Chạy deadline sự kiện có lẽ là cụm từ quen thuộc, nhưng cũng gây áp lực không nhỏ với bất kỳ ai từng làm trong ngành tổ chức sự kiện. Từ việc đảm bảo tiến độ set-up, chuẩn bị nhân sự, đến việc xử lý phát sinh sát giờ G, tất cả đều đòi hỏi tốc độ, sự phối hợp nhịp nhàng và khả năng phản ứng nhanh. Với cường độ công việc dày đặc, deadline gấp rút, nếu không có kỹ năng quản lý tốt, mọi thứ dễ dàng rơi vào hỗn loạn.
Vậy làm sao để chạy deadline mà không “vỡ trận”? Bài viết dưới đây từ đội ngũ chuyên gia của ACEThuanViet – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hàng trăm dự án lớn nhỏ mỗi năm – sẽ bật mí 10 bí quyết thực chiến giúp bạn làm chủ thời gian, kiểm soát khối lượng công việc và bứt tốc về đích thành công!
Chạy Deadline Sự Kiện Là Gì?
Chạy deadline sự kiện là quá trình tăng tốc thực hiện các đầu việc tổ chức sự kiện khi thời gian gấp rút và sát đến ngày diễn ra. Trong ngành sự kiện, deadline thường không thể thay đổi do đã cố định ngày tổ chức với khách mời, đơn vị thi công, nhà cung cấp hoặc truyền thông. Vì vậy, việc hoàn thành các hạng mục đúng tiến độ là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của sự kiện.
Chạy deadline không chỉ đơn thuần là làm việc nhanh, mà là làm việc đúng thứ tự, đúng người, đúng thời điểm. Người làm sự kiện cần hiểu rõ quy trình, linh hoạt ứng biến và luôn có giải pháp dự phòng. Thông thường, thời điểm chạy deadline sẽ rơi vào 3 – 5 ngày cuối trước sự kiện hoặc thậm chí là 24 – 48 giờ cuối cùng.
Việc chạy deadline sự kiện có thể kéo theo căng thẳng tâm lý, mất ngủ, hoặc những tình huống khẩn cấp như thiếu thiết bị, nhân sự rút giữa chừng, hay thời tiết không thuận lợi. Vì thế, người làm sự kiện cần chuẩn bị tâm thế sẵn sàng và có kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt. Kinh nghiệm thực chiến và khả năng làm chủ tiến độ là vũ khí giúp bạn vượt qua mọi deadline một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
4 Bí Quyết Chạy Deadline Sự Kiện Hiệu Quả
1.Lập danh sách công việc ưu tiên
Bí quyết đầu tiên khi chạy deadline sự kiện là lập một danh sách rõ ràng các công việc cần ưu tiên xử lý trước. Trong giai đoạn nước rút, bạn cần phân loại công việc theo độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Những đầu việc mang tính quyết định như setup sân khấu, kiểm tra âm thanh ánh sáng, phối hợp nhân sự chủ chốt cần được ưu tiên hàng đầu. Danh sách nên được cập nhật mỗi 6–12 giờ và có thể dùng định dạng bảng với cột “việc cần làm”, “trạng thái”, “người phụ trách” để dễ theo dõi. Đây là cách giúp bạn không bị rối trí trước hàng tá đầu việc, đồng thời tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng.
Khi có danh sách ưu tiên, cả team có thể tập trung đúng điểm, tránh việc dàn trải nguồn lực một cách lãng phí. Danh sách này nên được chia sẻ chung qua công cụ online như Google Sheets hoặc Trello để tất cả cùng cập nhật theo thời gian thực. Ngoài ra, hãy bổ sung ghi chú deadline nhỏ bên cạnh từng mục để giữ nhịp tiến độ rõ ràng. Việc viết ra và nhìn thấy từng việc đang hoàn thành dần cũng giúp tạo cảm giác kiểm soát và giảm áp lực.
2. Phân công nhiệm vụ rõ ràng
Trong tình huống gấp rút, việc ai làm việc gì cần được xác định ngay lập tức. Đội ngũ sự kiện thường bao gồm nhiều nhóm nhỏ: hậu cần, nhân sự, sân khấu, truyền thông, tiếp tân… Mỗi nhóm cần có trưởng nhóm điều phối và danh sách nhiệm vụ cụ thể. Việc chạy deadline sự kiện không hiệu quả thường xảy ra khi có người làm trùng việc hoặc không ai phụ trách một phần việc quan trọng.
