Mẫu RFP Tổ Chức Sự Kiện: Cách Mời Thầu Agency & 15 Tiêu Chí Chấm Proposal

RFP tổ chức sự kiện là gì? Vì sao doanh nghiệp nên chuẩn hóa ngay từ đầu?

Khi doanh nghiệp cần lựa chọn một agency để triển khai hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner, lễ kỷ niệm hay một sự kiện quy mô lớn, việc chỉ gửi một brief ngắn qua email thường chưa đủ. Một bộ RFP được xây dựng rõ ràng giúp các agency cùng hiểu một đề bài, báo giá trên cùng phạm vi công việc và đưa ra proposal có thể so sánh một cách công bằng.

RFP – Request for Proposal là tài liệu doanh nghiệp gửi cho các agency tiềm năng để yêu cầu đề xuất phương án tổ chức sự kiện. Trong đó thường bao gồm mục tiêu, đối tượng khách mời, phạm vi công việc, yêu cầu sáng tạo, ngân sách dự kiến, timeline, tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chí dùng để lựa chọn agency.

Một RFP tốt giúp doanh nghiệp giải quyết 3 vấn đề quan trọng

Đồng nhất đề bài cho các agency

Tất cả đơn vị tham gia pitching đều nhận cùng một phạm vi công việc, yêu cầu và mục tiêu. Điều này hạn chế tình trạng mỗi agency hiểu brief theo một cách khác nhau.

Dễ so sánh proposal và ngân sách

Khi scope được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể đánh giá concept, năng lực triển khai, phương án production và báo giá của các agency trên cùng một mặt bằng.

Giảm rủi ro khi triển khai sự kiện

Các yêu cầu quan trọng về kỹ thuật, vận hành, timeline, nhân sự và phương án dự phòng được làm rõ trước khi doanh nghiệp lựa chọn agency và ký hợp đồng.

✓

Lưu ý: RFP không chỉ dành cho những sự kiện có ngân sách rất lớn. Doanh nghiệp nên sử dụng RFP khi cần so sánh từ hai agency trở lên, khi sự kiện có nhiều hạng mục production hoặc có nhiều phòng ban cùng tham gia quá trình đánh giá và phê duyệt.

Khi nào nên sử dụng RFP?

Khi nào doanh nghiệp cần mời thầu agency sự kiện?

Không phải sự kiện nào cũng cần một quy trình đấu thầu phức tạp. Tuy nhiên, khi dự án có ngân sách đáng kể, nhiều hạng mục triển khai hoặc có nhiều bên cùng tham gia phê duyệt, việc gửi RFP cho một nhóm agency phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn cả chất lượng, ngân sách lẫn rủi ro triển khai.

Doanh nghiệp đánh giá proposal và lựa chọn agency tổ chức sự kiện — Một quy trình pitching hiệu quả cần giúp doanh nghiệp so sánh các agency trên cùng một đề bài và cùng tiêu chí đánh giá.

Sự kiện có ngân sách đáng kể

Khi ngân sách đủ lớn để doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ hiệu quả đầu tư, báo giá và phạm vi công việc của từng agency nên được đặt trên cùng một hệ quy chiếu.

Sự kiện có nhiều hạng mục production

Sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, booth, backdrop, nhân sự, nội dung và vận hành càng phức tạp thì càng cần chuẩn hóa scope trước khi yêu cầu agency báo giá.

Có nhiều phòng ban cùng phê duyệt

Khi Marketing, Procurement, Finance, Ban lãnh đạo hoặc các bộ phận chuyên môn cùng tham gia, RFP giúp thống nhất tiêu chí lựa chọn ngay từ đầu.

Cần so sánh nhiều agency

Khi doanh nghiệp muốn mời từ 2–5 agency pitching, một RFP rõ ràng giúp hạn chế tình trạng mỗi đơn vị báo một phạm vi khác nhau khiến việc so sánh thiếu công bằng.

Sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu

Product Launch, hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, sự kiện dành cho VIP hay truyền thông quy mô lớn đều cần agency được đánh giá kỹ về năng lực và kinh nghiệm.

