Hướng Dẫn Tổ Chức Họp Báo Ra Mắt Sản Phẩm Mới Chuyên Nghiệp 2025

Chào bạn, nếu bạn đang tìm kiếm bí quyết để triển khai một buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới thật ấn tượng và chuyên nghiệp, bài viết này sẽ mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan từ A đến Z. Với kinh nghiệm đúc kết trong ngành sự kiện và truyền thông, mình hi vọng những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có được chiến lược hoàn hảo, thu hút sự chú ý của báo chí, khách mời và khán giả. Hãy cùng bắt đầu tìm hiểu những bước chuẩn bị cần thiết cùng các lưu ý quan trọng, để đảm bảo buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới thành công rực rỡ.

Tổng quan về họp báo ra mắt sản phẩm mới

Việc tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới không chỉ là dịp để doanh nghiệp công bố thông tin ra thị trường, mà chính là cơ hội để ghi dấu ấn mạnh mẽ với giới truyền thông, khách hàng tiềm năng và đối tác. Một buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới được xây dựng bài bản sẽ tạo nên hiệu ứng truyền thông tích cực, giúp sản phẩm mới của bạn nhanh chóng tiếp cận công chúng và khẳng định vị thế thương hiệu.

Mục đích của buổi họp báo

1. Công bố thông tin chính thức: Họp báo ra mắt sản phẩm mới là dịp để doanh nghiệp cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác nhất về tính năng, lợi ích, câu chuyện nghiên cứu, phát triển… Tất cả đều được truyền tải trước báo chí – những kênh tiếp cận truyền thông uy tín.
2. Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Một sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới diễn ra bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong mắt nhà báo, đối tác, khách hàng. Về lâu dài, đó là nền tảng xây dựng uy tín thương hiệu.
3. Thu hút sự quan tâm: Từ họp báo ra mắt sản phẩm mới, bạn có thể mở ra nhiều cơ hội lan tỏa trên mạng xã hội, kênh truyền hình, trang báo điện tử… Tâm điểm của họp báo ra mắt sản phẩm mới chính là khả năng khơi dậy sự tò mò, hứng thú của công chúng.
4. Phản hồi sớm: Trong buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới, bạn có thể lắng nghe những câu hỏi, chia sẻ từ phóng viên, blogger… Từ đó, doanh nghiệp thu thập ý kiến, cải thiện sản phẩm, hoặc điều chỉnh chiến lược marketing.

Đối tượng tham dự

Trong một buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới, các nhóm khách mời thường bao gồm:

• Phóng viên, nhà báo: Đại diện cho các tờ báo in, báo điện tử, đài truyền hình, kênh phát thanh…
• Blogger, influencer: Những cá nhân có sức ảnh hưởng, chuyên viết review, chia sẻ trên mạng xã hội.
• Đối tác, nhà đầu tư: Nhà cung cấp, người hợp tác kinh doanh, thậm chí cổ đông.
• Khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng: Tùy loại sản phẩm, doanh nghiệp có thể mời nhóm người đại diện tệp khách mục tiêu.
• Nhân viên, ban lãnh đạo: Thể hiện sự đoàn kết nội bộ, “góp lửa” cho không khí buổi họp báo.

Việc xác định đúng đối tượng tham dự giúp bạn tối ưu hóa thông điệp, hình thức trình bày, cũng như phương án truyền thông cho buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới.

Thời điểm tổ chức phù hợp

Khi cân nhắc họp báo ra mắt sản phẩm mới, lựa chọn thời điểm tổ chức là quyết định quan trọng. Nên tránh:

1. Mùa cao điểm: Lễ tết, kỳ nghỉ hè… vì giới truyền thông có thể bận rộn, phân tán sự chú ý.
2. Trùng ngày sự kiện lớn khác: Người làm báo có thể đang tất bật với sự kiện lớn, lễ hội quốc gia… dẫn đến tỷ lệ tham dự họp báo giảm.
3. Thời điểm quá muộn: Nếu bạn muốn tung sản phẩm ra thị trường ngay sau họp báo, hãy tổ chức trước tối thiểu 1-2 tuần, để tạo đà truyền thông, giới thiệu.

