner: Tập trung vào ý tưởng, xây dựng concept, chiến lược tổng thể.
• Event Coordinator: Vai trò phụ tá, hỗ trợ chi tiết, lo “chân chạy việc,” “hậu cần.”
• Event Executive: Chịu trách nhiệm triển khai, điều phối chính dự án, quản lý tiến độ.
• Event Manager: Thường là cấp trên của Event Executive, định hướng, quản trị toàn bộ event, làm việc với khách hàng, chốt quyết định lớn.

Tóm lại, Event Executive đảm nhiệm mảng “vận hành, triển khai” chính trong hệ thống, dưới sự giám sát của Manager hoặc Director.

Mô tả chi tiết công việc của Event Executive

Nhiều người tò mò Event Executive phải làm những gì?. Thực tế, vai trò này rất đa dạng, bao gồm các nhiệm vụ cốt lõi sau:

Lên kế hoạch và thiết kế concept sự kiện

1. Hiểu mục tiêu: Sự kiện nhằm giới thiệu sản phẩm mới, tri ân khách hàng, gây quỹ, hay xây dựng thương hiệu?
2. Thiết kế concept: Phối hợp Event Planner hoặc Creative Team, đóng góp ý tưởng, lựa chọn chủ đề, màu sắc, phong cách.
3. Phác thảo timeline: Chia thành giai đoạn chuẩn bị (có thể 2-3 tháng), ngày tổng duyệt, ngày chính thức, hậu kỳ.
4. Phối hợp marketing: Đảm bảo concept ăn khớp chiến dịch truyền thông, website, social media, POSM…

Quản lý ngân sách và đàm phán với nhà cung cấp

Một Event Executive thường chịu trách nhiệm chính về ngân sách sự kiện:

• Thiết lập dự trù chi phí: Từ địa điểm, âm thanh – ánh sáng, trang trí, quà tặng, thiết bị phụ…
• Đàm phán: So sánh báo giá nhiều nhà cung cấp, tìm nguồn uy tín, thương lượng giá, ký hợp đồng.
• Giám sát thanh toán: Kiểm soát tiến độ thanh toán, tránh “bùng” hoặc trễ, theo dõi hóa đơn, hạn chế thất thoát.
• Tối ưu: Nếu chi vượt kế hoạch, phải cắt giảm hay thay thế hạng mục hợp lý, vẫn giữ chất lượng sự kiện.

Giám sát và điều phối nhân sự trong sự kiện

• Phân công nhóm: MC, PG, đội hậu cần, bảo vệ, ban kỹ thuật, quay phim…
• Điều phối onsite: Chỉ dẫn lối đi, checkin, cổng chào, sắp xếp ghế VIP, hướng dẫn PG đứng vị trí nào.
• Kiểm soát timeline: Đảm bảo các tiết mục lên đúng giờ, MC không nói lan man, minigame không chiếm quá nhiều thời gian.
• Hỗ trợ giải đáp: Thắc mắc từ khách mời, nhà cung cấp, ban lãnh đạo – “Event Executive” phải nắm rõ mọi tiểu tiết.

Phát triển và duy trì mối quan hệ với đối tác

1. Xây dựng network: Liên kết với các địa điểm tổ chức, chủ nhà cung cấp, công ty in ấn, agency marketing, influencer.
2. Hợp tác lâu dài: Sau mỗi sự kiện, nếu làm việc tốt, Event Executive duy trì mối quan hệ, đàm phán giá ưu đãi cho lần sau, giao dự án mới.
3. Chăm sóc khách hàng: Đảm bảo đối tác, khách mời thấy hài lòng, duy trì tương tác sau chương trình.

Đánh giá và báo cáo hiệu quả sự kiện

Cuối cùng, khi sự kiện kết thúc, Event Executive không “hạ màn” ngay, mà cần:

• Tổng hợp: Số lượng khách tham dự, mức chi thực tế, kết quả so với KPI (doanh thu, lead…).
• Phản hồi: Thu thập ý kiến từ khách, nhà cung cấp, ban lãnh đạo, rút kinh nghiệm.
• Viết báo cáo: Hoặc trình bày PowerPoint tóm tắt, nêu highlight, ưu nhược điểm, đề xuất cải tiến cho tương lai.

