Những lễ hội quy mô lớn luôn thu hút hàng ngàn người tham gia, góp phần thúc đẩy du lịch, bảo tồn văn hóa, gắn kết cộng đồng và lan tỏa tinh thần tích cực. Tuy nhiên, đằng sau ánh đèn sân khấu rực rỡ, sau từng tiếng nhạc, từng gian hàng ẩm thực hay từng tiết mục nghệ thuật là cả một đội ngũ âm thầm vận hành sự kiện một cách chỉn chu – và Festival Planner chính là “nhạc trưởng” điều phối tất cả. Trong bài viết này, ACE Thuận Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò, kỹ năng, quy trình tổ chức cũng như chuyên môn hóa trong lĩnh vực Festival Planner – ngành nghề đang phát triển mạnh mẽ và đòi hỏi chuyên môn cao tại Việt Nam.
Festival Planner là gì?
Định nghĩa và phạm vi công việc
Festival Planner là chuyên gia chuyên trách trong việc lập kế hoạch, triển khai, điều phối và giám sát các hoạt động liên quan đến việc tổ chức các lễ hội văn hóa, sự kiện cộng đồng, chương trình giải trí quy mô lớn hoặc sự kiện mang tính quốc tế, địa phương. Họ làm việc trong môi trường đa dạng, từ các tổ chức chính phủ, công ty tư nhân, agency truyền thông đến các đơn vị du lịch, tổ chức xã hội và các hội đoàn văn hóa – nghệ thuật.
Phạm vi công việc của một Festival Planner thường bao gồm:
- Xây dựng ý tưởng chương trình theo chủ đề của lễ hội
- Thiết kế kịch bản tổng thể cho toàn bộ sự kiện
- Lên kế hoạch ngân sách chi tiết
- Kết nối và điều phối các đối tác (âm thanh, ánh sáng, nghệ sĩ, bảo vệ,…)
- Xin giấy phép tổ chức từ các cơ quan chức năng
- Quản lý hậu cần, nhân sự, phương tiện
- Truyền thông và marketing sự kiện
- Đánh giá hiệu quả sau lễ hội để rút kinh nghiệm cho lần sau
Vai trò trong ngành công nghiệp sự kiện
Trong ngành công nghiệp tổ chức sự kiện hiện nay, Festival Planner giữ vị trí then chốt với vai trò tổng điều phối và bảo đảm tính chuyên nghiệp, an toàn, sáng tạo trong toàn bộ tiến trình tổ chức lễ hội.
Vai trò của họ có thể được nhìn nhận ở các khía cạnh sau:
- Người biến ý tưởng thành hiện thực
- Festival Planner không đơn thuần làm quản trị, họ còn giúp khách hàng chuyển hóa một ý tưởng trừu tượng thành một sự kiện sống động, đầy màu sắc và giá trị văn hóa.
- Người chịu trách nhiệm toàn diện về mặt tổ chức
- Từ việc mời nghệ sĩ, lựa chọn địa điểm, lập sơ đồ phân khu cho khách, khu ẩm thực, khu nghệ thuật,… Planner đều tham gia sâu sát từng khâu, đảm bảo mọi chi tiết ăn khớp.
- Cầu nối giữa các bên liên quan
- Festival Planner là người làm việc cùng lúc với nhiều đối tác khác nhau: đơn vị sản xuất, chính quyền địa phương, nhà tài trợ, giới truyền thông, cộng đồng dân cư,… và tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng.
- Giá trị dài hạn cho cộng đồng và thương hiệu
- Một lễ hội thành công không dừng lại ở số lượng người tham dự mà còn tạo nên hình ảnh tốt đẹp cho địa phương hoặc thương hiệu tổ chức. Vai trò của Festival Planner là đặt nền móng cho những giá trị lâu dài đó.
Phân loại Festival Planner theo chuyên môn
Chuyên gia tổ chức lễ hội âm nhạc
Lễ hội âm nhạc là loại hình sự kiện mang tính giải trí cao, quy mô lớn, thu hút đông đảo người trẻ và thường diễn ra trong không gian ngoài trời. Festival Planner chuyên về mảng này cần có kiến thức về:
- Âm thanh ánh sáng chuyên sâu
- Nghệ sĩ và thị hiếu âm nhạc
- Quản lý sân khấu
- Kiểm soát đám đông và an ninh
- Thiết kế trải nghiệm khách mời
Một lễ hội như Countdown New Year, Monsoon Music Festival hay Ravolution đều cần đội ngũ festival planner giàu kinh nghiệm để phối hợp hàng trăm nhân sự và các yếu tố kỹ thuật cao.