Có yêu cầu cao về quản trị rủi ro

Với chương trình có timeline chặt, yêu cầu kỹ thuật cao hoặc khó thay đổi ngày tổ chức, doanh nghiệp cần đánh giá cả phương án dự phòng chứ không chỉ concept và giá.

Một nguyên tắc đơn giản để quyết định có cần RFP hay không

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc từ hai agency trở lên và cần so sánh cả ý tưởng, năng lực triển khai lẫn ngân sách, việc chuẩn hóa một bộ RFP trước khi pitching thường sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với gửi brief riêng lẻ cho từng đơn vị.

Cấu trúc RFP

Một bộ RFP tổ chức sự kiện cần có những gì?

RFP không cần dài hàng chục trang, nhưng phải đủ rõ để agency hiểu doanh nghiệp đang muốn đạt được điều gì, cần triển khai những hạng mục nào và proposal sẽ được đánh giá theo tiêu chí nào. Một bộ RFP hiệu quả nên bao gồm tối thiểu các nhóm thông tin dưới đây.

8 nhóm thông tin cốt lõi giúp agency xây dựng concept, phương án triển khai và báo giá sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp ngay từ vòng proposal đầu tiên.

Thông tin tổng quan về sự kiện

Tên chương trình, loại hình sự kiện, thời gian dự kiến, địa điểm, quy mô khách mời và các bên liên quan chính.

Mục tiêu và KPI

Xác định rõ sự kiện nhằm tăng nhận diện thương hiệu, ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, thúc đẩy bán hàng hay gắn kết nội bộ.

Đối tượng khách mời

Mô tả nhóm khách tham dự, số lượng, profile, khách VIP, đối tác, đại lý, nhân viên hoặc báo chí để agency thiết kế trải nghiệm phù hợp.

Phạm vi công việc – Scope of Work

Liệt kê rõ agency cần chịu trách nhiệm về concept, thiết kế, production, thi công, nhân sự, nội dung, kỹ thuật, vận hành hay truyền thông.

Ngân sách dự kiến

Có thể đưa ra ngân sách mục tiêu hoặc khoảng ngân sách để agency phân bổ nguồn lực hợp lý và tránh proposal vượt quá khả năng đầu tư.

Timeline và các mốc quan trọng

Bao gồm thời hạn nhận proposal, ngày pitching, thời điểm chọn agency, deadline thiết kế, production, rehearsal và ngày diễn ra sự kiện.

Yêu cầu đối với proposal

Quy định rõ agency cần trình bày concept, key visual, layout, production plan, timeline, nhân sự, ngân sách và phương án dự phòng.

Tiêu chí đánh giá và lựa chọn

Doanh nghiệp nên xác định trước cách chấm điểm về creative idea, năng lực triển khai, kinh nghiệm, ngân sách và khả năng quản trị rủi ro.

RFP càng rõ, proposal càng dễ so sánh

Sai lầm phổ biến là doanh nghiệp gửi cho agency một brief quá ngắn, sau đó nhận về các proposal có scope hoàn toàn khác nhau. Khi đó, báo giá thấp hơn chưa chắc rẻ hơn vì có thể thiếu nhiều hạng mục. Vì vậy, trước khi gửi RFP, hãy thống nhất rõ phạm vi công việc và đầu ra mà mỗi agency bắt buộc phải báo giá.

Mẫu RFP tham khảo

Mẫu cấu trúc RFP tổ chức sự kiện hoàn chỉnh để doanh nghiệp tham khảo

Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng một bộ RFP dài hàng chục trang. Điều quan trọng là tài liệu phải đủ rõ để agency hiểu mục tiêu, phạm vi công việc, ngân sách, tiến độ và những tiêu chí sẽ được sử dụng để đánh giá proposal. Dưới đây là cấu trúc có thể áp dụng cho phần lớn sự kiện doanh nghiệp.

