Khai trương là dấu mốc đáng nhớ đối với mọi doanh nghiệp, là lúc “bắt đầu” một hành trình phát triển mới. Để sự kiện khai trương đạt hiệu ứng cao, gây ấn tượng với khách mời và khách hàng tiềm năng, nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương ngày càng phổ biến. Bài viết này gợi mở bức tranh toàn diện về quá trình tổ chức, giải pháp tối ưu ngân sách, cũng như các lưu ý quan trọng giúp bạn tiến hành lễ khai trương thành công, để lại dấu ấn khó phai.
Tổng quan về dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương
Các hạng mục chính trong tổ chức khai trương
Khi xét đến tổ chức sự kiện khai trương, có thể chia ra nhiều hạng mục cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm:
- Lập kế hoạch & timeline: Từ chọn ngày giờ, địa điểm, danh sách khách mời, đến phân công nhân sự, sắp xếp nội dung chương trình.
- Thiết kế, trang trí & setup: Bao gồm cổng chào, backdrop, hoa, bóng bay, banner, standee… tùy thuộc quy mô và ngân sách.
- Âm thanh, ánh sáng & sân khấu: Trang thiết bị loa, đèn, micro, đường truyền điện, đảm bảo chất lượng buổi lễ mượt mà.
- MC, PG, PB, nhân sự sự kiện: Đón khách, hỗ trợ phát quà, phục vụ nước, bảo vệ an ninh.
- Kịch bản & chương trình văn nghệ: Cắt băng khánh thành, minigame, ca nhạc, bốc thăm trúng thưởng, phần chia sẻ của đối tác, quan chức (nếu có).
- Chăm sóc khách hàng & truyền thông: Mời báo chí, livestream, quay phim chụp ảnh, quà tặng, voucher.
Thông thường, dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói do đơn vị chuyên nghiệp phụ trách, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức. Họ sẽ lên concept, đề xuất ý tưởng độc đáo, triển khai trang trí, chuẩn bị nhân lực, đảm bảo ngày khai trương diễn ra hoàn hảo. Tùy nhu cầu, bạn có thể chọn gói cơ bản hoặc cao cấp.
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
Một quy trình tổ chức sự kiện khai trương chỉn chu và hiệu quả thường bao gồm nhiều bước được thực hiện một cách tỉ mỉ và có hệ thống. Đầu tiên, bước khảo sát và lên ý tưởng là rất quan trọng. Trong giai đoạn này, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lắng nghe những mong muốn cụ thể của khách hàng, xác định ngân sách cho sự kiện, và từ đó phác thảo ra concept tổng thể. Concept này không chỉ bao gồm chủ đề chính của sự kiện mà còn cần xem xét đến các yếu tố như màu sắc chủ đạo (color theme), phong cách thiết kế, và những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện. Ví dụ, nếu sự kiện khai trương là của một cửa hàng thời trang, concept có thể xoay quanh một chủ đề trẻ trung, năng động, với màu sắc rực rỡ và các hoạt động như trình diễn thời trang.
Tiếp theo là bước ký hợp đồng và triển khai. Sau khi đã thống nhất về chi phí và nội dung, đơn vị tổ chức sẽ tiến hành những công việc thiết yếu như in ấn các tài liệu quảng cáo, thiết kế backdrop cho sự kiện, và đặt thuê các thiết bị cần thiết như âm thanh, ánh sáng, và các trang thiết bị khác. Đồng thời, việc lựa chọn MC và ca sĩ cho sự kiện cũng là một phần quan trọng, vì họ sẽ góp phần tạo nên không khí sôi động và thu hút khách mời.
Giai đoạn lắp đặt và setup diễn ra trước ngày khai trương từ 1-2 ngày hoặc thậm chí ngay trong đêm trước khi sự kiện bắt đầu. Đội ngũ trang trí sẽ đảm nhiệm việc dựng cổng chào, thiết lập hệ thống âm thanh ánh sáng, và sắp xếp bàn ghế một cách hợp lý để đảm bảo không gian sự kiện vừa đẹp mắt, vừa thuận tiện cho khách mời. Ví dụ, việc bố trí bàn ghế nên được xem xét kỹ lưỡng để tạo ra không gian mở, giúp khách mời dễ dàng di chuyển và giao lưu với nhau.