Báo cáo minh bạch giúp đánh giá được “chất lượng” công việc, ghi nhận công lao, mở ra cơ hội “up lương” cho Event Executive.

Yêu cầu năng lực cần có của Event Executive

Trình độ học vấn và chứng chỉ chuyên môn

Dù ngành sự kiện ưa chuộng kinh nghiệm thực tế, nền tảng học vấn phù hợp luôn là lợi thế:

1. Bằng cử nhân: Marketing, PR, Quản trị kinh doanh, Quản lý nhà hàng – khách sạn, hoặc chuyên ngành sự kiện nếu có.
2. Chứng chỉ: Các khóa học Event Management, Project Management (PMP, PRINCE2) giúp bạn có kiến thức hệ thống.
3. Khóa ngắn hạn: PR, Marketing, Kỹ năng mềm… góp phần nâng cao hiểu biết tổng quát.

Không bắt buộc, nhưng những bằng cấp này làm đẹp CV, tăng độ tin cậy với nhà tuyển dụng.

Kinh nghiệm làm việc tối thiểu

Để bước vào vị trí Event Executive, thường cần 1-3 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, hoặc làm ở mảng PR – Marketing. Có thể bạn từng làm:

• Event Coordinator: Vai trò hỗ trợ, học cách vận hành.
• Intern: Tham gia tổ chức event nội bộ trường, CLB, công ty khởi nghiệp.
• Sales, account: Từng xử lý khách hàng, logistic, quen thuộc mô hình dự án.

Thực tế, nhiều người khởi đầu từ “chân chạy sự kiện,” dần học nghề, lên dần đến Executive. Càng có cọ xát thực tế, bạn càng tiến nhanh.

Các kỹ năng mềm cần thiết

1. Giao tiếp: Trao đổi rõ ràng, lắng nghe nhu cầu, thuyết phục nhà cung cấp.
2. Quản lý thời gian: Sự kiện gấp rút, timeline chặt chẽ, Event Executive cần biết ưu tiên công việc.
3. Giải quyết vấn đề: Tình huống phát sinh bất kỳ, từ thiếu âm thanh đến mưa gió, phải nhanh nhẹn ứng biến.
4. Đàm phán: Thương lượng giá dịch vụ, deal sponsor, bám sát ngân sách.
5. Sáng tạo: Điều phối concept, tạo ý tưởng mới thu hút khách mời.

Khả năng sáng tạo đôi lúc giúp bạn “biến tấu” sự kiện trở nên độc đáo, tạo ấn tượng khó quên.

Top 5 kỹ năng quan trọng nhất của Event Executive

Dù liệt kê nhiều kỹ năng, nhưng dưới đây là 5 mảng nổi bật, “xương sống” quyết định thành công vị trí Event Executive:

Kỹ năng quản lý thời gian và đa nhiệm

• Đa nhiệm: Xử lý nhiều hạng mục cùng lúc, từ tìm nhà cung cấp, gửi thư mời, test video…
• Tạo timeline: Chi tiết tiến độ, deadline, ai chịu trách nhiệm, theo dõi real-time.
• Biết ủy quyền: Không ôm hết, phân công hợp lý để tránh quá tải.

Nhờ kỹ năng quản lý thời gian, Event Executive ngăn tình trạng “nước đến chân mới nhảy,” luôn có “chỗ trống” để chỉnh sửa.

Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình

• Trao đổi nội bộ: Giúp team hiểu rõ kế hoạch, tránh nhầm lẫn.
• Đàm phán: Làm việc với nhà cung cấp, sponsor, MC.
• Thuyết trình: Trình bày ý tưởng trước sếp hoặc khách hàng, trình chiếu proposal, giải thích concept.

Cách nói chuyện mạch lạc, truyền cảm hứng khiến người nghe tin tưởng, dễ duyệt kế hoạch, hợp tác hiệu quả.

Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý khủng hoảng

• Phát hiện sớm: Nhận biết dấu hiệu rủi ro (thiếu âm thanh, cháy nổ, VIP vắng mặt).
• Giải quyết linh hoạt: Đưa ra nhiều phương án, chọn cách tối ưu.
• Trấn an: Cảm xúc khách mời, đồng nghiệp, sếp… Phải nhẹ nhàng, kiên định.

Khủng hoảng là “bài test” quan trọng, giúp Event Executive thể hiện bản lĩnh, gây ấn tượng năng lực tổ chức.

Kỹ năng lãnh đạo và quản lý nhóm

Mặc dù Event Executive không hẳn là chức quản lý cấp cao, họ vẫn lãnh đạo đội ngũ nhân viên, cộng tác viên:

1. Định hướng: Giao mục tiêu rõ ràng, cam kết deadline, hướng dẫn cách thực hiện.
2. Khích lệ: Khen thưởng, động viên tinh thần, tạo môi trường tích cực.
3. Giải quyết xung đột: Giữa các thành viên, phòng ban, or do bất đồng quan điểm.

Lãnh đạo hiệu quả giúp sự kiện chạy đúng track, tránh rối loạn, đùn đẩy trách nhiệm.

Kỹ năng đàm phán và thương lượng

• Thương lượng giá: Tiết kiệm ngân sách, vẫn đảm bảo chất lượng.
• Deal sponsor: Thuyết phục nhà tài trợ đầu tư, hoặc brand tài trợ quà tặng.
• Trao đổi hợp đồng: Hạn mục, điều khoản bồi thường, deadline đặt cọc…

Đàm phán thành công sẽ giảm bớt gánh nặng chi phí, đồng thời nâng cao vị thế của Event Executive.

Mức lương và cơ hội thăng tiến

Mức lương theo cấp bậc và kinh nghiệm

Lương của Event Executive chịu ảnh hưởng bởi kinh nghiệm và quy mô công ty:

• Event Executive (Junior): 8-12 triệu/tháng, cho người có 1-2 năm kinh nghiệm, đã tham gia một số dự án nhỏ, quen thuộc quy trình cơ bản.
• Event Executive (Senior): 12-20 triệu/tháng, thường có 3-5 năm kinh nghiệm, từng handle các sự kiện vừa và lớn, biết đàm phán, quản lý.
• Manager-level: Nếu tiến lên Event Manager, Project Manager, Account Manager, mức lương 20-35 triệu hoặc hơn, tùy công ty, năng lực cá nhân.

Xem thêm: Mức Lương Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện 2025 – Chi Tiết Theo Kinh Nghiệm & Vị Trí

Các chế độ phúc lợi thường có

Ngoài lương cứng, vị trí Event Executive thường được hưởng:

1. Thưởng dự án: Mỗi sự kiện thành công, đạt KPI, công ty có thể trả thêm bonus 1-2 tháng lương hoặc theo %.
2. Phụ cấp điện thoại, đi lại: Do phải liên lạc, di chuyển nhiều.
3. OT: Bởi sự kiện thường diễn ra buổi tối, cuối tuần.
4. Hoa hồng: Khi Executive kiêm luôn tìm kiếm tài trợ, sponsor, chốt deal.

Lộ trình phát triển nghề nghiệp

Bắt đầu ở vai trò Event Coordinator, bạn học hỏi cách tổ chức, rồi dần bước lên Event Executive, điều phối các hạng mục, giám sát cận. Sau 2-3 năm, nếu có năng lực quản lý và tầm nhìn, bạn có thể thăng tiến:

• Senior Event Executive: Quản lý nhóm, cầm dự án độc lập.
• Event Manager: Tập trung lên chiến lược, quản lý toàn bộ team Event Executive, Event Coordinator.
• Account Manager: Nghiêng về phát triển khách hàng, quản trị ngân sách, pitching.
• Event Director: Quy mô cấp cao, dẫn dắt định hướng công ty hoặc bộ phận sự kiện.