Mẫu RFP tổ chức sự kiện dành cho doanh nghiệp

RFP Event Template

Một bộ RFP tốt phải giúp agency hiểu đúng đề bài ngay từ vòng đầu

Thay vì gửi nhiều thông tin rời rạc qua email hoặc tin nhắn, doanh nghiệp nên tập hợp toàn bộ yêu cầu quan trọng trong một tài liệu thống nhất để các agency có cùng cơ sở xây dựng proposal.

✓ Mục tiêu và bối cảnh sự kiện

✓ Scope of Work rõ ràng

✓ Ngân sách và timeline

✓ Yêu cầu proposal và tiêu chí chấm thầu

Cấu trúc mẫu RFP tổ chức sự kiện

10 phần nên có trong tài liệu gửi agency

RFP Template

Thông tin dự án

Tên sự kiện, loại hình, thời gian, địa điểm và quy mô. Đây là những thông tin nền tảng giúp agency nhanh chóng hình dung bối cảnh tổng thể của dự án.

Bối cảnh & mục tiêu

Giải thích lý do tổ chức sự kiện, mục tiêu kinh doanh, mục tiêu truyền thông, thông điệp chính và kết quả doanh nghiệp kỳ vọng đạt được.

Đối tượng khách mời

Số lượng và chân dung khách tham dự như khách VIP, khách hàng, hệ thống đại lý, đối tác, báo chí, nhân viên hoặc các nhóm khách đặc thù.

Yêu cầu concept

Định hướng chủ đề, tone & mood, key message, key visual, trải nghiệm mong muốn và những yếu tố nhận diện thương hiệu bắt buộc phải thể hiện.

Scope of Work

Xác định cụ thể agency chịu trách nhiệm những hạng mục nào: creative, thiết kế, production, thi công, kỹ thuật, nhân sự, nội dung, vận hành và hậu kỳ.

Yêu cầu kỹ thuật

Nêu các yêu cầu liên quan đến sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, livestream, booth, backdrop, check-in, điện, rigging hoặc tiêu chuẩn riêng của venue.

Ngân sách

Nêu ngân sách mục tiêu hoặc khoảng ngân sách dự kiến. Đồng thời yêu cầu agency bóc tách chi phí theo từng nhóm hạng mục để dễ dàng so sánh.

Timeline đấu thầu

Bao gồm ngày phát hành RFP, thời hạn agency gửi câu hỏi, deadline nhận proposal, ngày pitching, thời điểm công bố kết quả và ngày kick-off dự án.

Yêu cầu proposal

Quy định rõ proposal cần trình bày những nội dung nào: concept, key visual, layout, production plan, run sheet, nhân sự dự án, case study, báo giá và phương án dự phòng.

Tiêu chí chấm thầu

Nêu trước các tiêu chí sẽ được sử dụng để đánh giá như creative idea, năng lực thực thi, kinh nghiệm, ngân sách, đội ngũ dự án và khả năng quản trị rủi ro.

Ví dụ cách viết ngắn gọn

Phần mở đầu của một RFP có thể trình bày như sau:

Tên dự án: Hội nghị khách hàng 2027 – ABC Company

Thời gian dự kiến: Tháng 03/2027

Địa điểm: Hà Nội

Quy mô: Khoảng 500 khách mời

Đối tượng: Khách hàng chiến lược, đối tác và hệ thống đại lý

Mục tiêu: Tri ân khách hàng, truyền tải định hướng kinh doanh mới và tăng mức độ gắn kết giữa doanh nghiệp với hệ thống đối tác.

Phạm vi yêu cầu: Concept, thiết kế, production, thi công, nhân sự vận hành, kỹ thuật và tổng duyệt chương trình.

Ngân sách dự kiến: Agency đề xuất phương án phù hợp với budget được cung cấp trong RFP.

✓

Mẹo khi gửi RFP: Với những dự án lớn, doanh nghiệp nên gửi kèm brand guideline, floor plan venue, hình ảnh hoặc video sự kiện năm trước, yêu cầu kỹ thuật và các tài liệu tham khảo liên quan. Agency càng có đủ dữ liệu đầu vào, proposal càng sát với nhu cầu thực tế và việc so sánh giữa các đơn vị càng chính xác.