Trong ngày khai trương, việc điều phối là rất cần thiết. Đội ngũ tổ chức phải đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kịch bản đã đề ra, từ việc đón tiếp khách, dẫn chương trình cho đến xử lý những tình huống phát sinh không mong muốn. Đây là lúc kỹ năng quản lý và ứng biến của đội ngũ tổ chức được thể hiện rõ nét nhất. Họ cần phải nhanh chóng điều chỉnh mọi thứ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Cuối cùng, bước tổng kết và bàn giao là một phần không thể thiếu. Sau lễ khai trương, đơn vị tổ chức sẽ gửi báo cáo chi tiết về sự kiện, bao gồm hình ảnh và video ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ. Đồng thời, việc rút kinh nghiệm từ sự kiện này cũng rất quan trọng để cải thiện cho những sự kiện tiếp theo. Việc ghi nhận những điểm mạnh và điểm cần khắc phục không chỉ giúp nâng cao chất lượng tổ chức mà còn tạo ra những ấn tượng tốt hơn cho khách hàng trong tương lai. Từ đó, quy trình tổ chức sự kiện khai trương không chỉ đơn thuần là một chuỗi công việc mà còn là một nghệ thuật, nơi sự sáng tạo và chuyên nghiệp được hòa quyện để mang lại những trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời.
Thời gian chuẩn bị cho sự kiện khai trương
Mỗi sự kiện có quy mô khác nhau, nên thời gian chuẩn bị dao động. Thông thường, doanh nghiệp nên dành ít nhất 2-3 tuần, nếu quy mô vừa. Với dự án lớn, có thể cần 1-2 tháng để hoàn thiện các thủ tục, đặt cọc thiết bị, mời nghệ sĩ, in ấn. Việc chuẩn bị sớm giúp bạn tránh sai sót, xoay sở kịp khi phát sinh vấn đề. Trước khai trương khoảng 3-5 ngày, đơn vị sự kiện thường chốt số lượng khách, quà tặng, test âm thanh ánh sáng. Ngay trước sự kiện 1-2 ngày, đội ngũ hoàn thiện setup trang trí, sẵn sàng đón tiếp khách. Nhìn chung, tổ chức sự kiện khai trương có kết quả tốt nếu bạn có timeline rõ, phân công nhiệm vụ hợp lý và giám sát chặt chẽ.
Các gói dịch vụ tổ chức khai trương phổ biến
Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương là một trong những lĩnh vực quan trọng trong ngành quảng cáo và tiếp thị, và thường được cung cấp theo nhiều gói khác nhau để phù hợp với quy mô, mức ngân sách và nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp. Các gói dịch vụ này thường được phân loại thành các nhóm như gói cơ bản, gói tiêu chuẩn, gói cao cấp, hoặc thậm chí là gói tùy biến, cho phép doanh nghiệp lựa chọn những hạng mục và dịch vụ mà họ cần.
Chi phí cho các gói dịch vụ này có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, thậm chí lên đến hàng trăm triệu đồng cho các sự kiện lớn và hoành tráng. Mặc dù chi phí cao, nhưng những sự kiện khai trương được tổ chức chuyên nghiệp và ấn tượng sẽ tạo ra sự bùng nổ truyền thông mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn sâu đậm trong tâm trí khách hàng và đối tác. Điều này cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp trong lòng công chúng.
Tùy thuộc vào mục tiêu marketing cụ thể và ngân sách hiện có, doanh nghiệp có thể chọn gói dịch vụ tương ứng hoặc linh hoạt mix & match các hạng mục cần thiết. Một số đơn vị tổ chức sự kiện khai trương thậm chí còn cung cấp dịch vụ “chọn món”, cho phép khách hàng tự do lựa chọn các dịch vụ mà họ mong muốn, từ đó tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí cho những dịch vụ không cần thiết. Ví dụ, nếu doanh nghiệp chỉ cần tổ chức một buổi lễ khai trương đơn giản mà vẫn thu hút được sự chú ý của khách hàng, họ có thể chỉ cần một gói cơ bản kèm theo một số dịch vụ truyền thông online để tối ưu hóa hiệu quả.