So sánh mức lương theo khu vực

• TP.HCM, Hà Nội: Thị trường “nóng,” nhiều công ty sự kiện, lương Event Executive có thể nhỉnh hơn 20% so với tỉnh lẻ.
• Đà Nẵng, Nha Trang: Có tiềm năng sự kiện du lịch, MICE, lương ở mức trung bình, giao động 8-15 triệu tùy kinh nghiệm.
• Công ty quốc tế: Lương cạnh tranh, 1000 – 2000 USD/tháng cho Senior Event Executive, kèm bonus dự án, đãi ngộ tốt.

Những thách thức trong công việc Event Executive

Áp lực từ deadline và khối lượng công việc

Tính chất ngành sự kiện là nhiều việc gấp gáp, thay đổi liên tục:

• Gặp “deadline chồng deadline”: Vừa xử lý in ấn, vừa chốt MC, vừa test video, dồn dập sát ngày G.
• Làm việc ngoài giờ: Sự kiện thường diễn ra buổi tối, cuối tuần, Event Executive cần sẵn sàng OT.

Để tồn tại, bạn phải rèn khả năng quản trị thời gian, đa nhiệm, bám sát timeline, đảm bảo mỗi đầu việc xong đúng hạn.

Xử lý tình huống phát sinh

• MC vắng mặt bất ngờ: Tìm người thay thế, có thể chính Event Executive kiêm luôn, hoặc mời “back-up MC.”
• Khách VIP tới trễ: Đảo lại chương trình, mời ban nhạc lên diễn xen kẽ.
• Trục trặc kỹ thuật: Loa rè, đèn hỏng, network chập chờn… cần gọi đội kỹ thuật xử lý, trấn an khán giả.

Cân bằng giữa chất lượng và ngân sách

Một bên muốn event “hoành tráng,” bên kia e ngại vượt ngân sách. Event Executive phải:

• Đề xuất giải pháp: Tìm cách tối ưu chi phí vẫn giữ chất lượng, gợi ý combo dịch vụ.
• Truyền đạt: Giải thích rõ cho sếp/khách hiểu vì sao một số hạng mục không thể cắt giảm.
• Phân bổ: Tập trung chi cho hạng mục “key,” chấp nhận tinh giản mảng ít quan trọng.

Cân bằng này đòi hỏi óc chiến lược, “mắt” đánh giá đâu là giá trị cốt lõi của sự kiện.

Những kỹ thuật quản lý sự kiện hiệu quả

Phương pháp quản lý rủi ro

• Xác định rủi ro: Liệt kê theo mức độ (thiết bị, nhân sự, khách VIP, thời tiết, dịch bệnh…).
• Phân tích ảnh hưởng: Mức thiệt hại nếu xảy ra, khả năng lây lan.
• Lập kế hoạch B/C: Chuẩn bị sẵn kịch bản, chia vai trò, tập dượt.
• Theo dõi: Trong quá trình chuẩn bị, Event Executive check sớm dấu hiệu bất thường.

Kỹ thuật tối ưu hóa ngân sách

1. So sánh, đấu thầu: Lấy nhiều báo giá, tổ chức mini bidding, chọn nhà cung cấp uy tín, giá cạnh tranh.
2. Đàm phán combo: Thay vì thuê lẻ từng hạng mục, gộp cổng chào + backdrop + in banner chung một nhà, giá rẻ hơn.
3. Tận dụng nguồn sẵn: Văn phòng công ty, thiết bị cũ còn dùng được, volunteer, PG part-time…

Chiến lược marketing sự kiện

• Tận dụng Social Media: Tạo page sự kiện, chia sẻ teaser, countdown, minigame, hashtag.
• Hợp tác với KOL, influencer: Họ review, livestream, gắn link vé/đăng ký, tăng viral.
• Email Marketing: Mời khách cũ, khách tiềm năng, gợi ý “đừng bỏ lỡ.”
• Báo chí: Gửi thông cáo, mời phóng viên dự, đảm bảo coverage.