Quy trình mời thầu

Cách gửi RFP và tổ chức quy trình mời thầu agency sự kiện

Một quy trình mời thầu hiệu quả không nên bắt đầu bằng việc gửi RFP cho càng nhiều agency càng tốt. Doanh nghiệp cần sàng lọc đúng đối tác, cung cấp cùng một bộ thông tin, tạo cơ hội hỏi đáp công bằng và sử dụng cùng một hệ tiêu chí khi chấm proposal.

01 Longlist

02 Shortlist

03 Gửi RFP

04 Q&A

05 Pitching

06 Chấm điểm

07 Thương thảo

Lập longlist các agency phù hợp

Sàng lọc ban đầu

Tìm các agency có kinh nghiệm với loại hình sự kiện tương tự, quy mô phù hợp và năng lực production đáp ứng dự án. Doanh nghiệp có thể lập danh sách ban đầu khoảng 5–8 đơn vị để đánh giá sơ bộ.

Chọn shortlist agency tham gia pitching

Pre-qualification

Kiểm tra portfolio, case study, đội ngũ phụ trách, năng lực sản xuất, kinh nghiệm ngành và khả năng đáp ứng timeline. Từ longlist, nên chọn một nhóm agency thực sự phù hợp trước khi phát hành RFP.

Gửi cùng một bộ RFP cho tất cả agency

RFP Release

Tất cả agency nên nhận cùng scope, timeline, tài liệu tham khảo, yêu cầu proposal và điều kiện báo giá. Việc này giúp doanh nghiệp có thể so sánh các phương án trên cùng một mặt bằng thay vì mỗi đơn vị hiểu đề bài theo một cách khác nhau.

Tổ chức một vòng Q&A chung

Clarification

Cho agency một khoảng thời gian để gửi câu hỏi về venue, ngân sách, technical requirement, branding hoặc scope. Những thông tin làm rõ quan trọng nên được cập nhật đồng đều cho tất cả đơn vị tham gia.

Tổ chức pitching proposal

Presentation

Mỗi agency nên có cùng thời lượng trình bày và Q&A. Buổi pitching không chỉ để xem concept mà còn để đánh giá cách đội ngũ agency tư duy, phản biện, xử lý câu hỏi và hiểu mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Chấm điểm proposal theo scorecard

Evaluation

Marketing, Procurement và các bên phê duyệt nên sử dụng cùng một bộ tiêu chí và trọng số. Không nên quyết định chỉ dựa trên cảm nhận sau buổi pitching hoặc chỉ dựa vào tổng giá trị báo giá.

Thương thảo và chốt phạm vi triển khai

Final Negotiation

Trước khi công bố agency thắng thầu, doanh nghiệp nên thống nhất lại scope cuối cùng, deliverables, ngân sách, payment milestone, timeline và trách nhiệm của hai bên. Đây là bước quan trọng để hạn chế phát sinh sau khi dự án bắt đầu.

3–5

Agency / vòng RFP

Không nên mời quá nhiều agency cùng pitching

Với phần lớn dự án, shortlist khoảng 3–5 agency thực sự phù hợp thường hiệu quả hơn việc gửi RFP đại trà. Doanh nghiệp có đủ lựa chọn để so sánh nhưng vẫn đảm bảo đội ngũ nội bộ có thời gian đánh giá proposal một cách nghiêm túc.

Một lỗi thường gặp: doanh nghiệp thay đổi scope hoặc cung cấp thêm thông tin quan trọng cho một agency nhưng không cập nhật cho các agency còn lại. Điều này khiến proposal và báo giá không còn cùng cơ sở để so sánh, làm giảm tính minh bạch của quá trình lựa chọn.

Nội dung proposal

Agency nên trình bày những gì trong proposal sự kiện?

Một proposal tốt không chỉ cần đẹp về hình thức. Tài liệu phải chứng minh agency đã hiểu đúng bài toán của doanh nghiệp, có ý tưởng phù hợp với mục tiêu và có khả năng biến ý tưởng đó thành một chương trình có thể triển khai thực tế trong phạm vi ngân sách, timeline và điều kiện kỹ thuật đã được cung cấp.