Nên chọn ngày trong tuần, giờ hành chính (từ 9-11h sáng hoặc 14-16h chiều) để thu hút sự tham gia thuận lợi từ báo chí. Thời lượng buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới thường 1,5 – 2 giờ là vừa đủ.

Các bước chuẩn bị cho buổi họp báo

Lập kế hoạch và timeline

Bắt đầu bằng một kế hoạch rõ ràng, liệt kê từng mốc thời gian. Đừng quên xác định mục tiêu chính: ra mắt sản phẩm A, B hay loạt sản phẩm, khẳng định thương hiệu, mong muốn tạo hiệu ứng truyền thông ra sao… Dựa trên mục tiêu, bạn sắp xếp timeline:

1. Trước sự kiện 2-3 tháng: Chốt ngày, địa điểm, ngân sách, format họp báo ra mắt sản phẩm mới.
2. Trước sự kiện 1 tháng: Thiết kế concept, gửi thư mời ban đầu, soạn thảo thông cáo báo chí, quay video teaser…
3. Trước sự kiện 1 tuần: Xác nhận khách mời, chuẩn bị tài liệu, test thiết bị, final concept.
4. Trước sự kiện 1 ngày: Tổng duyệt, xếp chỗ, cài đặt trang trí, check lần cuối.

Timeline cụ thể giúp bạn bám sát tiến độ, tránh bị động. Mọi người trong ban tổ chức cũng dễ nắm bắt công việc, nâng cao hiệu suất.

Chuẩn bị ngân sách

Dù quy mô lớn hay nhỏ, việc “lên ngân sách” là điều tiên quyết khi tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới. Bạn cần dự trù:

• Thuê địa điểm: Phòng hội nghị khách sạn, trung tâm hội nghị, coworking space… tùy sức chứa, trang thiết bị.
• Trang trí, thiết bị: Backdrop, banner, standee, âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, mic, ghế ngồi, cổng chào…
• Dịch vụ catering: Nước uống, teabreak, bánh kẹo, nếu sự kiện kéo dài.
• Chi phí MC, PG: Tuỳ yêu cầu độ chuyên nghiệp, tên tuổi MC.
• Phí quay phim, chụp ảnh: Ekip truyền thông, quay lại toàn bộ chương trình, chụp hình khách mời.
• Quà tặng, press kit: Sản phẩm sample, brochure, gift set…
• Chi phí phát sinh: Dự phòng 10-20% để phòng rủi ro.

Có ngân sách rõ ràng giúp bạn chủ động, tránh phung phí hoặc thiếu hụt. Luôn lập bảng tính chi tiết, kiểm soát từng khoản trước – trong – sau họp báo.

Chọn địa điểm phù hợp

Địa điểm họp báo ra mắt sản phẩm mới ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và sự tiện lợi. Một số tiêu chí:

1. Sức chứa: Ước tính số phóng viên, khách tham dự, thường dao động 50-200 người (tùy quy mô). Địa điểm phải đủ ghế, chỗ đứng, lối đi.
2. Trang thiết bị: Có sân khấu, màn hình LED hoặc máy chiếu, đèn chiếu, loa, micro.
3. Vị trí thuận tiện: Dễ tìm, giao thông không quá phức tạp, có bãi đỗ xe.
4. Dịch vụ đi kèm: Một số nơi cung cấp setup, trang trí, tiệc nhẹ, giảm bớt việc ban tổ chức phải lo liệu.

Nếu bạn dự định ra mắt sản phẩm công nghệ, showroom mới, có thể tổ chức ngay tại địa điểm kinh doanh. Còn nếu sản phẩm mang tính chuyên môn, hội trường hoặc trung tâm hội nghị lớn sẽ tạo không khí trang trọng, chuyên nghiệp.

Thiết kế concept sự kiện

Concept là “linh hồn” của buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới. Tất cả chi tiết từ backdrop, sân khấu, âm nhạc, MC, dress code… nên thống nhất chủ đề. Ví dụ:

• Concept futurist: Nếu sản phẩm công nghệ, gam màu xanh dương, bạc, LED, nhạc nền điện tử.
• Concept thiên nhiên: Nếu sản phẩm thân thiện môi trường, trang trí hoa, cây xanh, background thiên nhiên.
• Concept sang trọng: Tông màu đen, vàng kim, đính kèm ánh sáng lộng lẫy, phù hợp sản phẩm cao cấp.