Chuyên gia tổ chức lễ hội văn hóa
Lễ hội văn hóa thường gắn liền với bản sắc dân tộc, truyền thống địa phương hoặc các dịp lễ lớn như Tết Nguyên Đán, Lễ hội đền Hùng, Festival Huế,… Planner chuyên lĩnh vực này cần:
- Am hiểu phong tục tập quán, tín ngưỡng, nghi lễ
- Tổ chức phần rước, phần lễ và phần hội đúng nghi thức
- Làm việc với cơ quan văn hóa, địa phương
- Kết hợp các yếu tố truyền thống với hiện đại để thu hút du khách
Với tính chất trang nghiêm và đậm tính cộng đồng, lễ hội văn hóa đòi hỏi sự thấu hiểu sâu sắc và tính cẩn trọng trong từng khâu tổ chức.
Chuyên gia tổ chức lễ hội ẩm thực
Lễ hội ẩm thực là nơi quy tụ các món ăn đặc trưng, nghệ nhân ẩm thực, nhà hàng và khách du lịch đam mê trải nghiệm hương vị. Festival Planner trong lĩnh vực này cần có năng lực:
- Sắp xếp khu gian hàng khoa học
- Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm
- Phối hợp truyền thông tốt để thu hút người tham dự
- Thiết kế chương trình biểu diễn nấu ăn, thi đấu ẩm thực, giao lưu đầu bếp
- Giám sát bán vé, thẻ đổi món, phương án thanh toán tiện lợi
Những lễ hội như Vietnam Foodexpo, Lễ hội bánh dân gian Nam Bộ, hay các sự kiện street food đều cần sự góp mặt của festival planner chuyên trách.
Chuyên gia tổ chức lễ hội nghệ thuật
Lễ hội nghệ thuật có thể là triển lãm, chương trình biểu diễn, lễ hội sắp đặt nghệ thuật công cộng, lễ hội trình diễn đường phố,… Planner cần có:
- Mắt thẩm mỹ cao
- Kết nối cộng đồng nghệ sĩ đa ngành (mỹ thuật, múa, nhạc kịch,…)
- Thiết kế không gian sáng tạo
- Đảm bảo thiết bị kỹ thuật phù hợp với hình thức trình diễn
- Tổ chức hoạt động tương tác với công chúng
Sự sáng tạo là yếu tố sống còn của lễ hội nghệ thuật, nhưng planner vẫn phải đặt nó trong khuôn khổ quản lý sự kiện bài bản và an toàn.
Trách nhiệm chính của Festival Planner
Lập kế hoạch và quản lý ngân sách
Việc lập kế hoạch không chỉ là “vạch ra công việc phải làm”, mà còn là bước định hình toàn bộ diện mạo của lễ hội từ ý tưởng đến thực tế. Một Festival Planner chuyên nghiệp sẽ:
- Phân tích mục tiêu sự kiện: Lễ hội này phục vụ mục đích gì? Gắn kết cộng đồng, quảng bá du lịch, giới thiệu văn hóa địa phương hay thúc đẩy kinh tế?
- Xây dựng kịch bản tổng thể: Planner lên chi tiết các hoạt động chính: giờ khai mạc, chương trình nghệ thuật, khu trải nghiệm, các hoạt động phụ trợ, đường dẫn khách, khu check-in,…
- Lập bảng ngân sách chi tiết: Bao gồm từng hạng mục: thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự, truyền thông, hậu cần, vệ sinh, an ninh, bảo hiểm,… Ngân sách càng rõ ràng thì càng dễ kiểm soát, tránh thất thoát hoặc phát sinh không cần thiết.
- Ưu tiên các hạng mục thiết yếu: Tùy vào quy mô, planner cần xác định đâu là chi phí bắt buộc (ví dụ: xin phép tổ chức, bảo hiểm sự kiện), đâu là phần có thể tối ưu.
- Làm việc với nhà tài trợ: Nếu lễ hội có tài trợ, planner cần phân bổ nguồn tài chính hợp lý, ghi nhận quyền lợi nhà tài trợ trong các hạng mục truyền thông, quảng bá…
Việc quản lý ngân sách tốt giúp đảm bảo sự kiện được tổ chức trơn tru, đúng kế hoạch và tối đa hóa hiệu quả kinh tế.
Điều phối nghệ sĩ và nhà cung cấp
Lễ hội không thể thành công nếu thiếu đội ngũ nghệ sĩ, performer và các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần. Festival Planner chính là người “nhạc trưởng” giúp mọi bên phối hợp ăn ý.