Event Proposal

Proposal cần trả lời cả câu hỏi “Làm gì?” và “Làm như thế nào?”

Một concept hấp dẫn nhưng thiếu production plan, timeline, nhân sự hoặc phương án dự phòng vẫn là một proposal chưa hoàn chỉnh. Doanh nghiệp cần đánh giá cả năng lực sáng tạo lẫn khả năng thực thi của agency.

Hiểu đề bài và mục tiêu sự kiện

Agency nên bắt đầu bằng việc tóm tắt lại bối cảnh, mục tiêu, đối tượng khách mời và vấn đề cần giải quyết. Đây là cách đơn giản nhất để doanh nghiệp kiểm tra agency đã thực sự hiểu RFP hay chưa.

Big Idea, concept và key message

Proposal cần giải thích ý tưởng chủ đạo, thông điệp và logic sáng tạo thay vì chỉ đưa ra một tên concept đẹp. Ý tưởng phải liên kết được với mục tiêu và định vị thương hiệu.

Key Visual và thiết kế không gian

Bao gồm key visual, sân khấu, backdrop, khu check-in, booth, signage, photo area, layout khách mời hoặc các touchpoint quan trọng. Hình ảnh cần đủ rõ để doanh nghiệp hình dung trải nghiệm thực tế.

Kịch bản chương trình và guest journey

Proposal nên mô tả hành trình khách mời từ check-in, welcome, nội dung sân khấu, key moment đến kết thúc chương trình; đồng thời chỉ rõ những điểm tạo trải nghiệm khác biệt.

Production plan và phương án kỹ thuật

Cần thể hiện cách agency triển khai sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, kết cấu, thi công và các hạng mục kỹ thuật chính. Những dự án phức tạp nên có thêm floor plan hoặc technical drawing.

Timeline, nhân sự và cách vận hành

Doanh nghiệp cần biết ai chịu trách nhiệm dự án, các mốc thiết kế – sản xuất – thi công – rehearsal, cách phối hợp onsite và cơ chế xử lý thay đổi trong quá trình triển khai.

Ngân sách và phương án dự phòng

Báo giá nên được bóc tách theo từng nhóm hạng mục, nêu rõ phần nào đã bao gồm hoặc chưa bao gồm. Proposal cũng nên chỉ ra các rủi ro chính và contingency plan cho kỹ thuật, thời tiết, nhân sự hoặc thay đổi chương trình.

Câu hỏi proposal phải trả lời

Proposal tốt phải trả lời rõ 3 câu hỏi

Ý tưởng có phù hợp không? – Agency có triển khai được không? – Ngân sách có hợp lý và kiểm soát được không? Nếu proposal chỉ gây ấn tượng ở phần creative nhưng không chứng minh được hai yếu tố còn lại, doanh nghiệp vẫn cần thận trọng khi lựa chọn.

Không nên chấm proposal dựa trên slide đẹp. Một deck được thiết kế ấn tượng có thể tạo cảm xúc tốt trong buổi pitching, nhưng doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra kỹ tính khả thi của concept, năng lực production, đội ngũ trực tiếp triển khai và mức độ minh bạch của ngân sách trước khi ra quyết định.

Proposal Scorecard

15 tiêu chí chấm proposal agency tổ chức sự kiện

Để hạn chế việc lựa chọn agency dựa trên cảm tính, doanh nghiệp nên xây dựng scorecard trước khi pitching. Mỗi proposal được chấm trên cùng một bộ tiêu chí, cùng thang điểm và cùng trọng số. Mẫu dưới đây sử dụng thang 100 điểm và có thể điều chỉnh tùy theo mục tiêu của từng dự án.

35% Strategy & Creative

Đánh giá mức độ hiểu đề bài, chất lượng ý tưởng và khả năng tạo trải nghiệm phù hợp thương hiệu.

40% Execution & Capability

Đánh giá năng lực production, kỹ thuật, đội ngũ, vận hành và quản trị rủi ro.