Các chiêu này giúp sự kiện thu hút khách tham dự, đạt mục tiêu truyền thông.

Xu hướng ngành Event và cơ hội việc làm

Sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện

Với kinh tế hội nhập, nhiều doanh nghiệp muốn quảng bá hình ảnh, gia tăng cạnh tranh. Ngành sự kiện bùng nổ, trải dài:

• Tổ chức hội chợ triển lãm: Giới thiệu sản phẩm, ký kết đối tác, thu hút du khách.
• Sự kiện thể thao, văn hóa: Ngày càng nhiều giải marathon, concert, countdown festival…
• Họp báo, hội nghị: Giúp ra mắt sản phẩm, kết nối B2B, B2C…

Điều này tạo “sân chơi” sôi động cho vị trí Event Executive, nhất là người có kỹ năng quản lý thời gian, sáng tạo, xoay xở giỏi.

Nhu cầu tuyển dụng Event Executive

1. Agency event: Dịch vụ tổ chức cho thương hiệu, đòi hỏi “Event Executive” biết đa lĩnh vực, handle nhiều dự án/ quý.
2. Brand in-house: Bộ phận marketing nội bộ, chuyên lo event công ty, từ hội thảo đến teambuilding, hội chợ.
3. Tổ chức phi lợi nhuận: Tổ chức workshop, hội thảo chia sẻ, gây quỹ, festival cộng đồng.
4. Khởi nghiệp: Startup mảng event, event tech, livestream platform…

Do nguồn nhân lực chất lượng trong ngành có giới hạn, Event Executive có “đất” để lựa chọn, dễ tìm công việc ưng ý.

Triển vọng nghề nghiệp trong tương lai

Thế giới đang dần dịch chuyển sang hình thức sự kiện hybrid (kết hợp offline – online). Nhiều event ảo (virtual event) cũng nở rộ. Với sự linh hoạt này, Event Executive sẽ không chỉ vận dụng kỹ năng offline, mà còn hiểu biết công nghệ streaming, quản lý platform ảo, XR, Metaverse… Tương lai sự kiện rất hứa hẹn:

• Tính sáng tạo cao: Giúp người trẻ thỏa mãn đam mê, khám phá ý tưởng độc đáo.
• Mức lương: Càng giỏi, kinh nghiệm đa dạng, thu nhập càng vững.
• Cơ hội mở rộng: “Lấn” sang PR, Marketing, Manager, giám đốc sự kiện hoặc khởi nghiệp agency riêng.

Lời kết

Event Executive là gì? – Một vị trí giữ vai trò quan trọng, kết nối ý tưởng và thực tế, vận hành chương trình từ những công việc nhỏ nhất đến điều phối toàn bộ nhân sự, quản lý ngân sách, đảm bảo chất lượng. Nếu bạn đam mê sáng tạo, thích làm việc với con người, và hứng thú với môi trường năng động, thì Event Executive chính là điểm đến lý tưởng.

Qua bài viết, hy vọng bạn đã hiểu hơn về công việc của Event Executive, từ yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm, nhiệm vụ cụ thể, đến mức lương và cơ hội thăng tiến. Thế giới sự kiện không ngừng thay đổi, đòi hỏi người làm nghề cũng phải linh hoạt, học hỏi xu hướng mới, áp dụng công nghệ quản lý để thăng hoa cùng sự phát triển của ngành. Chúc bạn thành công và sớm tìm được con đường tỏa sáng trong vai trò Event Executive, trở thành “cầu nối” đáng tin cậy của các dự án sự kiện đa dạng và đầy màu sắc.

——————————————-

Đào huy ngọc
Digital Marketing

Tác giả bài viết

Đào Huy Ngọc là tác giả nội dung tại acethuanviet.vn và angeline.vn, với kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông. Với niềm đam mê sáng tạo và sự am hiểu sâu sắc về ngành, Ngọc mang đến những bài viết chất lượng, cung cấp thông tin hữu ích về xu hướng, bí quyết và kinh nghiệm thực tế trong tổ chức sự kiện.

Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.

Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Event để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!