Khi phân công, bạn nên chọn người có kinh nghiệm xử lý tình huống nhanh, có thể làm việc độc lập và có trách nhiệm cao. Nên giao rõ deadline cho từng người và luôn có một người giám sát tổng thể để đảm bảo mọi nhóm đi đúng nhịp. Tránh việc phân công kiểu chung chung như “ai rảnh làm giúp” vì điều này dễ dẫn đến tình trạng bỏ sót việc hoặc xung đột quyền hạn.
Đặc biệt trong lúc chạy deadline, nên hạn chế thay đổi người phụ trách để tránh mất thời gian bàn giao. Nếu có thay đổi nhân sự, hãy lập tức cập nhật thông tin cho toàn bộ nhóm liên quan. Giao tiếp rõ ràng và cập nhật liên tục giúp mọi thành viên nắm được vị trí, nhiệm vụ và vai trò của mình trong hệ thống.
3. Tối ưu quy trình làm việc
Khi thời gian gấp rút, không thể làm việc theo quy trình dài dòng như lúc chuẩn bị ban đầu. Bạn cần rút gọn các bước, loại bỏ công đoạn trung gian không cần thiết và tạo ra một quy trình tối ưu cho đội nhóm. Ví dụ, nếu trước đây cần 3 người duyệt nội dung sân khấu thì lúc này, chỉ cần một người có thẩm quyền duyệt để tiết kiệm thời gian.
Trong quá trình chạy deadline sự kiện, mọi công việc nên được thực hiện theo nguyên tắc: làm ngay – làm đủ – làm đúng mục tiêu. Tài liệu, bản thiết kế, lịch chạy chương trình nên được thống nhất phiên bản duy nhất, tránh việc sử dụng nhiều phiên bản gây nhầm lẫn. Mỗi đầu việc cần có điểm giao nhận rõ ràng giữa các nhóm, tránh tình trạng “lỗi không biết là của ai”.
Quy trình nên được chia theo các block nhỏ – ví dụ: block hậu cần, block truyền thông, block sân khấu – mỗi block có deadline riêng và được theo dõi độc lập nhưng cùng liên kết với tổng timeline. Việc này giúp dễ kiểm soát tiến độ và phát hiện vấn đề sớm hơn.
4. Tận dụng công nghệ quản lý
Sử dụng công cụ công nghệ là cách giúp bạn xử lý công việc nhanh, chính xác và không bỏ sót. Một số công cụ như Trello, Asana, Google Calendar hoặc các ứng dụng nhắc việc cá nhân (Todoist, Notion) có thể giúp nhóm làm việc hiệu quả và minh bạch. Khi chạy deadline sự kiện, thay vì gọi điện hoặc nhắn tin liên tục, bạn nên thiết lập hệ thống check-in nhanh bằng các biểu mẫu đơn giản hoặc trạng thái trong Trello.
Việc áp dụng công nghệ giúp bạn kiểm soát được ai đang làm gì, tiến độ đang ở đâu và có việc nào đang bị chậm. Ngoài ra, các nền tảng này còn có khả năng lưu trữ file tài liệu, hình ảnh, bản thiết kế – giúp bạn không phải tìm kiếm quá nhiều khi cần dùng gấp.
Nếu làm sự kiện cho nhiều bên liên quan, hãy dùng Google Drive để chia sẻ thông tin công khai và đồng bộ hóa tài liệu. Với các thiết bị sân khấu, có thể dùng ứng dụng quản lý thiết bị để theo dõi trạng thái và lịch vận chuyển. Công nghệ không chỉ hỗ trợ về thời gian mà còn giảm thiểu sai sót và tăng khả năng phối hợp giữa các nhóm.
Các công cụ quản lý deadline sự kiện hiệu quả
Trello – Công cụ quản lý công việc trực quan
Trello là công cụ cực kỳ hữu ích cho những ai thường xuyên phải chạy deadline sự kiện. Với giao diện dạng bảng (board), Trello cho phép bạn tạo các cột tương ứng với từng giai đoạn công việc như: “Việc cần làm”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thành”. Mỗi đầu việc được hiển thị dưới dạng thẻ (card) giúp bạn dễ dàng phân loại, di chuyển và theo dõi tiến độ.
Trello hỗ trợ tính năng gán người phụ trách, đặt deadline, đính kèm file và thêm checklist chi tiết cho từng hạng mục. Nhờ đó, bạn không cần nhớ tất cả mọi thứ trong đầu mà vẫn kiểm soát được toàn bộ tiến trình của dự án. Đặc biệt trong các giai đoạn nước rút, Trello giúp team chia sẻ trạng thái công việc rõ ràng, tránh trùng lặp và tối ưu hóa nguồn lực.