Ngoài ra, việc lựa chọn gói dịch vụ cũng cần cân nhắc đến các yếu tố như thời gian tổ chức, số lượng khách mời, và mục tiêu cụ thể của sự kiện. Một sự kiện khai trương thành công không chỉ cần đầu tư tài chính mà còn cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kế hoạch, ý tưởng sáng tạo và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan.
Để nhận báo giá chi tiết nhất, bạn hãy dành ít giây để điền vào form sau. ACEThuanViet sẽ gửi ngay báo giá cho bạn!
Chi phí tổ chức sự kiện khai trương
Khi nhắc đến tổ chức sự kiện khai trương, chi phí luôn là mối bận tâm lớn. Để ước tính và kiểm soát ngân sách, bạn cần xem xét những yếu tố quyết định chi phí, bảng giá gói dịch vụ phổ biến, cũng như cách tiết kiệm hiệu quả.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí
- Quy mô sự kiện: Càng nhiều khách mời, chi phí càng cao. Từ thuê địa điểm, số bàn ghế, nhân viên phục vụ, đến đồ ăn thức uống… tất cả đều tính theo đầu người.
- Mức độ “hoành tráng”: Muốn sự kiện lung linh, có ca sĩ, lân sư rồng, dàn đèn, màn hình LED… chi phí sẽ đội lên. Ngược lại, khai trương gọn nhẹ sẽ giảm phí thuê thiết bị.
- Vị trí, thời gian: Nếu bạn ở khu trung tâm, chi phí thuê mặt bằng, nhân sự, trang trí thường cao hơn ngoại ô. Tổ chức sự kiện khai trương vào cuối tuần hay ngày lễ đôi khi phí dịch vụ đắt hơn ngày thường.
- Công tác truyền thông: Chạy quảng cáo, mời KOL, blogger, in ấn tờ rơi, thiệp VIP… cũng là mục đáng kể.
Cách tối ưu ngân sách tổ chức khai trương
- So sánh nhiều báo giá: Liên hệ 2-3 đơn vị tổ chức sự kiện để có giá tốt, tránh lệ thuộc một nhà.
- Tự làm một số phần: Nếu bạn có nhân viên khéo tay, tự thổi bóng bay, cắm hoa, dán decal… để tiết kiệm.
- Tập trung vào cốt lõi: Nếu mục tiêu là thu hút khách, có thể dồn tiền cho marketing, quà tặng, thay vì mời ca sĩ đắt đỏ. Tương tự, nếu muốn gây ấn tượng thị giác, đầu tư backdrop, cổng hoa, cắt băng “xịn,” cắt giảm bớt minigame.
- Đàm phán: Nhiều dịch vụ sẵn sàng giảm giá nếu bạn ký gói trọn gói, hoặt cam kết hợp tác dài.
Việc nắm rõ các yếu tố chi phối chi phí, tham khảo bảng giá, biết cách “co kéo” ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương thành công mà không rơi vào cảnh bội chi hoặc phải cắt giảm quá nhiều hạng mục quan trọng.
Để nhận báo giá chi tiết nhất, bạn hãy dành ít giây để điền vào form sau. ACEThuanViet sẽ gửi ngay báo giá cho bạn!
Các hạng mục thiết yếu trong buổi khai trương
Một sự kiện khai trương muốn trọn vẹn cần kết hợp nhiều yếu tố, từ trang trí, MC dẫn chương trình, đến nghi thức cắt băng, bốc thăm trúng thưởng. Dưới đây là các hạng mục thiết yếu nhất khi tổ chức sự kiện khai trương, bạn nên chú ý thực hiện đầy đủ, đảm bảo sức hút và tính chuyên nghiệp.
Trang trí không gian sự kiện
Bất kỳ ai đến dự cũng chú ý ấn tượng thị giác đầu tiên, vì vậy trang trí không gian rất quan trọng. Tùy concept thương hiệu (hiện đại, sang trọng, trẻ trung, vintage…), bạn có thể chọn cổng bóng bay, khung hoa, backdrop in 3D, poster dán tường… Phần trang trí thường bao gồm:
- Cổng chào/bóng bay/hoa: Đặt tại cửa ra vào, khu vực check-in, lối dẫn vào sảnh, khơi dậy không khí lễ hội.
- Backdrop sân khấu: In logo công ty, tagline, ngày khai trương. Màu sắc đồng nhất, tạo khung cho việc chụp ảnh, cắt băng.
