Tổ chức sự kiện không đơn thuần là dựng sân khấu, xếp bàn ghế hay thuê âm thanh ánh sáng. Phía sau mỗi chương trình thành công là cả một ekip sản xuất sự kiện chuyên nghiệp hoạt động miệt mài từ những ngày đầu lên ý tưởng đến khoảnh khắc khép lại sân khấu. Nếu bạn đang tìm hiểu để xây dựng một đội ngũ vững mạnh cho lĩnh vực này, bài viết dưới đây sẽ là cẩm nang chi tiết, dễ hiểu và thực tiễn dành riêng cho bạn.
Ekip sản xuất sự kiện là gì?
Ekip sản xuất sự kiện là một nhóm gồm nhiều vị trí chuyên trách, làm việc cùng nhau để tổ chức và điều hành một sự kiện theo đúng kế hoạch. Họ chịu trách nhiệm từ khâu sáng tạo nội dung, thiết kế ý tưởng, lên timeline triển khai, quản lý ngân sách, kỹ thuật, đến vận hành hậu cần.
Không có một đội ngũ nào giống nhau hoàn toàn vì cơ cấu ekip có thể thay đổi tùy theo quy mô và tính chất từng sự kiện. Tuy nhiên, một ekip sản xuất sự kiện bài bản luôn cần đảm bảo có người phụ trách từng mảng chuyên môn để chương trình diễn ra trơn tru, hiệu quả.
Điểm cốt lõi của một ekip sản xuất sự kiện là khả năng phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Mỗi người đóng một vai trò riêng nhưng cùng hướng tới một mục tiêu chung: tạo nên một sự kiện ấn tượng, chỉn chu và đúng như cam kết với khách hàng.
Cơ cấu tổ chức của ekip sản xuất sự kiện
Một ekip sản xuất sự kiện hiệu quả cần có cơ cấu rõ ràng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, tránh chồng chéo, thiếu trách nhiệm hoặc mâu thuẫn khi xử lý công việc.
Ban quản lý dự án
Ban quản lý dự án thường bao gồm các vị trí cấp cao chịu trách nhiệm chính về toàn bộ chương trình. Đây là nhóm ra quyết định quan trọng, chịu trách nhiệm với khách hàng và kiểm soát tiến độ tổng thể. Họ là người kết nối giữa các bộ phận, đảm bảo mọi đầu mối đều hướng về mục tiêu chung.
Trong ban quản lý, vai trò của người Quản lý dự án (Project Manager) là trung tâm. Họ thường xuyên điều phối, cập nhật tiến độ, xử lý vấn đề phát sinh và bảo đảm mọi thứ đúng hạn. Tư duy chiến lược và kỹ năng quản trị đội nhóm là yếu tố không thể thiếu ở vị trí này.
Nhóm sáng tạo nội dung
Nhóm sáng tạo là “bộ não” tạo nên linh hồn của chương trình. Họ đưa ra các concept phù hợp với chủ đề, khách hàng và mục tiêu truyền thông. Công việc của họ bao gồm viết kịch bản, xây dựng kịch bản MC, storyboard, thiết kế visual và định hướng nội dung trên các nền tảng truyền thông sự kiện.
Đây cũng là nhóm thường xuyên cập nhật xu hướng để sáng tạo ra những ý tưởng mới mẻ, độc đáo và phù hợp thị hiếu. Những thành viên sáng tạo giỏi thường mang lại “sự khác biệt” giúp sự kiện ghi dấu ấn.
Đội ngũ kỹ thuật
Nhóm kỹ thuật đảm nhận các hạng mục liên quan đến thiết bị như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hiệu ứng sân khấu. Họ là những người đảm bảo yếu tố “thị giác” và “thính giác” của sự kiện diễn ra trọn vẹn.
Mỗi một cú bấm nhạc đúng thời điểm, mỗi đèn sân khấu chuyển màu theo chủ đề đều cần sự chuẩn xác cao. Vì vậy, nhóm kỹ thuật thường xuyên phải test thử, phối hợp chặt chẽ cùng đạo diễn sân khấu và bộ phận nội dung để trình diễn được đúng như thiết kế ban đầu.