Một ưu điểm lớn khác là khả năng tùy chỉnh linh hoạt. Bạn có thể tạo board riêng cho từng sự kiện, từng bộ phận hoặc theo tuần – tùy theo đặc thù vận hành. Công cụ này cũng cho phép gửi thông báo (notification) tự động khi có sự thay đổi trong card, giúp cả team cập nhật kịp thời. Với các sự kiện quy mô vừa và lớn, Trello là lựa chọn thông minh để tránh “vỡ trận” khi deadline đến gần.
Google Calendar – Lập kế hoạch thời gian
Google Calendar là công cụ hỗ trợ lên lịch thời gian vô cùng hữu ích, đặc biệt trong việc chạy deadline sự kiện. Bạn có thể dùng Calendar để lập kế hoạch tổng thể cho cả dự án, chia nhỏ thời gian theo tuần hoặc ngày, và cài đặt nhắc nhở tự động cho từng hạng mục.
Ưu điểm lớn nhất của Google Calendar là khả năng chia sẻ với toàn bộ team. Mỗi thành viên đều có thể nhìn thấy lịch trình chung, từ đó sắp xếp công việc cá nhân sao cho không bị chồng chéo. Việc sử dụng lịch điện tử còn giúp team tránh bỏ sót các mốc quan trọng như thời gian duyệt kịch bản, lịch tổng duyệt, lịch setup sân khấu hoặc thời gian di chuyển của thiết bị.
Ngoài ra, Google Calendar tích hợp tốt với Gmail và các công cụ khác như Google Meet, Google Drive. Nhờ vậy, khi có sự thay đổi trong lịch, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động qua email đến tất cả các bên liên quan. Calendar cũng cho phép đặt mức độ ưu tiên, màu sắc phân loại theo nhóm công việc để bạn dễ theo dõi. Với những ai thường xuyên bị “quá tải”, Calendar là cánh tay phải trong quản lý deadline.
Asana – Theo dõi tiến độ công việc
Asana là một trong những công cụ quản lý dự án nổi bật, rất phù hợp cho việc theo dõi tiến độ khi chạy deadline sự kiện. Asana giúp chia nhỏ các đầu việc theo từng dự án, phân quyền rõ ràng cho từng cá nhân, và hiển thị dạng timeline trực quan. Nhờ đó, bạn luôn nắm được mình đang ở đâu trong toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.
Mỗi task trong Asana có thể đính kèm file, comment trao đổi, gắn tag, và cập nhật tiến độ theo % hoàn thành. Điều này cực kỳ hữu ích trong giai đoạn cận deadline khi mọi người cần chia sẻ thông tin liên tục và xử lý công việc song song. Asana còn có khả năng đồng bộ với lịch và email, giúp cập nhật trạng thái công việc tự động và liên tục.
Một tính năng đáng giá khác là “My Tasks” – nơi hiển thị toàn bộ việc bạn được giao trong tất cả các dự án, giúp bạn tránh bỏ sót deadline. Asana cũng có phần báo cáo tổng quan (dashboard) giúp người quản lý nắm được nhóm nào đang chậm tiến độ và đưa ra điều chỉnh kịp thời. Nếu bạn đang làm sự kiện với nhiều nhóm phụ trách, Asana sẽ là nền tảng đắc lực để phối hợp hiệu quả.
Quy trình xử lý chạy deadline sự kiện chuyên nghiệp
Bước 1: Đánh giá tổng quan công việc
Trước khi bắt đầu chạy deadline sự kiện, điều quan trọng là phải đánh giá tổng quan khối lượng công việc còn lại. Việc này giúp bạn không bị rơi vào trạng thái “mù mờ” và biết rõ mình cần tập trung vào đâu. Bạn nên rà soát lại toàn bộ danh sách checklist từ đầu dự án và đánh dấu những hạng mục chưa hoàn tất, đang làm dở hoặc chưa bắt đầu.
Hãy xem lại toàn bộ tài liệu từ brief khách hàng, hợp đồng, bản thiết kế sân khấu, timeline tổng thể và danh sách nhân sự để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào. Giai đoạn này yêu cầu sự tỉnh táo và chính xác cao để xác định được đâu là phần việc cần làm gấp và đâu là phần có thể lùi lại nếu cần thiết. Đồng thời, bạn cũng nên trao đổi nhanh với các trưởng nhóm để cập nhật trạng thái thực tế.
