Brief tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm gồm những gì? Mẫu chi tiết gửi agency

Agency cần hiểu sản phẩm trước khi nghĩ đến concept

Đây là phần quan trọng nhất nhưng lại thường được mô tả quá ngắn. Chỉ ghi “ra mắt sản phẩm mới” chưa đủ để đội creative hiểu câu chuyện cần xây dựng.

• Tên sản phẩm hoặc dòng sản phẩm.
• Ngành hàng.
• Mô tả ngắn về sản phẩm.
• Khách hàng mục tiêu của sản phẩm.
• USP hoặc đặc điểm cần ưu tiên truyền tải.
• Sản phẩm đã có trên thị trường hay lần đầu công bố?
• Có sản phẩm vật lý để demo tại sự kiện hay không?
• Có hạn chế nào khi trưng bày, vận chuyển hoặc vận hành sản phẩm?
• Tài liệu sản phẩm, catalogue, video hoặc hình ảnh hiện có.

Đừng chỉ ghi “tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm thành công”

Mục tiêu nên nói rõ doanh nghiệp muốn tạo thay đổi gì sau sự kiện. Cùng một sản phẩm nhưng một launch dành cho truyền thông sẽ được thiết kế khác một chương trình dành cho dealer hoặc khách hàng tiềm năng.

• Tăng nhận biết về sản phẩm mới.
• Tạo media coverage.
• Giới thiệu công nghệ hoặc tính năng mới.
• Tạo trải nghiệm trực tiếp.
• Kết nối đối tác hoặc nhà phân phối.
• Thu thập khách hàng tiềm năng.
• Hỗ trợ hoạt động bán hàng.
• Xây dựng hình ảnh hoặc định vị mới cho thương hiệu.

Không nên chỉ ghi một con số khách mời

200 khách báo chí và 200 khách hàng cuối là hai bài toán hoàn toàn khác nhau. Agency cần biết ai sẽ tham dự để thiết kế nội dung, seating, interaction và guest journey.

• Khách hàng hiện tại.
• Khách hàng tiềm năng.
• Dealer / distributor.
• Đối tác.
• Báo chí.
• KOL / KOC / creator.
• VIP.
• Nhân sự nội bộ.

Khách mời cần rời sự kiện với một thông điệp rõ ràng

Doanh nghiệp không nhất thiết phải cung cấp câu tagline cuối cùng ngay từ brief, nhưng nên cho agency biết đâu là nội dung ưu tiên.

• Key message hiện có.
• Brand positioning.
• USP.
• Thông tin bắt buộc phải xuất hiện.
• Thông tin không được truyền thông.
• Tone of voice.
• Thông điệp dành riêng cho báo chí, khách hàng hoặc dealer nếu khác nhau.

Xác định launch event sẽ được tổ chức theo hình thức nào

• Offline.
• Online launch.
• Hybrid.
• Press launch.
• Dealer launch.
• Consumer launch.
• Showroom launch.
• Product experience / exhibition.
• Launch kết hợp workshop.

Nếu chưa biết format phù hợp, doanh nghiệp có thể để agency đề xuất. Khi đó nên ghi rõ “mong muốn agency tư vấn format” thay vì cố chọn một mô hình khi chưa đủ dữ liệu.

Không chỉ cần ngày diễn ra

Agency cần biết ngày D-day, thời điểm doanh nghiệp cần nhận proposal và các mốc quan trọng liên quan đến sản phẩm.

• Ngày hoặc khoảng thời gian dự kiến tổ chức.
• Ngày sản phẩm chính thức được công bố.
• Ngày dự kiến khóa concept.
• Thời điểm agency cần gửi proposal.
• Thời điểm dự kiến bắt đầu production.
• Các deadline từ brand/global team nếu có.

Đã có venue hay cần agency tìm?

• Thành phố / khu vực tổ chức.
• Venue đã chốt hay chưa.
• Indoor hoặc outdoor.
• Sức chứa mong muốn.
• Yêu cầu sân khấu.
• Khu product experience.
• Khu media.
• Backstage.
• Loading và logistics.
• Parking.

Nếu đã chọn venue, nên gửi thêm floor plan, hình ảnh, quy định thi công và thời gian setup nếu có.

Có nên ghi ngân sách trong brief?

Nên, nếu doanh nghiệp đã có phạm vi ngân sách. Ngân sách giúp agency lựa chọn mức độ production và giải pháp phù hợp ngay từ đầu.

Nếu chưa có con số chính thức, có thể đưa khoảng ngân sách hoặc yêu cầu agency đề xuất nhiều phương án.

• Ngân sách tổng dự kiến.
• Ngân sách đã bao gồm venue hay chưa.
• Đã bao gồm F&B hay chưa.
• Đã bao gồm KOL/KOC hay chưa.
• Đã bao gồm media hay chưa.
• Đã bao gồm VAT hay chưa.
• Hạng mục nào có ngân sách riêng.

Cho agency đủ “khung”, nhưng không cần viết concept thay agency

Doanh nghiệp nên cung cấp giới hạn thương hiệu, mood mong muốn và reference nếu có. Tuy nhiên, brief không cần mô tả chi tiết toàn bộ concept nếu mục tiêu là yêu cầu agency đề xuất ý tưởng.

• Logo.
• Brand guideline.
• Font thương hiệu.
• Màu sắc nhận diện.
• Key visual campaign nếu đã có.
• Reference sự kiện doanh nghiệp thích.
• Reference không muốn lặp lại.
• Các yếu tố bắt buộc trong thiết kế.
• Các giới hạn về hình ảnh/thương hiệu.

Đây là phần khiến brief Product Launch khác brief sự kiện chung

Với launch event, sản phẩm phải được đưa vào câu chuyện và trải nghiệm. Agency cần biết sản phẩm sẽ xuất hiện như thế nào và khách có được tương tác trực tiếp hay không.

• Có product reveal hay không.
• Sản phẩm xuất hiện vật lý trên sân khấu hay qua màn hình.
• Có product demo.
• Có khu hands-on.
• Có sampling.
• Có thử nghiệm trực tiếp.
• Có requirement đặc biệt về an toàn.
• Có yêu cầu livestream key moment.
• Có yêu cầu báo chí chụp ảnh sản phẩm.

Xác định ngay từ brief nếu sự kiện có mục tiêu truyền thông

• Photography.
• Videography.
• Highlight video.
• Livestream.
• Press conference.
• Press kit.
• KOL/KOC.
• Media interview.
• Social content tại sự kiện.
• Video recap sau chương trình.

Nếu cần sản xuất media ngay trong ngày, brief nên ghi rõ thời gian mong muốn nhận ảnh/video để agency tính nhân sự và workflow phù hợp.

Đây là phần giúp báo giá không bị “lệch scope”

Một doanh nghiệp có thể cần agency full-service, nhưng doanh nghiệp khác chỉ cần production hoặc creative. Brief cần ghi rõ phần nào đã có vendor và phần nào cần agency phụ trách.