Nhóm hậu cần và vận hành
Đây là lực lượng đóng vai trò “thầm lặng” nhưng không thể thiếu trong bất kỳ ekip sản xuất sự kiện nào. Họ chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị, vận chuyển đạo cụ, setup sân khấu, bàn ghế, quà tặng, đón tiếp khách mời, điều phối nhân sự onsite,…
Vận hành hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào khả năng lên kế hoạch chi tiết và kiểm soát hiện trường của nhóm này. Họ chính là “người thực thi” các kế hoạch đã được đề ra từ các nhóm khác.
Vai trò của từng vị trí trong ekip sản xuất sự kiện
Hiểu đúng và rõ vai trò của từng vị trí sẽ giúp ekip sản xuất sự kiện vận hành trơn tru và hiệu quả hơn. Mỗi cá nhân cần nhận diện chính xác nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong tổng thể.
Event Project Manager (Quản lý dự án)
Event Project Manager là người “giữ bánh lái” cho toàn bộ chương trình. Họ là người tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, phân bổ ngân sách, lên kế hoạch tổng thể, tuyển chọn nhà cung cấp, theo sát timeline và xử lý sự cố. Họ làm việc chặt chẽ với tất cả các nhóm: sáng tạo, sản xuất, kỹ thuật, hậu cần,… và là đầu mối liên lạc duy nhất với khách hàng. Một Project Manager giỏi cần có tư duy tổng thể, quản lý áp lực tốt và khả năng phản ứng nhanh với thay đổi.
Production Manager (Quản lý sản xuất)
Production Manager tập trung vào triển khai phần “vật lý” của sự kiện như thi công sân khấu, lắp đặt thiết bị, kiểm tra kỹ thuật trước giờ G. Họ là người phối hợp với đội kỹ thuật, giám sát setup, xử lý mọi công việc tại hiện trường. Với vai trò gần như “chỉ huy hiện trường”, họ cần cực kỳ am hiểu về kỹ thuật, quản lý được nhiều đội nhóm thi công cùng lúc và luôn dự phòng các phương án để ứng phó với tình huống bất ngờ.
Technical Director (Giám đốc kỹ thuật)
Technical Director có nhiệm vụ thiết kế giải pháp kỹ thuật tổng thể cho sự kiện. Họ lựa chọn loại âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng phù hợp với ý tưởng và ngân sách. Người đảm nhiệm vị trí này phải hiểu sâu về công nghệ sự kiện và có óc thẩm mỹ để đảm bảo phần thể hiện kỹ thuật hỗ trợ tối đa cho phần trình diễn nội dung. Đây cũng là người “dịch” ý tưởng sáng tạo thành hiện thực bằng ngôn ngữ kỹ thuật.
Content Creator (Người sáng tạo nội dung)
Content Creator là người viết nên câu chuyện cho sự kiện. Họ tạo ra kịch bản hấp dẫn, lời dẫn phù hợp cho MC, nội dung truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Họ cũng chịu trách nhiệm sáng tạo các slogan, key visual hoặc nội dung tương tác với khách mời.
Một Content Creator trong ekip sản xuất sự kiện cần có óc sáng tạo, khả năng kể chuyện mạch lạc và linh hoạt thay đổi nội dung theo từng diễn biến thực tế của chương trình.
Quy trình làm việc của ekip sản xuất sự kiện
Quy trình làm việc bài bản giúp ekip sản xuất sự kiện vận hành mượt mà, tránh sai sót và tối ưu hiệu quả. Mỗi giai đoạn đều có những nhiệm vụ cụ thể, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong ekip.
Giai đoạn lên kế hoạch
Đây là bước đầu tiên và cũng là nền móng của toàn bộ sự kiện. Trong giai đoạn này, Project Manager sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ yêu cầu, mục tiêu và mong muốn. Sau đó, ekip cùng nhau brainstorm ý tưởng, xây dựng concept, định hình nội dung chương trình và lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục.
Bản kế hoạch bao gồm thời gian biểu, phân bổ nhân sự, ngân sách, danh sách nhà cung cấp, rủi ro có thể gặp và phương án xử lý. Đây là giai đoạn cần sự sáng tạo nhưng đồng thời phải tính toán rất kỹ lưỡng để tránh thiếu sót khi triển khai thực tế.