- Lập danh sách nghệ sĩ và đối tác cần thiết: Bao gồm: ca sĩ, ban nhạc, nhóm nhảy, MC, nghệ nhân, đầu bếp, nghệ sĩ đường phố,…
- Ký hợp đồng rõ ràng: Thống nhất thời gian, yêu cầu kỹ thuật, quyền sử dụng hình ảnh, mức cát-xê và phương án hủy/hoãn chương trình.
- Làm việc với các nhà cung cấp: Âm thanh – ánh sáng, sân khấu, gian hàng, khu vệ sinh, xe chuyên dụng,… đều phải được booking và giám sát đúng timeline.
- Điều phối lịch làm việc: Festival thường diễn ra liên tục trong vài ngày. Planner phải lên timeline chi tiết từng nghệ sĩ, phân bổ slot biểu diễn, nghỉ ngơi, tổng duyệt,…
- Giải quyết sự cố: Nếu nghệ sĩ hủy show phút chót, planner cần có phương án thay thế hoặc sắp xếp lại kịch bản sao cho mượt mà.
Quản lý địa điểm và cơ sở vật chất
Dù lễ hội diễn ra ở sân vận động, công viên, phố đi bộ hay khuôn viên trường học, việc quản lý không gian là một phần rất quan trọng của công việc festival planner.
- Khảo sát địa điểm: Kiểm tra lối ra – vào, vị trí đặt sân khấu, khu ẩm thực, chỗ đậu xe, đường điện nước, lối thoát hiểm,…
- Thiết kế sơ đồ mặt bằng: Có bản vẽ chi tiết để phân khu chức năng: lễ tân, khu vực trải nghiệm, sân khấu chính, hậu trường, khu vực VIP,…
- Làm việc với chủ địa điểm: Đảm bảo điều kiện hợp đồng, giờ sử dụng, các yêu cầu an ninh, bảo hiểm tài sản,…
- Giám sát lắp đặt thiết bị: Kiểm tra khung giàn, ánh sáng, đường dây điện, loa đài, bàn ghế, mái che, backdrop,…
- Bố trí khu vực khẩn cấp: Chuẩn bị lối thoát hiểm, khu vực y tế, nơi để bình chữa cháy, khu nghỉ cho nhân sự,…
Đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định
Lễ hội là nơi tập trung đông người, nên các yếu tố an toàn và pháp lý luôn được đặt lên hàng đầu. Festival Planner cần:
- Xin đầy đủ giấy phép tổ chức: Bao gồm giấy phép biểu diễn nghệ thuật, giấy phép tập trung đông người, hợp đồng bảo hiểm sự kiện,…
- Thiết lập quy trình phòng cháy chữa cháy: Phối hợp với đội PCCC địa phương, đặt bình cứu hỏa tại nhiều vị trí, tập huấn cho nhân sự,…
- Phân công đội ngũ an ninh: Bố trí bảo vệ chuyên nghiệp, kiểm tra an ninh ra vào, hỗ trợ giải tỏa đám đông khi cần.
- Bảo đảm an toàn thực phẩm: Đặc biệt tại các lễ hội ẩm thực, planner cần làm việc với bên y tế để kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Bảo vệ hình ảnh cộng đồng: Tránh nội dung phản cảm, nhạy cảm trong chương trình biểu diễn, giữ gìn môi trường xung quanh,…
- Làm hợp đồng và biên bản đầy đủ: Mọi giao dịch đều có hợp đồng pháp lý rõ ràng để tránh tranh chấp.
Kỹ năng cần thiết của Festival Planner
Kỹ năng quản lý dự án quy mô lớn
Tổ chức lễ hội không giống với các sự kiện nhỏ lẻ – đây là công việc có hàng trăm hạng mục cần phối hợp chặt chẽ trong một thời gian ngắn. Vì thế, kỹ năng quản lý dự án là xương sống của nghề festival planner.
Planner cần:
- Biết chia nhỏ công việc theo nhóm: hậu cần, nghệ thuật, kỹ thuật, truyền thông,…
- Thiết lập timeline cụ thể: từ ngày đầu chuẩn bị đến giờ phút cuối lễ bế mạc
- Theo dõi tiến độ, cảnh báo sớm khi có dấu hiệu chậm trễ
- Sử dụng các công cụ quản lý dự án: Gantt chart, Trello, Notion, Excel timeline,…
Kỹ năng giao tiếp đa văn hóa
Lễ hội là không gian đa dạng – nơi người dân bản địa, khách du lịch, nghệ sĩ quốc tế, đơn vị truyền thông,… gặp gỡ. Do đó, khả năng giao tiếp đa văn hóa là một kỹ năng vô cùng thiết yếu.