- Banner, standee: Bố trí các góc nhằm cung cấp thông tin khuyến mãi, giới thiệu dịch vụ, hướng dẫn lối đi.
Âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp
Âm thanh và ánh sáng thực sự được coi là “linh hồn” của bất kỳ sự kiện nào, từ những buổi tiệc nhỏ đến các hội nghị lớn. Chúng không chỉ đơn thuần là các yếu tố kỹ thuật mà còn là những yếu tố quyết định đến cảm xúc và trải nghiệm của khách mời. Để tạo ra một không gian sự kiện chuyên nghiệp và ấn tượng, một cặp loa công suất đủ sẽ giúp truyền tải âm thanh rõ ràng, mạnh mẽ, từ những giai điệu nhẹ nhàng cho đến những bản nhạc sôi động. Micro không dây là một thiết bị không thể thiếu, cho phép người dẫn chương trình hoặc diễn giả di chuyển tự do trên sân khấu mà không bị hạn chế bởi dây cáp.
Hệ thống ánh sáng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra bầu không khí cho sự kiện. Việc sử dụng đèn rọi backdrop có thể giúp làm nổi bật các yếu tố trang trí, tạo ra những hình ảnh ấn tượng trên nền tường, trong khi đèn pha chiếu cổng chào có thể thu hút sự chú ý của khách mời ngay từ khi họ bước vào khu vực sự kiện. Đặc biệt, nếu buổi lễ diễn ra vào ban đêm, ánh sáng cần được chú trọng hơn nữa. Sự kết hợp giữa ánh sáng mềm mại và ánh sáng mạnh mẽ có thể tạo ra những hiệu ứng tuyệt đẹp, khiến cho không gian trở nên sống động và thu hút hơn.
Trước khi sự kiện diễn ra, việc kiểm tra âm thanh là rất quan trọng. Bạn cần chắc chắn rằng âm thanh không bị hú hay rít micro, điều này có thể gây khó chịu cho khách mời và làm giảm chất lượng sự kiện. Bạn cũng cần xác định những khu vực có thể bị vướng cột hoặc cản tầm nhìn, điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh vị trí ghế ngồi hoặc thiết kế sân khấu một cách hợp lý.
Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, tốt nhất là phân công 1-2 người phụ trách âm thanh và ánh sáng. Họ sẽ có nhiệm vụ theo dõi và điều chỉnh các thiết bị trong suốt sự kiện, đồng thời nên có thiết bị dự phòng để xử lý khi có sự cố xảy ra. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tự tin hơn và tạo ra những trải nghiệm tuyệt vời cho tất cả mọi người tham gia sự kiện. Hãy nhớ rằng, một sự kiện thành công không chỉ dựa vào nội dung mà còn phụ thuộc rất nhiều vào cách mà âm thanh và ánh sáng được sử dụng để tạo ra bầu không khí và cảm xúc cho người tham dự.
MC dẫn chương trình
MC, hay còn gọi là người dẫn chương trình, đóng vai trò quan trọng như một “cầu nối” giữa ban tổ chức sự kiện và khách tham dự. Họ không chỉ đơn thuần là người giới thiệu các hoạt động diễn ra trong sự kiện mà còn là người tạo ra không khí, kết nối mọi người và mang đến sự hào hứng cho buổi lễ. Dù là sự kiện nhỏ như lễ khai trương cửa hàng hay lớn như hội nghị quốc tế, sự hiện diện của một MC chuyên nghiệp sẽ làm tăng tính hấp dẫn và mạch lạc cho toàn bộ chương trình.