Việc định hướng concept giúp buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới không bị rời rạc. Bạn nên trao đổi với designer, đội ngũ trang trí để bảo đảm tất cả bám sát chủ đề. Đồng thời, đừng quên liên kết concept với thông điệp sản phẩm muốn truyền tải.

Công tác truyền thông trước họp báo

Soạn thảo thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí (press release) là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin chính thức về sản phẩm. Thông cáo báo chí thường gồm:

1. Tiêu đề: Ngắn gọn, thu hút, nêu rõ sản phẩm mới là gì.
2. Phần mở: Tóm tắt ai, cái gì, khi nào, ở đâu, lý do ra mắt, tầm quan trọng.
3. Nội dung chi tiết: Giới thiệu tính năng, lợi ích, câu chuyện phát triển.
4. Trích dẫn: Lãnh đạo công ty, chuyên gia, đối tác phát biểu.
5. Thông tin liên hệ: Tên người phụ trách PR, số điện thoại, email, website.

Soạn thông cáo báo chí cô đọng, dễ hiểu, không “phô trương.” Gửi thông cáo này cho báo đài, phóng viên, blogger trước ngày họp báo ra mắt sản phẩm mới khoảng 1 tuần – 10 ngày.

Gửi thư mời báo chí

Thư mời nên ngắn gọn, nêu rõ mục đích họp báo, thời gian, địa điểm, nội dung chính, lý do phóng viên nên tham dự. Đừng quên RSVP (yêu cầu xác nhận) để ước lượng số chỗ, sắp xếp chỗ ngồi VIP. Gửi qua email kèm file PDF, hoặc in giấy mời sang trọng (nếu đối tượng rất VIP).

Bạn có thể sử dụng email marketing, hoặc gọi điện theo dõi phóng viên thân quen. Đừng gửi quá cận ngày, dễ khiến họ xếp lịch khó, hoặc bị “chìm” trong nhiều sự kiện khác.

Teaser marketing

Trước khi diễn ra họp báo ra mắt sản phẩm mới, tạo “buzz” thu hút cộng đồng. Có thể thông qua:

• Mạng xã hội: Đăng teaser video, hình ảnh “úp mở” về sản phẩm.
• Trang web công ty: Banner countdown “Còn 7 ngày đến họp báo ra mắt sản phẩm mới.”
• Email: Gửi newsletter hé lộ một số tính năng nổi bật, kêu gọi “Hãy chờ đón sự ra mắt vào ngày X.”

Teaser marketing đánh vào tâm lý tò mò, khiến phóng viên, khách hàng muốn đến họp báo ra mắt sản phẩm mới để khám phá thêm. Tất nhiên, teaser cần giữ bí mật chút, tránh tiết lộ hết khiến mất hấp dẫn.

Dưới đây là teaser ra mắt sản phẩm mới của Mori Việt Nam:

https://www.youtube.com/embed/yuKQo25ruO4?si=z0K4yLWSs-ifa8Be

Chuẩn bị press kit

Press kit là bộ tài liệu dành cho báo chí trong ngày họp báo ra mắt sản phẩm mới. Thường gồm:

1. Thông cáo báo chí: In giấy, hoặc file PDF, tóm gọn thông tin.
2. Tài liệu giới thiệu: Lịch sử, giá trị cốt lõi, thông tin sản phẩm.
3. Hình ảnh: Logo, hình chụp sản phẩm, chân dung lãnh đạo (nếu cần).
4. Danh thiếp người liên hệ: PR manager, marketing manager, sẵn sàng trả lời câu hỏi.

Có press kit đầy đủ, phóng viên viết bài nhanh hơn, giảm bớt liên hệ lắt nhắt. Nhớ thiết kế press kit đẹp, đồng bộ thương hiệu, có thể kèm USB chứa video, ảnh chất lượng cao.