Planner cần:
- Tinh tế trong sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ với các nhóm văn hóa khác nhau
- Hiểu phong tục, kiêng kỵ văn hóa để tránh xung đột
- Biết sử dụng ngoại ngữ cơ bản (nhất là tiếng Anh) để trao đổi với nghệ sĩ, khách mời quốc tế
- Biết cách thể hiện sự tôn trọng, lịch sự, hòa nhã trong mọi hoàn cảnh
Khả năng xử lý khủng hoảng
Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, lễ hội vẫn có thể xảy ra sự cố: mất điện, mưa lớn, khách chen lấn, nghệ sĩ hủy show,… Festival planner phải bình tĩnh, phản ứng nhanh, hành động quyết đoán.
Kỹ năng này bao gồm:
- Dự đoán trước rủi ro để chuẩn bị phương án dự phòng
- Giữ bình tĩnh và truyền sự yên tâm cho toàn bộ ekip
- Giao tiếp minh bạch với truyền thông và khách mời khi có vấn đề
- Ghi nhận khủng hoảng để rút kinh nghiệm cho lần sau
Kỹ năng marketing và PR
Festival Planner không chỉ làm hậu trường, mà còn tham gia tích cực vào quá trình quảng bá lễ hội. Kỹ năng marketing giúp thu hút khách, tăng giá trị truyền thông, nâng tầm sự kiện.
Planner cần:
- Viết nội dung truyền thông hấp dẫn
- Tạo kế hoạch phát hành nội dung trên Facebook, Instagram, TikTok, báo chí,…
- Làm việc với KOLs, influencer để lan tỏa hình ảnh lễ hội
- Thiết lập website hoặc landing page sự kiện chuyên nghiệp
- Biết cách đo lường hiệu quả truyền thông: lượng người tiếp cận, tương tác, phản hồi…
Quy trình tổ chức lễ hội chuyên nghiệp
Để một lễ hội diễn ra suôn sẻ, ấn tượng và mang lại giá trị văn hóa – kinh tế – truyền thông rõ ràng, mọi thứ cần được tổ chức theo một quy trình bài bản. Festival Planner chuyên nghiệp luôn triển khai dự án qua 4 giai đoạn chính dưới đây:
Giai đoạn lên ý tưởng và lập kế hoạch
Đây là bước khởi đầu quan trọng, nơi mà tầm nhìn tổng thể của lễ hội được xác định rõ ràng. Festival Planner sẽ:
- Tiếp nhận đề bài từ khách hàng hoặc đơn vị tổ chức
- Mục tiêu lễ hội là gì? Ai là đối tượng tham gia? Thời điểm, ngân sách và kỳ vọng ra sao?
- Nghiên cứu thông tin – khảo sát địa phương
- Tìm hiểu về văn hóa vùng miền, phong tục, không gian tổ chức, chính sách địa phương.
- Xây dựng concept chủ đạo
- Tên sự kiện, khẩu hiệu (slogan), chủ đề hình ảnh, màu sắc, chất liệu…
- Lên kịch bản chi tiết
- Bao gồm các phân khu hoạt động, sân khấu chính – phụ, khung giờ biểu diễn, các hoạt động cộng đồng, mini games, quầy hàng, triển lãm,…
- Lập ngân sách dự kiến
- Ước tính tổng chi phí và phân bổ theo từng đầu việc.
Giai đoạn chuẩn bị và triển khai
Giai đoạn này diễn ra trong vài tuần hoặc vài tháng trước sự kiện, tùy quy mô. Planner sẽ thực hiện:
- Ký kết hợp đồng với đối tác
- Bao gồm nghệ sĩ, kỹ thuật, nhà cung cấp thiết bị, truyền thông, dịch vụ hậu cần,…
- Thiết kế – sản xuất các ấn phẩm
- Banner, standee, thẻ đeo, vé tham dự, áo đồng phục, bản đồ sự kiện,…
- Chạy chiến dịch truyền thông
- Đăng bài PR, chạy ads, booking KOL, livestream hậu trường,…
- Đào tạo đội ngũ tình nguyện viên, lễ tân, bảo vệ
- Tập huấn theo vai trò cụ thể, đảm bảo phối hợp hiệu quả trong ngày diễn ra.
- Lắp đặt không gian thực tế
- Dựng sân khấu, khu ẩm thực, khu triển lãm, không gian check-in,… theo sơ đồ thiết kế.