25% Commercial & Partnership

Đánh giá ngân sách, tính minh bạch và khả năng phối hợp giữa agency với doanh nghiệp.

Mẫu scorecard 15 tiêu chí

Tổng: 100%

A. Strategy & Creative

35%

Mức độ hiểu brief

Agency có hiểu đúng mục tiêu kinh doanh, đối tượng khách mời và bài toán cốt lõi của sự kiện hay không?

Big Idea & Concept

Ý tưởng có rõ ràng, có logic, tạo được điểm nhấn và đủ sức phát triển thành một trải nghiệm sự kiện hoàn chỉnh hay không?

10%

Phù hợp thương hiệu

Concept, tone & mood, key message và thiết kế có đúng với định vị, hình ảnh và giá trị thương hiệu?

Guest Journey

Agency có xây dựng hành trình khách mời hợp lý, từ check-in, trải nghiệm không gian đến key moment và kết thúc chương trình?

Tính khác biệt

Proposal có tạo ra điểm khác biệt đáng nhớ hay chỉ sử dụng các format và ý tưởng phổ biến trên thị trường?

B. Execution & Capability

40%

Tính khả thi của production

Ý tưởng có thể sản xuất, thi công và vận hành trong điều kiện venue, timeline và ngân sách thực tế?

Phương án kỹ thuật

Giải pháp sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng, điện, kết cấu và các yêu cầu kỹ thuật có đủ rõ và phù hợp với chương trình?

Đội ngũ dự án

Project Lead, Producer, Creative, Technical và onsite team có kinh nghiệm và phân công trách nhiệm rõ ràng?

Kinh nghiệm liên quan

Agency đã từng triển khai sự kiện tương tự về loại hình, ngành hàng, số lượng khách hoặc độ phức tạp?

Timeline & Project Management

Kế hoạch triển khai có các milestone rõ ràng, thời gian review hợp lý và cơ chế phối hợp giữa hai bên đủ chặt chẽ?

Quản trị rủi ro

Agency có nhận diện rủi ro và chuẩn bị phương án dự phòng cho kỹ thuật, thời tiết, nhân sự và thay đổi nội dung chương trình?

C. Commercial & Partnership

25%

Mức độ hợp lý của ngân sách

Tổng ngân sách có tương xứng với concept, production quality và giá trị doanh nghiệp nhận được?

10%

Minh bạch báo giá

Chi phí có được bóc tách rõ ràng, chỉ ra hạng mục bao gồm, chưa bao gồm và các khoản có khả năng phát sinh?

Khả năng linh hoạt

Agency có khả năng điều chỉnh concept, ngân sách hoặc phương án triển khai khi điều kiện dự án thay đổi?

Pitching & phản biện

Đội ngũ agency trình bày rõ ràng, trả lời câu hỏi thuyết phục và có khả năng đưa ra giải pháp khi doanh nghiệp đặt vấn đề?

Thang điểm gợi ý cho từng tiêu chí

1 Không đáp ứng

2 Đáp ứng yếu

3 Đạt yêu cầu

4 Tốt

5 Xuất sắc

Cách tính điểm

Với mỗi tiêu chí: Điểm quy đổi = Điểm chấm / 5 × Trọng số. Ví dụ, agency được 4/5 ở tiêu chí Big Idea có trọng số 10% thì điểm quy đổi là 8 điểm. Cộng toàn bộ 15 tiêu chí sẽ ra tổng điểm trên thang 100.

Không nên áp dụng trọng số cố định cho mọi dự án. Với Product Launch, doanh nghiệp có thể tăng điểm cho Creative và Guest Journey. Với hội nghị quy mô lớn hoặc sự kiện có kết cấu phức tạp, nên tăng trọng số cho Production, Technical và Risk Management. Scorecard tốt nhất là scorecard phản ánh đúng rủi ro và mục tiêu của từng sự kiện.