Việc đánh giá tổng thể còn giúp bạn xác định điểm nghẽn (bottleneck) – những phần có nguy cơ trễ tiến độ, từ đó đưa ra phương án điều chỉnh hợp lý. Đừng quên lập danh sách các rủi ro tiềm ẩn để có phương án phòng ngừa sớm. Một bản tổng kết tổng quan tốt sẽ là nền móng vững chắc để bạn bước vào giai đoạn xử lý deadline một cách bài bản và hiệu quả.
Bước 2: Phân bổ nguồn lực
Khi đã đánh giá tổng quan các hạng mục còn lại, bước tiếp theo trong quá trình chạy deadline sự kiện là phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và linh hoạt. Nguồn lực ở đây bao gồm: nhân sự, thời gian, thiết bị, vật tư và ngân sách phụ trội nếu cần. Bạn cần xác định chính xác phần việc nào cần thêm người, phần việc nào đang thiếu vật tư hoặc có nguy cơ “kẹt” tiến độ.
Việc phân bổ nhân sự nên dựa vào năng lực thực tế và ưu tiên người có kinh nghiệm xử lý tình huống gấp. Ví dụ: nếu sáng mai set-up sân khấu, tối nay phải điều động ngay đội hậu cần giàu kinh nghiệm và yêu cầu sẵn sàng trực đêm. Nếu thiếu thiết bị, cần chủ động gọi bên cung ứng ngay để chốt lịch giao nhận, tránh tình trạng sát giờ mới phát hiện thiếu đồ.
Bên cạnh đó, nên dự trù một đội nhân sự dự phòng để hỗ trợ linh hoạt khi có phát sinh. Đừng để tất cả nguồn lực bị đẩy căng hết mức vì nếu một mắc xích bị lỗi, cả hệ thống dễ rơi vào khủng hoảng. Việc chia nguồn lực hợp lý sẽ giúp toàn bộ quy trình diễn ra đều tay, tránh tình trạng “dồn ứ” vào phút chót hoặc gây kiệt sức cho đội ngũ.
Bước 3: Triển khai và giám sát
Sau khi phân bổ nguồn lực, bước quan trọng tiếp theo là bắt đầu triển khai các đầu việc theo đúng timeline đã cập nhật và tiến hành giám sát sát sao. Giai đoạn này đòi hỏi người điều phối phải có mặt gần như liên tục tại hiện trường (nếu là sự kiện setup trực tiếp) hoặc giám sát thường xuyên qua online với các nhóm làm việc từ xa.
Khi chạy deadline sự kiện, mọi bước triển khai đều phải theo nguyên tắc “đúng tiến độ – đúng người – đúng trách nhiệm”. Không nên để một việc nhỏ kéo dài quá lâu vì sẽ ảnh hưởng đến chuỗi công việc tiếp theo. Mỗi đội phụ trách cần có báo cáo nhanh theo khung giờ cố định, ví dụ: cập nhật lúc 10h sáng – 15h chiều – 20h tối để kịp thời nắm bắt tiến độ thực tế.
Đội giám sát nên có checklist riêng, tập trung vào các điểm rủi ro như: kiểm tra dây điện, độ an toàn sân khấu, tình trạng thiết bị hoạt động, sự phối hợp giữa các bên. Việc liên tục có mặt và kiểm tra từng khâu giúp phát hiện sự cố sớm, tránh bị động xử lý sát giờ. Triển khai hiệu quả chỉ xảy ra khi có giám sát nghiêm túc và quy trình được vận hành đúng hướng.
Bước 4: Xử lý vấn đề phát sinh
Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể gặp các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch. Khi chạy deadline sự kiện, khả năng xảy ra sự cố càng cao vì thời gian ngắn, khối lượng việc lớn và nhiều yếu tố bất định (như thời tiết, thiết bị hỏng, nhân sự thiếu…). Do đó, việc xử lý vấn đề phát sinh cần có phương án từ trước và người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Đầu tiên, hãy xác định mức độ nghiêm trọng của sự cố: có ảnh hưởng đến chương trình chính hay không, cần xử lý ngay hay có thể lùi lại. Với các tình huống khẩn cấp, cần triển khai phương án B đã dự phòng từ trước như thay đổi thiết bị, mượn vật tư từ đơn vị bạn, hoặc hoán đổi lịch chương trình để kéo giãn thời gian.
Người xử lý nên giữ bình tĩnh, đưa ra quyết định nhanh nhưng có tính toán. Không nên mất thời gian đổ lỗi hoặc chờ ý kiến từ cấp cao khi vấn đề cần xử lý ngay. Việc chủ động linh hoạt và phản ứng nhanh sẽ giúp giảm thiểu thiệt hại và giữ được tinh thần cho toàn bộ ekip. Sau mỗi sự kiện, việc tổng hợp lại các sự cố phát sinh và cách xử lý cũng là bước quan trọng để rút kinh nghiệm và nâng cao hiệu suất cho lần sau.