Giai đoạn thực hiện sự kiện
Đây là “giờ G” của toàn đội. Festival Planner sẽ đảm nhiệm:
- Điều phối tổng thể từ sáng sớm
- Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, sân khấu, hỗ trợ nghệ sĩ, điều phối nhân sự,…
- Theo dõi sát từng tiết mục
- Đảm bảo chương trình diễn ra đúng timeline, xử lý sự cố kịp thời.
- Tương tác với khách tham dự
- Hướng dẫn, giải đáp, tạo không khí vui vẻ, thân thiện.
- Phối hợp với báo chí, truyền thông
- Hỗ trợ chụp ảnh, trả lời phỏng vấn, đưa tin nóng,…
- Giám sát an toàn toàn khu vực
- Theo dõi đám đông, kiểm soát trật tự, giữ gìn vệ sinh khu vực lễ hội.
Giai đoạn đánh giá sau sự kiện
Khi lễ hội kết thúc, Festival Planner không nghỉ ngơi ngay mà tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thu dọn, bàn giao hiện trường
- Kiểm kê tài sản, thanh lý hợp đồng thuê, thu hồi thiết bị,…
- Tổng hợp dữ liệu sự kiện
- Số người tham gia, mức độ tương tác truyền thông, phản hồi khách mời,…
- Báo cáo hiệu quả với khách hàng
- Cung cấp bản báo cáo chi tiết: chi phí – lợi ích, rủi ro – giải pháp, kết quả truyền thông,…
- Rút kinh nghiệm cho dự án sau
- Ghi nhận điểm tốt và những phần cần cải thiện.
ACEThuậnViệt – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Trong ngành tổ chức sự kiện đầy cạnh tranh, ACE Thuận Việt tự hào là một trong những Festival Planner uy tín hàng đầu, với hơn 13 năm kinh nghiệm thực chiến cùng hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khắp Việt Nam.
Vì sao nên chọn ACE Thuận Việt?
- Chuyên môn sâu – thực chiến mạnh
- Chúng tôi sở hữu đội ngũ planner chuyên nghiệp, từng tham gia tổ chức các sự kiện lớn như: Lễ hội Văn hóa Việt – Nhật, Lễ hội Đường phố TP.HCM, Ngày hội Ẩm thực quốc tế,…
- Tối ưu chi phí – tối đa trải nghiệm
- Với hệ thống đối tác lâu năm và quy trình làm việc tinh gọn, ACE Thuận Việt luôn giúp khách hàng kiểm soát ngân sách hiệu quả mà vẫn đảm bảo trải nghiệm ấn tượng.
- Sáng tạo đột phá – truyền thông đồng bộ
- Mỗi lễ hội đều có concept độc quyền, thiết kế phù hợp văn hóa địa phương và kế hoạch truyền thông tích hợp từ online đến offline.
- Hệ thống vận hành chuyên nghiệp
- Từ khâu tiền kỳ đến ngày diễn ra và hậu sự kiện, mọi việc đều được chuẩn hóa, có checklist – quy trình rõ ràng – đội ngũ kiểm soát chất lượng chuyên trách.
- Tư vấn tận tâm – đồng hành dài lâu
- Chúng tôi luôn xem khách hàng là đối tác lâu dài, đồng hành không chỉ trong một lễ hội mà xuyên suốt chiến lược thương hiệu hoặc các chuỗi sự kiện tiếp theo.
Lời kết
Festival Planner là một nghề kết hợp giữa sáng tạo, quản trị và kết nối cộng đồng. Họ chính là người đứng sau những lễ hội rực rỡ ánh sáng, đậm sắc màu văn hóa, mang lại niềm vui cho hàng ngàn người tham dự. Để tổ chức một lễ hội thành công, bạn không thể thiếu một người lên kế hoạch vững vàng, hiểu thị trường, có kỹ năng tổ chức sự kiện bài bản và cái tâm với cộng đồng.
Và nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đồng hành lý tưởng để tổ chức lễ hội, sự kiện văn hóa – hãy để ACE Thuận Việt trở thành người bạn đáng tin cậy trên hành trình tạo ra những trải nghiệm lễ hội ý nghĩa và đáng nhớ nhất.
📞 Liên hệ với ACE Thuận Việt ngay hôm nay để cùng nhau biến ý tưởng của bạn thành một lễ hội thành công ngoài mong đợi!
- Address: Haco Building Ngõ 194 Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: acethuanviet.vn
- Fanpage: ACEThuanViet – Angeline Creative Event
- Hotline: 0786734931 – 0786341856 – 0778341866
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Thuận Việt để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