Kịch bản chi tiết buổi họp báo

Đón tiếp và check-in

1. Thời gian: Thường bắt đầu trước 30-45 phút so với giờ diễn ra chính thức.
2. Nhân sự: Đội lễ tân hoặc PG, ăn mặc đồng phục, tươi cười, hỏi tên khách, hướng dẫn chỗ ngồi.
3. Khu vực check-in: Có thể bố trí bảng ký tên, chụp ảnh backdrop, tặng quà chào mừng (tờ rơi, namecard, thẻ ra vào).
4. Âm nhạc: Nhạc nền nhẹ nhàng hoặc jazz, pop êm dịu, tạo không khí chào đón.

Phần trình bày chính

• MC mở màn: Giới thiệu lý do họp báo ra mắt sản phẩm mới, chào khách, nêu qua lịch trình.
• Phát biểu lãnh đạo: Giám đốc hoặc người đại diện nêu tóm tắt tầm nhìn, mục tiêu của sản phẩm.
• Chiếu video giới thiệu: Khoảng 2-3 phút, minh họa quá trình nghiên cứu, thiết kế, tính năng chủ đạo.

Trong kịch bản, MC cần có đoạn chuyển mượt mà, đảm bảo người nghe nắm rõ nội dung, không nhầm lẫn. Phần này kéo dài 15-20 phút, vừa đủ.

Phần demo sản phẩm

Phần quan trọng để tạo điểm nhấn. Tùy loại sản phẩm (công nghệ, mỹ phẩm, đồ gia dụng…), cách demo khác nhau:

1. Demo trực tiếp: Cho phóng viên xem, chạm, thử dùng.
2. Minh họa trên màn hình: Slide chi tiết, video 3D.
3. Mời chuyên gia, KOL: Thuyết trình, review, chia sẻ cảm nhận.

Nếu sản phẩm cần nhiều người trải nghiệm, bố trí khu vực demo riêng, có nhân viên hướng dẫn. Thời gian demo có thể 10-15 phút. Quan trọng là đảm bảo phóng viên, khách mời hiểu rõ lợi ích, tính độc đáo.

Q&A và networking

Đến phần Q&A, phóng viên đặt câu hỏi, đại diện công ty trả lời. Đây là lúc “bỏ túi” nhiều thông tin giá trị cho báo chí. Lưu ý:

• Chuẩn bị sẵn người trả lời: Lãnh đạo, kỹ sư, marketing manager.
• Thời gian: Khoảng 10-15 phút, tùy mức độ quan tâm.
• Cách thức: MC quản lý lượt hỏi, tránh lộn xộn, ai muốn hỏi cần giơ tay, cầm micro.

Sau Q&A, mời mọi người tham quan khu vực demo, chia sẻ danh thiếp, chụp ảnh lưu niệm. Mục đích giúp họ “cảm” sản phẩm sâu hơn, tạo cơ hội trao đổi chi tiết, “off-record” (không chính thức) với báo chí.

Chuẩn bị nội dung và tài liệu

Bài phát biểu của lãnh đạo

Để họp báo ra mắt sản phẩm mới thật ấn tượng, bài phát biểu nên:

1. Súc tích: 5-7 phút, nêu bối cảnh, quá trình phát triển, kỳ vọng tương lai.
2. Lồng ghép câu chuyện: Tại sao sản phẩm ra đời, đáp ứng nhu cầu gì?
3. Cảm ơn: Tri ân đội ngũ, đối tác, người ủng hộ.

Tránh nói lan man, dùng từ ngữ quá “thô cứng.” Chúng ta có thể bổ sung chi tiết cá nhân, số liệu, kèm một chút hài hước để thu hút người nghe.

Slide presentation

Slide thường hỗ trợ phần thuyết trình chính, nêu tính năng, điểm nổi bật của sản phẩm:

• Bố cục khoa học: Mỗi slide 1 ý, gọn gàng, không quá nhiều chữ.
• Hình ảnh minh họa: Có thể chèn ảnh thực tế, biểu đồ, infographic để phóng viên dễ hình dung.
• Màu sắc nhất quán: Theo nhận diện thương hiệu, rõ ràng, không rối mắt.

Đảm bảo slide test trước, font chữ hiển thị đầy đủ, không lỗi đường dẫn video. Slide cần hài hòa, bổ trợ MC chứ không “cướp sân” hay đọc chép nguyên slide.