Giai đoạn chuẩn bị
Khi kế hoạch đã được thống nhất, các nhóm sẽ bước vào giai đoạn triển khai từng phần việc cụ thể. Nhóm hậu cần đặt thiết bị, book nhà cung cấp, lên phương án vận chuyển. Nhóm kỹ thuật kiểm tra hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân khấu. Nhóm nội dung hoàn thiện kịch bản, làm việc với MC, nghệ sĩ, hoặc nhân vật liên quan.
Mọi hạng mục phải được chuẩn bị sẵn sàng ít nhất vài ngày trước sự kiện. Lịch làm việc chi tiết được phân chia rõ ràng theo từng khung giờ để kiểm soát tiến độ.
Giai đoạn triển khai
Thời điểm diễn ra sự kiện là lúc toàn bộ ekip sản xuất sự kiện vận hành hết công suất. Tất cả các bộ phận đều phải túc trực tại hiện trường: kỹ thuật giám sát thiết bị, hậu cần điều phối nhân sự, nội dung theo sát diễn biến chương trình. Mọi thành viên cần tuân thủ đúng timeline, xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh để sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Đây là giai đoạn thể hiện rõ nhất sự chuyên nghiệp và bản lĩnh của từng người trong ekip.
Giai đoạn đánh giá sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, việc đánh giá tổng kết là bước không thể thiếu. Ekip họp lại để cùng phân tích điểm mạnh – điểm yếu, so sánh giữa kế hoạch và thực tế, lắng nghe phản hồi từ khách hàng và các đối tác. Dựa vào những đánh giá này, ekip có thể cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ cho những dự án tiếp theo. Đây là quá trình học hỏi liên tục giúp ekip ngày càng trưởng thành và hoàn thiện hơn.
Kỹ năng cần có của thành viên ekip sản xuất
Một ekip sản xuất sự kiện chuyên nghiệp không chỉ cần người giỏi mà còn cần đúng người. Các thành viên trong ekip cần hội tụ đầy đủ những kỹ năng chuyên môn và phẩm chất cá nhân để cùng nhau tạo nên những chương trình thành công.
Kỹ năng chuyên môn
Mỗi vị trí trong ekip đều đòi hỏi kỹ năng riêng: kỹ thuật viên cần hiểu sâu về hệ thống âm thanh ánh sáng, người viết nội dung phải có khả năng sáng tạo và truyền đạt, người quản lý dự án cần thành thạo quản trị và lập kế hoạch. Kỹ năng chuyên môn là nền tảng đầu tiên giúp mỗi thành viên thực hiện tốt công việc của mình. Những người giỏi chuyên môn sẽ giúp ekip tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và xử lý các sự cố hiệu quả hơn.
Kỹ năng mềm
Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, thuyết trình, quản lý thời gian là những kỹ năng mềm cần thiết trong môi trường sự kiện. Làm việc trong ekip sản xuất sự kiện nghĩa là bạn phải kết nối với rất nhiều bộ phận, nhà cung cấp và khách hàng. Những người có kỹ năng mềm tốt thường hòa nhập nhanh, linh hoạt trong xử lý tình huống và giúp giảm căng thẳng cho cả đội khi gặp áp lực cao.
Khả năng xử lý tình huống
Không có sự kiện nào diễn ra mà không có vấn đề phát sinh. Điều quan trọng là ekip có đủ khả năng để xử lý nhanh, đúng và hợp lý hay không. Từ sự cố kỹ thuật, thay đổi lịch trình đến yếu tố thời tiết, tất cả đều cần phương án xử lý ngay tại chỗ. Khả năng giữ bình tĩnh, đánh giá tình hình và đưa ra quyết định kịp thời chính là “vũ khí bí mật” giúp ekip giữ vững phong độ trong mọi tình huống.
Cách xây dựng ekip sản xuất sự kiện hiệu quả
Muốn có một ekip vững mạnh, doanh nghiệp cần đầu tư bài bản từ khâu tuyển chọn, đào tạo đến duy trì và phát triển văn hóa làm việc tích cực.