Mẫu bảng chấm điểm

Mẫu bảng chấm điểm agency theo trọng số

Sau khi thống nhất 15 tiêu chí, doanh nghiệp có thể đưa tất cả agency vào cùng một bảng scorecard. Người chấm cho điểm từng tiêu chí theo thang từ 1 đến 5, sau đó quy đổi theo trọng số để xác định tổng điểm trên thang 100. Bảng dưới đây minh họa cách so sánh ba agency trong cùng một vòng pitching.

Cách sử dụng

Chấm mỗi agency từ 1–5 điểm cho từng tiêu chí. Điểm quy đổi được tính theo công thức: Điểm chấm ÷ 5 × trọng số. Sau đó cộng toàn bộ tiêu chí để có tổng điểm tối đa 100.

Tiêu chí	Trọng số	Agency A	Agency B	Agency C
A. Strategy & Creative — 35%
1. Mức độ hiểu brief	8%	4	5	3
2. Big Idea & Concept	10%	5	4	3
3. Phù hợp thương hiệu	7%	4	5	4
4. Guest Journey	5%	4	4	3
5. Tính khác biệt	5%	5	3	3
B. Execution & Capability — 40%
6. Tính khả thi của production	8%	4	5	3
7. Phương án kỹ thuật	7%	4	5	3
8. Đội ngũ dự án	7%	4	5	4
9. Kinh nghiệm liên quan	6%	4	5	3
10. Timeline & Project Management	5%	4	4	3
11. Quản trị rủi ro	7%	4	5	3
C. Commercial & Partnership — 25%
12. Mức độ hợp lý của ngân sách	10%	3	4	5
13. Minh bạch báo giá	5%	4	5	5
14. Khả năng linh hoạt	5%	4	5	3
15. Pitching & phản biện	5%	4	5	3
Tổng điểm quy đổi	100%	81.0	92.0	68.8

Agency A 81.0

Creative tốt và có điểm khác biệt, nhưng ngân sách chưa thực sự cạnh tranh.

Agency B 92.0

Cân bằng tốt giữa strategy, production, đội ngũ triển khai và ngân sách.

Agency C 68.8

Có lợi thế về giá nhưng còn hạn chế ở creative và năng lực execution.

Có thể tham khảo cách đọc tổng điểm như sau

85–100 điểm

Proposal mạnh, đáp ứng tốt cả ý tưởng, năng lực triển khai và yếu tố thương mại.

70–84 điểm

Có khả năng triển khai nhưng nên làm rõ thêm một số điểm trước khi thương thảo.

Dưới 70 điểm

Cần cân nhắc kỹ vì proposal còn nhiều khoảng trống hoặc chưa phù hợp với yêu cầu dự án.

Không nên hiểu tổng điểm là quyết định tự động. Scorecard giúp giảm cảm tính và tạo một cơ sở so sánh minh bạch, nhưng doanh nghiệp vẫn cần xem xét các yếu tố bắt buộc như compliance, điều khoản hợp đồng, khả năng đáp ứng timeline và những rủi ro đặc thù của từng dự án trước khi chọn agency.

ACE Thuận Việt · Event Agency

Đã có brief hoặc RFP? Hãy gửi cho ACE Thuận Việt.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner, lễ kỷ niệm, khai trương – khánh thành hoặc một sự kiện B2B, ACE Thuận Việt có thể cùng đội ngũ của bạn phân tích brief, phát triển concept và xây dựng phương án triển khai phù hợp với mục tiêu, ngân sách và điều kiện thực tế.

✓ Phân tích brief & yêu cầu dự án

✓ Đề xuất concept & phương án production

✓ Báo giá theo scope rõ ràng

Gửi Brief / RFP → Xem năng lực ACE Thuận Việt →

01 Gửi yêu cầu

RFP, brief, timeline và các tài liệu liên quan.

02 Phân tích dự án

Làm rõ mục tiêu, scope, ngân sách và yêu cầu kỹ thuật.

03 Đề xuất phương án

Concept, production plan và phương án triển khai.

Bạn có thể gửi kèm brand guideline, floor plan venue, hình ảnh sự kiện trước đây, ngân sách dự kiến và deadline proposal để đội ngũ ACE Thuận Việt có đủ dữ liệu đánh giá ngay từ đầu.

Rate this post