Để MC có thể thực hiện tốt vai trò của mình, việc cung cấp kịch bản là rất cần thiết. Kịch bản này không chỉ bao gồm lịch trình các hoạt động mà còn chứa đựng những thông tin quan trọng liên quan đến từng phần của sự kiện, như giới thiệu các nghi thức như cắt băng khánh thành, phát biểu của các đại biểu, điều khiển các trò chơi mini game, bốc thăm trúng thưởng và giao lưu với khán giả. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng này sẽ giúp MC tự tin hơn khi dẫn dắt chương trình, đồng thời đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Nếu ngân sách của bạn hạn chế, một giải pháp tiết kiệm có thể là chọn một MC nội bộ – có thể là một nhân viên trong công ty với giọng nói rõ ràng và khả năng ăn nói lưu loát. Họ sẽ hiểu rõ về công ty, sản phẩm và có thể tạo ra sự gần gũi với khách mời. Tuy nhiên, nếu mục tiêu của bạn là tổ chức một show hoành tráng và ấn tượng, việc mời một MC chuyên nghiệp, thậm chí là người nổi tiếng, sẽ là lựa chọn hợp lý. Những MC nổi tiếng không chỉ thu hút sự chú ý của khách mời mà còn có khả năng tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ, giúp sự kiện trở nên đặc biệt và khác biệt.
Ngoài ra, một MC giỏi còn có khả năng xử lý tình huống bất ngờ một cách linh hoạt, giúp duy trì không khí vui vẻ và sôi động trong suốt chương trình. Họ cũng có thể tạo ra những khoảnh khắc tương tác thú vị với khán giả, từ đó tăng cường sự tham gia và hứng thú của người tham dự. Tóm lại, việc lựa chọn MC phù hợp là một yếu tố then chốt trong việc tổ chức thành công một sự kiện, ảnh hưởng lớn đến cảm nhận và trải nghiệm của khách mời.
Các nghi thức trong lễ khai trương
Các nghi lễ như cắt băng, mời rượu chúc mừng, trao quà, và bốc thăm trúng thưởng là những phần không thể thiếu trong sự kiện. Tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp, bạn có thể thêm một số phong tục truyền thống như cúng khai trương hoặc mời các tiết mục lân sư rồng. Sự hiện diện của những nghi thức này không chỉ tạo ra không khí trang trọng mà còn giúp khách mời cảm nhận được sự tâm huyết từ ban tổ chức. Điều này sẽ thúc đẩy mối liên kết và niềm tin của họ vào sự kiện. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết như băng ruy băng, kéo, khay đựng, pháo giấy, và rượu champagne…
Cách tổ chức lễ khai trương ấn tượng
Một buổi khai trương ấn tượng phải làm khách mời đi từ bất ngờ này sang bất ngờ khác, cảm nhận sự nhiệt huyết, chỉn chu của bạn. Dưới đây là vài gợi ý để tổ chức sự kiện khai trương thật nổi bật, khiến người tham dự nhớ mãi.
Lên kế hoạch chi tiết
Trước hết, hãy lập timeline cụ thể: khi nào đón khách, lúc nào MC xuất hiện, cắt băng, rút thăm, văn nghệ, kết thúc ra sao. Một kịch bản rõ ràng sẽ giúp bạn, MC và nhân sự sự kiện phối hợp ăn ý. Càng chi tiết, bạn càng hạn chế rủi ro như trễ giờ, nghi thức gián đoạn, khách đợi lâu. Bên cạnh đó, đừng quên dự phòng Plan B (nếu mưa, mất điện, khách VIP đến trễ…). Sự chuẩn bị này chứng tỏ tính chuyên nghiệp của ban tổ chức.
Chọn thời điểm thích hợp
Thời điểm luôn đóng vai trò quan trọng, vì nó ảnh hưởng số khách tham dự, tâm trạng mọi người. Hãy tránh các ngày lễ lớn hoặc cuối tuần cao điểm nếu bạn sợ chen chúc, giao thông tắc. Ngược lại, nếu muốn đông vui, có thể chọn thứ 7, chủ nhật, vì nhiều người rảnh. Buổi sáng (9-11h) hay buổi chiều (15-17h) cũng tùy thói quen khách hàng. Ngoài ra, theo quan niệm phong thủy, bạn có thể tham khảo ngày hoàng đạo, giờ tốt cắt băng, hy vọng gặp nhiều may mắn.
Chuẩn bị các nghi thức quan trọng
Nghi thức cắt băng khánh thành, mời rượu chúc mừng, tặng quà tri ân… Tất cả đòi hỏi sự cẩn thận. Thông thường, sau MC giới thiệu khai mạc, bạn mời đại diện ban lãnh đạo, khách VIP lên cầm kéo cắt băng. Ngay khoảnh khắc ấy, pháo giấy bắn, nhạc rộn ràng, phóng viên chụp ảnh. Sau đó, MC mời nâng ly rượu chúc mừng, hò reo, vỗ tay. Hoặc mời lân sư rồng, ban nhạc, ca sĩ biểu diễn. Nếu muốn sáng tạo, thay băng ruy băng bằng băng cắt in logo, hay màn chiếu 3D “khai trương ảo.”