Các lỗi thường gặp khi chạy deadline sự kiện
Không lập kế hoạch dự phòng
Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi chạy deadline sự kiện là bỏ qua kế hoạch dự phòng. Trong ngành tổ chức sự kiện, yếu tố bất ngờ là điều thường xuyên xảy ra: mưa lớn, mất điện, đối tác giao hàng trễ, MC hủy lịch… Nếu không có sẵn phương án B, cả chương trình có thể bị đình trệ hoặc phải thay đổi gấp, gây thiệt hại lớn về chi phí và uy tín.
Kế hoạch dự phòng cần được xây dựng từ đầu dự án, bao gồm: danh sách nhà cung cấp thay thế, nguồn lực nhân sự bổ sung, ngân sách ứng phó, phương án tổ chức indoor thay vì outdoor nếu mưa bão. Khi đến sát deadline, việc kiểm tra lại tất cả các phương án này một lần nữa là điều không thể bỏ qua.
Không cần thiết phải có phương án dự phòng cho từng chi tiết nhỏ, nhưng với những hạng mục trọng yếu (âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhân sự chủ chốt), luôn cần có phương án thay thế. Việc này không chỉ giúp bạn yên tâm khi vận hành mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của người làm sự kiện.
Thiếu sự phối hợp trong team
Một lỗi nghiêm trọng khi chạy deadline sự kiện là thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Trong giai đoạn nước rút, mọi người thường tập trung giải quyết phần việc của riêng mình mà quên kết nối, chia sẻ thông tin với những nhóm liên quan. Điều này dễ dẫn đến chồng chéo công việc, bỏ sót nhiệm vụ, hoặc thậm chí gây xung đột do hiểu nhầm trách nhiệm.
Ví dụ: nhóm hậu cần hoàn tất setup sân khấu nhưng nhóm truyền thông chưa chụp ảnh lưu trữ dẫn đến lỡ mất khoảnh khắc cần thiết. Hoặc nhóm lễ tân đổi sơ đồ đón khách nhưng nhóm MC không được cập nhật kịp thời. Những lỗi nhỏ như vậy có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện nếu xảy ra liên tiếp.
Giải pháp là phải duy trì sự kết nối liên tục giữa các nhóm. Có thể áp dụng hình thức họp nhanh 15 phút vào đầu mỗi buổi làm việc hoặc dùng nhóm chat riêng theo từng hạng mục. Người quản lý chung cần làm cầu nối, nắm rõ các thay đổi và cập nhật đồng bộ cho toàn bộ ekip. Một sự kiện thành công không đến từ từng cá nhân giỏi, mà đến từ một đội ngũ phối hợp nhịp nhàng.
Bỏ qua các chi tiết nhỏ
Trong áp lực chạy deadline sự kiện, không ít người rút gọn quy trình bằng cách bỏ qua các chi tiết tưởng chừng như “nhỏ”. Tuy nhiên, chính những chi tiết ấy lại thường là yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp và trọn vẹn cho chương trình. Các lỗi thường gặp có thể là dây điện bị lộ, bảng tên thiếu người, slide trình chiếu sai logo, MC không có kịch bản in sẵn…
Những lỗi này tuy nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách mời, ban tổ chức hoặc nhà tài trợ. Việc thiếu kiểm tra chi tiết cũng dễ khiến cả chương trình bị mất điểm trong mắt đối tác. Đặc biệt với các sự kiện quy mô lớn như hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, tiệc cuối năm… thì càng cần sự chỉn chu đến từng centimet.
Giải pháp là cần có một team phụ trách “soi lỗi” trước giờ G, chịu trách nhiệm rà soát toàn bộ các yếu tố từ sân khấu, ánh sáng, bảng hiệu, đến kịch bản MC và hình ảnh truyền thông. Ngoài ra, check-list chi tiết nên được in ra và phân công rõ người kiểm tra từng hạng mục. Kiểm tra kỹ chính là “tấm áo giáp cuối cùng” bảo vệ bạn trước những tình huống bất ngờ.
Kỹ năng cần có để xử lý deadline sự kiện
Kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian là kỹ năng cốt lõi để hoàn thành tốt việc chạy deadline sự kiện. Người làm sự kiện phải biết chia nhỏ khối lượng công việc thành từng phần cụ thể, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và đặt deadline thực tế cho từng phần. Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian tốt, mọi việc sẽ dồn vào phút chót và dễ dẫn đến quá tải.