Video giới thiệu sản phẩm

Nếu sản phẩm mới phức tạp, video là cách tuyệt vời để tóm lược. Khoảng 2-3 phút, nội dung:

1. Quá trình phát triển: Nhóm nghiên cứu, công nghệ áp dụng, triết lý thiết kế.
2. Chức năng chính: Những ưu điểm vượt trội.
3. Định vị: Dành cho ai, giải quyết vấn đề gì, hướng tới nhu cầu nào?

Video cần chất lượng hình ảnh, âm thanh tốt, có phụ đề (nếu đối tượng quốc tế). Lưu ý bám sát chủ đề, tránh “liên thiên” khiến người xem bối rối.

Xem thêm về video giới thiệu sản phẩm của Vinamilk:

https://www.youtube.com/embed/DHkz0DsJdQs?si=OXGO7L7-oOVSRhJ0

Tài liệu cho báo chí

Ngoài thông cáo báo chí, một gói press kit đầy đủ gồm:

• Brochure: Tóm tắt thông tin sản phẩm, câu chuyện, ưu điểm.
• Hình ảnh chất lượng cao: Logo, ảnh sản phẩm, ảnh lãnh đạo (dạng PNG, JPG), phóng viên có thể dùng minh họa bài viết.
• Thông tin liên hệ: Người phụ trách PR, marketing manager, hotline…

Nếu có nhiều tài liệu, bạn có thể chuẩn bị USB in logo hoặc link QR code cho phóng viên tải về. Hãy đảm bảo sắp xếp thứ tự, dán nhãn rõ ràng, tránh nhầm lẫn.

Setup địa điểm và thiết bị kỹ thuật

Bố trí sân khấu và backdrop

Khi tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới, sân khấu là nơi diễn ra các hoạt động chính (phát biểu, demo, Q&A). Vì thế:

1. Diện tích đủ dùng: Khoảng cách cho MC, diễn giả đứng thoải mái, chừa chỗ cho tủ trưng bày sản phẩm.
2. Backdrop: In hình sản phẩm, tên công ty, chủ đề sự kiện, ngày tháng. Kích thước tùy khán phòng, đặt ngay sau sân khấu, trung tâm.
3. Bục phát biểu: Hoặc bàn (podium), trang trí hoa, micro cố định, tạo vẻ chuyên nghiệp.

Nếu có MC, ca sĩ, ban nhạc nhỏ, nên bố trí đường dây âm thanh an toàn, che khuất, tránh “vướng víu” lối đi.

https://www.youtube.com/embed/DJYyo1_F3vI?si=gfHn3Pjg76F2yFi

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Âm thanh tốt đảm bảo bài nói rõ ràng, không hú rè, phóng viên có thể nghe đủ chi tiết. Bạn cần:

• Loa: Số lượng, vị trí, công suất phù hợp quy mô phòng họp báo.
• Micro: Ít nhất 2 micro cầm tay cho MC, 1 micro cổ ngỗng ở bục phát biểu, micro không dây cho diễn giả di chuyển.
• Mixer: Người kỹ thuật theo dõi volume, tắt bật micro khi cần.

Ánh sáng:

• Đèn chiếu sân khấu: Tối thiểu 2-4 đèn pha, spotlight hướng vào khu vực MC, diễn giả.
• Đèn nền: Tạo hiệu ứng, tránh tối tăm góc khán phòng.
• Check an toàn điện: Ổ cắm, dây điện, tránh nguy cơ chập cháy.

Khu vực trưng bày sản phẩm

Dành riêng 1 góc trưng bày (booth) cho sản phẩm mới, giúp phóng viên “chạm tay,” chụp ảnh. Nên bố trí:

• Bàn, kệ: Màu sắc và chất liệu hài hòa với chủ đề.
• In standee: Mô tả tính năng chính, thông số kỹ thuật.
• Nhân viên giải đáp: Tại booth luôn có 1-2 nhân viên hiểu rõ sản phẩm, sẵn sàng demo.

Điều này giúp “họp báo ra mắt sản phẩm mới” không dừng lại ở lời nói, mà có trải nghiệm thực tế, củng cố độ tin cậy.