Dù chọn cách nào, phải tuân thủ timeline, để khách không bối rối. Hơn nữa, nghi thức quá dài hoặc thiếu sự kết nối dễ gây nhàm chán. Hãy ngắn gọn, súc tích, mà vẫn truyền tải được hồn cốt doanh nghiệp. Cuối chương trình, đừng quên chụp ảnh kỷ niệm, tặng quà, voucher khuyến mãi, mời khách quay lại ủng hộ.
Các hoạt động marketing cho sự kiện khai trương
Trong bất kỳ tổ chức sự kiện khai trương nào, kết hợp marketing là “vũ khí” giúp bạn thu hút khách mời và giữ độ nóng cả trước, trong, và sau ngày khai trương.
Truyền thông trước sự kiện
- Quảng cáo đa kênh: Facebook, TikTok, Instagram, Google Ads. Thiết kế poster “Grand Opening,” hé lộ quà tặng, minigame, giảm giá. Nếu ngân sách lớn, bạn có thể chạy billboard, treo banner quanh khu vực nhà hàng.
- PR bài viết: Gửi thông cáo báo chí, mời báo mạng, tạp chí ẩm thực hoặc lifestyle viết bài. Câu chuyện khởi nghiệp, concept độc đáo, menu signature… thu hút sự chú ý người đọc.
- E-mail marketing, SMS: Gửi cho danh sách khách hàng đã đăng ký, giới thiệu buổi khai trương, kèm link RSVP nếu cần xác nhận.
Marketing trong ngày diễn ra
- Livestream: Cho MC hoặc KOL quay trực tiếp không khí sự kiện, giới thiệu khách VIP, mini game, bếp nấu, quầy bar… Ai xem livestream comment, share có thể nhận voucher.
- Minigame check-in: Tạo góc backdrop chụp ảnh, khách post Facebook kèm hashtag, tag fanpage, check-in live. Tặng quà nho nhỏ cho người tham gia, ví dụ “3 người share nhiều nhất được set quà tặng.”
- Sự hiện diện KOL, beauty blogger: Họ chụp ảnh, story. Fan của họ sẽ tò mò, muốn đến trải nghiệm.
Truyền thông sau sự kiện
- Post album, video highlight: Đăng cảm ơn trên fanpage, website. Gửi mail cám ơn khách VIP, attach link ảnh, video, “Hẹn bạn quay lại thưởng thức.”
- Báo chí đưa tin: Nếu mời phóng viên, đừng quên follow up, cung cấp thêm hình ảnh, quotes, tỉ lệ khách tham dự, bức ảnh cắt băng…
- Khuyến mãi dặm dài: Sau khai trương, duy trì gói ưu đãi 1-2 tuần, “giảm 10% bill,” “mua combo tặng món tráng miệng.” Qua đó, khách trở lại nhà hàng, tạo mối quan hệ lâu bền.
Cách kết hợp marketing linh hoạt trước, trong, sau khai trương sẽ đưa sự kiện trở thành chiến dịch truyền thông toàn diện. Thay vì gói gọn trong một ngày, hiệu ứng sẽ lan tỏa, giúp nhà hàng thu hút thêm khách, xây dựng thương hiệu bền vững.
Các lỗi cần tránh khi tổ chức khai trương
Khi tổ chức sự kiện khai trương, dù chuẩn bị kỹ lưỡng vẫn có thể mắc sai lầm. Hiểu trước những lỗi thường gặp sẽ giúp bạn phòng tránh, đảm bảo buổi lễ diễn ra mượt mà, tạo ấn tượng tốt.
Lỗi về thời gian và địa điểm
Nhiều người thiếu khảo sát, chọn khung giờ bất tiện (giữa trưa nắng gắt, tan tầm kẹt xe) hoặc ngày lễ khiến khách bận. Hoặc địa điểm lại khó tìm, không có chỗ đậu xe, khiến khách mệt mỏi, có thể bỏ về. Lời khuyên: Chọn giờ vàng (9-10h sáng, 3-4h chiều) để khách dễ dự, đường xá thông thoáng, bãi xe rộng. Nếu buổi tối, hãy đảm bảo an ninh, ánh sáng.