Tuyển chọn nhân sự phù hợp
Tuyển chọn nhân sự là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình xây dựng và phát triển đội ngũ. Tuy nhiên, việc tuyển đúng người không chỉ đơn thuần là tìm kiếm những ứng viên có chuyên môn phù hợp mà còn bao gồm việc đánh giá nhiều yếu tố khác như khả năng làm việc nhóm, tư duy phản biện và thái độ làm việc của các ứng viên. Để thực hiện điều này, nhà tuyển dụng có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như phỏng vấn tình huống, bài kiểm tra kỹ năng thực tế hoặc tham gia vào các bài đánh giá nhóm. Một ekip tốt thường là sự kết hợp giữa những nhân viên có kinh nghiệm dày dạn và những người trẻ tuổi, năng động, đầy sáng tạo. Sự đa dạng trong đội hình không chỉ giúp đem lại nhiều ý tưởng mới mà còn tạo nên sự bổ trợ lý tưởng cho các dự án lớn, khi mà mỗi thành viên có thể đóng góp giá trị riêng biệt của mình.
Đào tạo và phát triển
Sau khi hoàn tất quá trình tuyển dụng, việc có một lộ trình đào tạo rõ ràng cho nhân sự mới là điều cực kỳ cần thiết. Mục tiêu của lộ trình này không chỉ là giúp nhân viên mới nắm rõ quy trình làm việc, văn hóa công ty mà còn phải hiểu được các yêu cầu cụ thể của công việc mà họ đảm nhiệm. Để đạt được điều này, các doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, trong đó bao gồm việc cập nhật các xu hướng mới, công nghệ hiện đại và các phương pháp làm việc hiệu quả. Những buổi chia sẻ nội bộ, mời chuyên gia hướng dẫn hoặc tổ chức các khóa học online là những cách phổ biến mà nhiều công ty áp dụng. Việc này không chỉ giúp nhân viên cải thiện kỹ năng mà còn tạo cơ hội để họ kết nối và học hỏi từ đồng nghiệp cũng như các chuyên gia trong ngành.
Xây dựng văn hóa làm việc nhóm
Một đội ngũ làm việc hiệu quả không thể thiếu yếu tố đoàn kết và tôn trọng lẫn nhau. Văn hóa chia sẻ, sẵn sàng hỗ trợ và cùng hướng về mục tiêu chung là những yếu tố cốt lõi giúp đội ngũ vượt qua khó khăn và phát triển bền vững. Người lãnh đạo trong tổ chức cần tạo ra một môi trường làm việc mở, nơi mà mọi người có thể tự do bày tỏ ý kiến, lắng nghe và góp ý cho nhau. Việc khuyến khích sự cải tiến liên tục và việc chia sẻ những thành công cũng như thất bại sẽ giúp tăng cường tinh thần đoàn kết trong nhóm. Chính tinh thần này sẽ trở thành “chất keo” giữ chân những nhân sự tài năng ở lại với tổ chức, đồng thời tạo động lực cho họ phát triển và cống hiến nhiều hơn nữa. Một đội ngũ mạnh mẽ không chỉ giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mỗi thành viên đều cảm thấy được trân trọng và có giá trị.
Các lỗi cần tránh trong quản lý ekip sản xuất
Quản lý một ekip sản xuất sự kiện là công việc đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm. Có những sai lầm phổ biến nếu không được nhận diện sớm có thể ảnh hưởng lớn đến chất lượng chương trình.
Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc các nhóm làm việc riêng lẻ mà không có sự trao đổi, phối hợp chặt chẽ là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến hiệu suất thấp và những sai sót không đáng có. Khi mỗi nhóm chỉ tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không chia sẻ thông tin với các bộ phận khác, rất dễ xảy ra tình trạng “lệch pha” giữa kịch bản đã lên kế hoạch và thực tế diễn ra. Chẳng hạn, nếu nội dung của một sự kiện có sự thay đổi nhưng nhóm kỹ thuật không được cập nhật thông tin kịp thời, sẽ dẫn đến những tình huống dở khóc dở cười như việc phát nhạc không phù hợp hay hiệu ứng hình ảnh không đồng bộ với nội dung. Từ đó, không chỉ gây khó chịu cho khán giả mà còn ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức.
Do đó, sự phối hợp ăn ý giữa các nhóm là yếu tố sống còn trong bất kỳ dự án nào. Để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và mọi người đều có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp nhóm, thống nhất về mục tiêu và kiểm tra chéo công việc. Việc này không chỉ giúp phát hiện sai sót sớm mà còn tạo cơ hội cho các thành viên trong ekip thảo luận và đóng góp ý tưởng, từ đó nâng cao chất lượng công việc.