Một người giỏi quản lý thời gian cũng biết cách tận dụng “khoảng trống” – những thời điểm chờ thiết bị giao, chờ phê duyệt, để xử lý các đầu việc nhỏ khác. Họ cũng chủ động kiểm tra tiến độ của các nhóm liên quan để đảm bảo tổng thể chương trình không bị gián đoạn. Lập lịch chi tiết bằng phần mềm hoặc giấy là bước nên làm mỗi ngày trong giai đoạn nước rút.
Ngoài ra, cần học cách từ chối khéo léo những việc không khẩn cấp trong giai đoạn deadline và tập trung toàn lực cho mục tiêu chính. Việc kiểm soát thời gian hiệu quả không chỉ giúp tiến độ đảm bảo, mà còn tạo ra cảm giác chủ động, giảm stress và giúp team phối hợp nhịp nhàng hơn.
Kỹ năng làm việc dưới áp lực
Không ai làm sự kiện mà chưa từng “chạy deadline”. Do đó, khả năng làm việc dưới áp lực là điều bắt buộc nếu bạn muốn theo đuổi lĩnh vực này lâu dài. Trong những ngày cận kề sự kiện, bạn phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc, nghe điện thoại liên tục, giải quyết tình huống gấp và vẫn phải giữ bình tĩnh để điều phối công việc trơn tru.
Kỹ năng này không đến trong một sớm một chiều, mà được rèn luyện qua kinh nghiệm thực tế. Người làm tốt là người không để cảm xúc tiêu cực chi phối quyết định, biết ưu tiên việc quan trọng, và luôn giữ thái độ cầu thị với đồng đội. Ngay cả khi mệt mỏi hay gặp lỗi phát sinh, họ vẫn đủ tỉnh táo để đưa ra giải pháp thay vì hoảng loạn.
Một số phương pháp giúp nâng cao khả năng chịu áp lực bao gồm: luyện tập thể thao, giữ thói quen ngủ đủ giấc trước những đêm chạy sự kiện, ăn uống đúng giờ và phân chia công việc hợp lý cho đồng đội. Khi bạn kiểm soát được áp lực, cả ekip sẽ cảm nhận được năng lượng tích cực và cùng nhau về đích hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp
Sự kiện là cuộc chơi của sự phối hợp. Do đó, kỹ năng giao tiếp rõ ràng, súc tích và tích cực là chìa khóa để chạy deadline sự kiện hiệu quả. Trong thời điểm nước rút, việc truyền đạt thông tin sai hoặc không đầy đủ dễ dẫn đến hậu quả lớn: lắp sai thiết bị, bỏ sót người biểu diễn, hoặc đặt nhầm nhà cung cấp…
Người làm sự kiện phải học cách nói đúng trọng tâm, giao tiếp thẳng thắn nhưng không gây xung đột. Ngoài ra, việc nắm được tính cách của từng thành viên trong ekip cũng giúp lựa chọn cách truyền đạt phù hợp – có người cần hướng dẫn cụ thể, có người chỉ cần nhắc nhở ngắn gọn. Việc cập nhật thông tin kịp thời, phản hồi nhanh các yêu cầu và giữ thái độ chuyên nghiệp trong giao tiếp giúp quá trình vận hành không bị ngắt quãng.
Bên cạnh giao tiếp nội bộ, khả năng trao đổi với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp cũng rất quan trọng. Giao tiếp tốt giúp mọi bên hiểu rõ kỳ vọng của nhau, tránh mâu thuẫn và hỗ trợ nhau linh hoạt khi phát sinh sự cố. Càng gần deadline, sự phối hợp càng phải trơn tru, và điều đó chỉ xảy ra khi bạn làm chủ được kỹ năng truyền thông trong nhóm.
Phương pháp giảm stress khi chạy deadline
Các bài tập thư giãn nhanh
Khi chạy deadline sự kiện, căng thẳng là điều khó tránh khỏi. Để duy trì hiệu suất làm việc, bạn cần biết cách thư giãn nhanh trong thời gian ngắn. Một trong những phương pháp phổ biến là bài tập thở sâu – hít vào 4 giây, giữ 4 giây, thở ra 4 giây và lặp lại 3 – 5 lần. Cách thở này giúp đưa oxy lên não, làm dịu hệ thần kinh và cải thiện sự tập trung.