Lỗi về ngân sách và nhân sự
Một số chủ doanh nghiệp ham hoành tráng, vung tay quá trán, khiến chi phí phình to, sau khai trương lại gặp khó khăn tài chính. Ngược lại, có người cắt xén mọi thứ, dẫn đến sự kiện đơn điệu, lộn xộn, khách không thấy ấn tượng. Nên vạch rõ hạng mục, so sánh giá, kiểm soát chi tiêu. Bên cạnh đó, thiếu người cũng dẫn đến overload, nhân viên chạy rối, tiếp đón khách không tốt. Phân công rõ ràng, dự trù người thay thế, training trước.
Lỗi về truyền thông và marketing
Nhiều nhà hàng tổ chức khai trương mà chưa hề đăng tin, quảng cáo. Đến ngày, họ kỳ vọng đông khách, nhưng khách không biết. Hoặc marketing chỉ làm 1-2 ngày sát sự kiện, không tạo đủ “hype.” Sự kiện vắng vẻ, lãng phí. Nên chạy truyền thông ít nhất 1-2 tuần, mời KOL, in tờ rơi, mời đối tác VIP. Cũng có trường hợp quên follow up sau khi xong sự kiện, bỏ lỡ cơ hội duy trì độ nóng. Tốt nhất, sau khai trương, bạn đăng album ảnh, cám ơn, tung thêm khuyến mãi “weekend sale,” lôi kéo khách trở lại.
Bên cạnh đó, các sai lầm như MC không biết kịch bản, cắt băng sai thời điểm, bốc thăm quá phức tạp, hay quên nghi thức mời rượu… đều ảnh hưởng đến trải nghiệm khách. Hãy rà soát kịch bản thật kỹ, gạch đầu dòng, test mic, test đèn. Chuẩn bị cẩn thận giúp bạn tránh “chuyện dở khóc dở cười” và tự tin chinh phục khách mời.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương thành công
Bất kỳ ai lần đầu tổ chức sự kiện khai trương cũng bỡ ngỡ, sợ thiếu kinh nghiệm. Dưới đây là những đúc kết từ thực tế, giúp bạn đạt được mục tiêu, tạo dấu ấn khó quên:
Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín
Thay vì tự lo liệu mọi thứ, bạn có thể thuê công ty sự kiện chuyên về khai trương. Họ có kinh nghiệm set up cổng chào, backdrop, trang trí, MC, âm thanh, xử lý tình huống. Điều này tiết kiệm thời gian, công sức, giảm rủi ro. Bạn chỉ cần chia sẻ ý tưởng, concept, ngân sách; họ sẽ tư vấn giải pháp phù hợp. Tuy nhiên, cần chọn đơn vị có danh tiếng, xem portfolio, hỏi báo giá rõ ràng, tránh “treo đầu dê, bán thịt chó.”
ACEThuanViet chính là sự lựa chọn hoàn hảo mà bạn đang tìm kiếm! Hãy sẵn sàng để trải nghiệm cảm giác WOW khi sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói của chúng tôi. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một buổi lễ khai trương ấn tượng và đáng nhớ, với mọi chi tiết được chăm chút tỉ mỉ. Hãy để chúng tôi biến giấc mơ của bạn thành hiện thực!
Các yếu tố quyết định thành công
- Kịch bản & timeline rõ ràng: Dù hoành tráng hay nhỏ gọn, có kịch bản chi tiết, ai phụ trách, thời điểm nào cắt băng, phát biểu, bốc thăm.
- Nhân sự nhiệt tình, chuyên nghiệp: Từ MC, PG, PB, nhân viên phục vụ, ai cũng phải “nắm bài,” biết làm việc nhóm, tương tác khéo với khách.
- Truyền thông mạnh mẽ: Cả trước, trong, sau sự kiện. Tận dụng mọi kênh (online, offline) để thu hút khách.
- Khuyến mãi, quà tặng hấp dẫn: Khách tham dự thích nhận quà, voucher, minigame. Hãy tạo ấn tượng tích cực để họ quay lại hoặc lan tỏa trên mạng xã hội.