Không có kế hoạch dự phòng
Một trong những điều không thể thiếu trong quản lý sự kiện là việc chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ. Sự kiện là một “sân khấu sống”, điều này có nghĩa là bất kỳ điều gì cũng có thể xảy ra mà không được dự đoán trước. Nếu ekip không có phương án B cho các tình huống như mất điện, hỏng âm thanh, hoặc thời tiết xấu như mưa gió, họ sẽ rơi vào thế bị động và khó có thể ứng phó kịp thời. Ví dụ, một buổi concert lớn có thể bị gián đoạn nếu như hệ thống âm thanh gặp sự cố mà không có kế hoạch khắc phục ngay lập tức, dẫn đến sự thất vọng cho khán giả và tổn thất về tài chính cho đơn vị tổ chức.
Một ekip giỏi luôn có ít nhất 2 phương án dự phòng cho các hạng mục quan trọng, từ nội dung đến kỹ thuật. Điều này không chỉ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của đơn vị tổ chức.
Phân công nhiệm vụ không rõ ràng
Việc không phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong ekip sẽ dẫn đến tình trạng “cha chung không ai khóc”. Khi không ai biết rõ nhiệm vụ của mình, một số người có thể bị quá tải trong khi những người khác lại nhàn rỗi, gây mất cân bằng và làm giảm hiệu suất làm việc chung. Để khắc phục tình trạng này, cần có bảng phân công chi tiết, bao gồm tên người phụ trách rõ ràng, thời gian hoàn thành cụ thể và các tiêu chí đánh giá công việc. Điều này không chỉ giúp mọi người nắm rõ nhiệm vụ của mình mà còn tạo ra sự minh bạch trong quy trình làm việc, từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ và kết quả.
Tips để duy trì ekip sản xuất chuyên nghiệp
Để giữ cho ekip sản xuất sự kiện luôn trong trạng thái vận hành ổn định và bền vững, cần áp dụng một số mẹo quản trị thực tiễn sau:
- Xây dựng quy trình làm việc chuẩn: Quy trình là “xương sống” giúp ekip hoạt động nhất quán và hiệu quả. Từ khâu nhận brief, lên ý tưởng, triển khai, kiểm tra đến tổng kết, tất cả đều cần có mẫu chuẩn để mọi người tuân theo. Một quy trình rõ ràng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế nhầm lẫn và dễ dàng trong việc đào tạo nhân viên mới.
- Tổ chức đào tạo định kỳ: Thế giới sự kiện thay đổi liên tục với nhiều xu hướng và công nghệ mới xuất hiện. Việc tổ chức các buổi đào tạo định kỳ sẽ giúp ekip cập nhật những thông tin mới nhất, học hỏi kỹ thuật mới và truyền động lực cho cả đội. Các hình thức đào tạo có thể đa dạng từ các buổi chia sẻ nội bộ, mời chuyên gia đến tham gia, hay tổ chức các khóa học online chuyên sâu.
- Tạo môi trường làm việc tích cực: Sự gắn bó và hợp tác trong đội nhóm phần lớn đến từ môi trường làm việc. Lãnh đạo nên khuyến khích tinh thần chia sẻ, công nhận thành tích của từng cá nhân và tạo cơ hội cho mọi người phát triển. Những hoạt động bonding, team building hoặc những buổi tiệc nhỏ sau sự kiện không chỉ giúp đội ngũ thư giãn mà còn làm tăng sự thấu hiểu và gắn kết giữa các thành viên. Những yếu tố này là rất quan trọng để duy trì một ekip sản xuất sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả.
Lời kết
Xây dựng một ekip sản xuất sự kiện chuyên nghiệp không phải là chuyện ngày một ngày hai. Đó là cả một hành trình tuyển chọn, huấn luyện, gắn kết và phát triển liên tục. Mỗi thành viên trong ekip là một mảnh ghép quan trọng, góp phần làm nên thành công của chương trình.
Tại ACEThuanViet, chúng tôi tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện với đội ngũ sản xuất chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và đầy nhiệt huyết. Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác đồng hành để hiện thực hóa những ý tưởng táo bạo nhất, hãy để ekip của chúng tôi trở thành cánh tay đắc lực của bạn.
- Address: Haco Building Ngõ 194 Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: acethuanviet.vn
- Fanpage: ACEThuanViet – Angeline Creative Event
- Hotline: 0786734931 – 0786341856 – 0778341866
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Thuận Việt để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