Ngoài ra, các động tác vươn vai, xoay cổ tay, lắc vai nhẹ nhàng cũng có thể thực hiện ngay tại hiện trường sự kiện. Việc đứng lên đi lại 1–2 phút giữa các phiên làm việc cũng giúp cơ thể không bị ì trệ và tâm trạng được làm mới. Nếu bạn đang ngồi tại văn phòng, có thể mở một bản nhạc nhẹ trong vài phút để não bộ được nghỉ ngơi ngắn hạn.
Một số người chọn cách uống một tách trà ấm, ngậm một viên kẹo bạc hà hoặc ngửi tinh dầu thiên nhiên để thư giãn tức thời. Quan trọng nhất là bạn không để bản thân rơi vào tình trạng gồng mình liên tục nhiều giờ mà không nghỉ. Chỉ 5–10 phút thư giãn đúng cách cũng đủ giúp bạn lấy lại tinh thần để hoàn thành tốt chặng cuối của deadline.
Kỹ thuật quản lý cảm xúc
Làm sự kiện là công việc mang tính cảm xúc cao, dễ bị chi phối bởi áp lực từ nhiều phía: khách hàng, cấp trên, đồng đội và cả bản thân. Khi chạy deadline sự kiện, khả năng giữ vững cảm xúc là kỹ năng quan trọng để tránh xung đột và mất phương hướng. Việc đầu tiên là nhận diện cảm xúc – bạn đang lo lắng, tức giận hay kiệt sức? Chỉ khi xác định rõ tâm trạng, bạn mới có thể xử lý đúng cách.
Một kỹ thuật đơn giản là viết ra những điều khiến bạn khó chịu để “trút bỏ” khỏi đầu. Sau đó, hãy tìm điểm tích cực trong tình huống, chẳng hạn: “Lỗi này giúp mình rút kinh nghiệm sâu sắc”, hoặc “Chúng ta vẫn còn thời gian để điều chỉnh”. Thay vì dằn vặt vì sai sót, hãy tập trung vào việc giải quyết và tìm hướng đi tiếp theo.
Đừng quên chia sẻ với đồng đội. Một cuộc trò chuyện ngắn với người cùng team có thể làm dịu cảm xúc và tiếp thêm năng lượng tích cực. Người điều phối sự kiện cần làm gương trong việc điều tiết cảm xúc để giữ tinh thần vững vàng cho cả ekip. Cảm xúc tích cực là tài sản quý giá nhất trong lúc deadline cận kề.
Duy trì năng lượng làm việc
Không có năng lượng, không thể hoàn thành deadline – điều này đúng với mọi dự án sự kiện. Để duy trì sức bền khi chạy deadline sự kiện, bạn cần chăm sóc cơ thể ngay từ đầu. Hãy đảm bảo có bữa sáng đủ chất, bữa trưa nhẹ và uống đủ nước trong suốt ngày làm việc. Tránh lạm dụng cà phê, nước tăng lực hay đồ ăn nhanh vì dễ gây “đứt gánh” sau vài tiếng tỉnh táo.
Nên mang theo thực phẩm khô như hạt, trái cây sấy, thanh năng lượng để nạp năng lượng kịp thời mà không cần rời khỏi vị trí. Ngoài ra, thay vì làm xuyên trưa hay bỏ bữa tối, hãy chia nhỏ thời gian nghỉ – ví dụ, 10 phút ăn nhẹ mỗi 2 tiếng – sẽ giúp cơ thể không bị tụt đường huyết hoặc kiệt sức.
Ngủ đủ giấc cũng là yếu tố sống còn. Dù công việc gấp, hãy cố gắng ngủ ít nhất 5–6 tiếng mỗi đêm trong giai đoạn sát sự kiện. Nếu phải thức đêm, nên tranh thủ ngủ ngắn 20 phút vào sáng hôm sau để não bộ hồi phục. Một đội ngũ khỏe mạnh là đội ngũ có thể vượt deadline mà vẫn giữ được phong độ và tinh thần.
Chuẩn bị nguồn lực cho việc chạy deadline
Nguồn nhân lực dự phòng
Một trong những bí quyết giúp chạy deadline sự kiện trơn tru là luôn có nguồn nhân lực dự phòng. Trong các dự án lớn, sẽ luôn có rủi ro: nhân sự chính bị ốm, xe chở thiết bị đến trễ, người quản lý khu vực bị kẹt lịch. Những lúc đó, đội dự phòng sẽ là “lưới an toàn” giúp chương trình không bị ngắt mạch.
Bạn có thể xây dựng nhóm “ứng cứu nhanh” gồm những người có kinh nghiệm đa nhiệm, sẵn sàng hỗ trợ bất kỳ khâu nào khi được gọi. Ngoài ra, một số đơn vị còn hợp tác với freelancer chuyên làm event – họ sẽ được gọi tăng cường trong 24 giờ cuối nếu khối lượng việc quá tải.