Cách đánh giá hiệu quả sự kiện
Sau khi kết thúc buổi tổ chức sự kiện khai trương, bạn nên đánh giá:
- Số khách tham dự: So với dự trù, có đông hay ít. Lý do?
- Mức độ truyền thông: Có bao nhiêu bài báo, bài PR, lượt share, check-in trên mạng? Liên hệ KOL, influencer ra sao?
- Doanh thu, đơn hàng (nếu có bán sản phẩm, dịch vụ ngay): Tỷ lệ khách đặt cọc, thanh toán. Tỉ lệ khách quay lại spa, nhà hàng, showroom.
- Phản hồi khách: Hỏi ý kiến, thu thập feedback, rút kinh nghiệm.
Từ đó, bạn rút ra điểm mạnh – yếu, những gì nên cải thiện lần sau. Có thể hẹn tái khai trương (re-opening) khi nâng cấp, tri ân khách hàng, thúc đẩy doanh nghiệp tiếp tục phát triển vững chắc.
Liên hệ với ACE ThuanViet
Nếu bạn đang ấp ủ dự định tổ chức sự kiện khai trương cho nhà hàng, showroom, spa, cửa hàng… và cần một đơn vị giàu kinh nghiệm, ACE ThuanViet sẽ là lựa chọn đáng tin cậy. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, từ ý tưởng, thiết kế, in ấn, trang trí, setup âm thanh ánh sáng, đến MC, ban nhạc, quay phim, chụp ảnh, livestream.
Dịch vụ ACE ThuanViet bao gồm:
- Tư vấn kịch bản: Dựa vào ngân sách, concept, ACE ThuanViet đề xuất timeline, phân chia hạng mục, tạo điểm nhấn.
- Thiết kế & trang trí: Cổng chào, backdrop, standee, hoa tươi, bóng bay… bám sát màu sắc thương hiệu, phong cách ngành hàng.
- Âm thanh ánh sáng & MC: Chuẩn bị loa, micro, đèn LED, MC chuyên nghiệp, ca sĩ, lân sư rồng, tùy nhu cầu.
- Truyền thông, marketing: Hỗ trợ lên chiến lược quảng cáo, mời báo chí, KOL, tổ chức minigame, quản lý fanpage.
- Hậu sự kiện: Tháo dỡ, dọn dẹp, gửi ảnh/video, tổng kết, rút kinh nghiệm.
ACE ThuanViet ưu tiên chất lượng, trách nhiệm, mang lại sự kiện đúng kế hoạch, với chi phí hợp lý, không phát sinh vô cớ. Hãy liên hệ ACE ThuanViet để được tư vấn, cùng biến ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương thành khoảnh khắc hoành tráng, ghi dấu ấn sâu sắc trong lòng khách.
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện của ACEThuanViet
Lời kết
Một buổi tổ chức sự kiện khai trương không chỉ đơn thuần là cắt băng, chúc mừng, mà còn mở ra cơ hội vàng để doanh nghiệp – đặc biệt là nhà hàng – chinh phục khách hàng ngay từ ngày đầu. Qua hướng dẫn trên, bạn có thể chuẩn bị chu đáo từng hạng mục, từ xác định mục tiêu, lên timeline, phân công nhiệm vụ, đến trang trí, truyền thông, kiểm soát chi phí… Tất cả đều hướng đến buổi lễ khai trương hoành tráng, mạch lạc, ghi đậm dấu ấn trong lòng quan khách.
Nếu cảm thấy quá tải hoặc chưa đủ kinh nghiệm, bạn hoàn toàn có thể tìm đến dịch vụ chuyên nghiệp như ACE ThuanViet để được hỗ trợ trọn gói. Không khí khai trương vui tươi, trang trí đẹp, chương trình hợp lý, quà tặng hấp dẫn, và truyền thông hiệu quả sẽ đưa tên tuổi nhà hàng tiến xa, khởi đầu kinh doanh thuận lợi. Mong rằng qua bài viết, bạn đã nắm được những kiến thức và bí quyết cần thiết để sẵn sàng triển khai sự kiện, biến ngày khai trương trở thành bước khởi đầu rực rỡ cho chặng đường kinh doanh sắp tới. Chúc bạn thành công
——————————————-
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Event để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