Cần lưu ý: nhân sự dự phòng cũng cần được cập nhật nội dung chương trình và tham gia họp nhanh trước giờ G. Họ không nên là người “ngoài cuộc” cho đến khi có vấn đề, vì khi đó sẽ mất thời gian hướng dẫn. Chuẩn bị sẵn người thay thế là bước chiến lược giúp bạn chủ động và an toàn hơn khi cận deadline.
Tài liệu và công cụ hỗ trợ
Dù làm việc với đội ngũ chuyên nghiệp, bạn vẫn cần chuẩn bị tài liệu hỗ trợ rõ ràng để chạy deadline sự kiện hiệu quả. Những tài liệu quan trọng bao gồm: kịch bản chương trình chi tiết, sơ đồ mặt bằng, danh sách liên hệ các bên liên quan, timeline setup, phân công nhiệm vụ, phương án backup…
Tất cả tài liệu nên được lưu trữ online (Google Drive, Dropbox) và chia quyền truy cập cho toàn bộ ekip. Với những tài liệu cần xử lý trực tiếp, hãy in sẵn một vài bản để mang theo hiện trường, nhất là kịch bản sự kiện và timeline tổng thể. Bên cạnh đó, các công cụ như bộ đàm, sạc dự phòng, dây nối điện, đèn pin, hộp y tế… cũng cần chuẩn bị sẵn.
Việc thiếu tài liệu, thiếu file, hoặc mất thông tin liên lạc trong lúc chạy sự kiện sẽ gây rối loạn toàn bộ quá trình. Hãy đảm bảo mỗi nhóm phụ trách có đủ bộ “công cụ chiến đấu” của riêng mình. Sự chủ động về mặt tài liệu chính là cách giữ vững cấu trúc sự kiện khi thời gian bị rút ngắn.
Ngân sách khẩn cấp
Deadline gấp luôn đi kèm rủi ro phát sinh chi phí. Một thiết bị hỏng cần thuê gấp, một đoạn dây điện phải mua thêm, hoặc đơn giản là tiền tip cho nhân viên vận chuyển đến muộn giờ… Nếu không có ngân sách dự phòng, bạn dễ rơi vào thế bị động, ảnh hưởng đến quyết định triển khai.
Thông thường, ngân sách khẩn cấp nên chiếm 5–10% tổng chi phí sự kiện. Khoản này nên được tách riêng từ đầu, có thể dùng tiền mặt hoặc thẻ để linh hoạt chi trả khi cần. Người phụ trách tài chính nên luôn sẵn sàng ở hiện trường hoặc có phương án chuyển khoản nhanh để không làm chậm quá trình xử lý sự cố.
Hãy lưu lại hóa đơn và ghi chép đầy đủ chi phí phát sinh để tổng hợp báo cáo sau chương trình. Việc minh bạch trong xử lý ngân sách khẩn cấp không chỉ giúp kiểm soát tài chính mà còn củng cố sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của đội ngũ tổ chức sự kiện.
Lời kết
Trong thế giới tổ chức sự kiện – nơi mọi thứ vận hành dưới áp lực cao, thời gian hạn chế và vô vàn yếu tố bất ngờ – kỹ năng chạy deadline sự kiện không chỉ là một yêu cầu bắt buộc, mà còn là thước đo sự chuyên nghiệp của một ekip thực thụ. Từ việc lập kế hoạch, phân công nguồn lực, kiểm soát tiến độ, đến xử lý sự cố và duy trì tinh thần, tất cả đều đòi hỏi một quy trình bài bản, tư duy nhạy bén và kinh nghiệm dày dạn.
Với những chia sẻ chi tiết từ đội ngũ ACEThuanViet trong bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn toàn diện hơn về cách làm chủ deadline một cách hiệu quả, bền vững và chủ động. Dù là một sự kiện nội bộ nhỏ hay một chương trình quy mô hàng nghìn khách, điều quan trọng nhất vẫn là sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phối hợp chặt chẽ và tinh thần sẵn sàng bứt tốc khi thời gian rút ngắn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm thực chiến và có khả năng “bẻ lái” linh hoạt khi deadline cận kề – ACEThuanViet luôn sẵn sàng đồng hành.
- Address: 20 Ngõ 176 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: acethuanviet.vn
- Fanpage: ACEThuanViet – Angeline Creative Event
- Hotline: 0786734931 – 0786341856 – 0778341866
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Event để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