Khu vực phỏng vấn

Sau khi kết thúc phần trình bày, phóng viên thường muốn phỏng vấn riêng lãnh đạo, kỹ sư trưởng hoặc đại diện công ty. Bạn nên chuẩn bị 1 góc phỏng vấn:

1. Background: Treo banner, logo.
2. Ghế ngồi: Bàn thấp, ghế thoải mái, micro dự phòng.
3. Ánh sáng: Đảm bảo quay phim, chụp ảnh rõ nét.

Khu vực này nên tách biệt sân khấu chính để không làm phiền phần Q&A chung. Phóng viên muốn hỏi sâu hoặc quay clip phỏng vấn thì mời sang phòng phỏng vấn yên tĩnh.

Nhân sự cho buổi họp báo

MC và người dẫn chương trình

MC dẫn dắt, kết nối, giới thiệu các phần, giữ nhịp họp báo ra mắt sản phẩm mới. Chọn MC:

1. Thân thiện, linh hoạt: Xử lý khi phóng viên đặt câu hỏi hóc búa.
2. Am hiểu sản phẩm: Sẵn sàng giải thích ngắn gọn, dẫn ý, tránh sai lệch thông tin.
3. Kinh nghiệm: Từng dẫn sự kiện họp báo, talkshow, có khả năng kiềm chế bầu không khí.

Nếu ngân sách eo hẹp, bạn có thể chọn MC nội bộ am hiểu công ty. Nhưng nếu sản phẩm quan trọng, cần hình ảnh chuyên nghiệp, MC chuyên nghiệp là lựa chọn an toàn.

Đội ngũ PR và media

Trong buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới, đội PR chịu trách nhiệm về:

• Giao tiếp với phóng viên: Điều phối phỏng vấn, cung cấp press kit, chụp ảnh.
• Ghi chép thông tin: Ghi lại câu hỏi, quan tâm của báo, giám sát tin bài.
• Quản lý fanpage, website: Livestream (nếu có), đăng ảnh “behind the scenes,” update tin nóng.

Họ cũng phụ trách việc “thu thập link bài báo” sau đó, theo dõi tác động truyền thông, báo cáo lãnh đạo. Lên kế hoạch “follow up” (gửi thêm dữ liệu, hình ảnh) sau họp báo để hỗ trợ phóng viên viết bài tốt nhất.

Nhân viên kỹ thuật

Người vận hành thiết bị âm thanh, đèn, máy chiếu. Họ:

• Thiết lập sẵn: Loa, mic, đèn, laptop, cáp kết nối.
• Theo dõi: Bật tắt mic đúng lúc, canh volume, chiếu slide…
• Sửa chữa khẩn cấp: Nếu micro hỏng, thay cáp, reset máy tính.

Bạn nên lập một nhóm chat chung (hoặc bộ đàm) để MC, kỹ thuật, ban tổ chức phối hợp nhịp nhàng, tránh lạc nhịp.

Đội ngũ hậu cần

Đội hậu cần là “mạch ngầm” bảo đảm sự kiện suôn sẻ:

• Setup sân khấu, khu vực trưng bày, standee, cổng chào.
• Bố trí bàn ghế, cung cấp nước uống, dán tên, sắp xếp quà tặng.
• Dọn dẹp, bảo quản tài sản, xử lý rác sau sự kiện.

Hậu cần nên có bản checklist, liệt kê từng chi tiết: cắm hoa, đặt baner, sắp xếp name tag, cài micro… Chất lượng của họp báo ra mắt sản phẩm mới phụ thuộc không nhỏ vào tính cẩn thận của đội hậu cần.

Các hoạt động trong buổi họp báo

Giới thiệu tổng quan sản phẩm

Phần giới thiệu tổng quan sản phẩm thường nằm trong bài trình bày chính. Mục tiêu là làm nổi bật:

1. Ý tưởng: Tại sao sản phẩm này ra đời? Giải quyết vấn đề gì của thị trường?
2. Quá trình nghiên cứu: Khó khăn, công nghệ, nhân sự tham gia, thời gian hoàn thiện.
3. Ưu điểm: Tính năng độc đáo, giá cả cạnh tranh, chính sách bảo hành.

Nếu có slide, video, infographic hỗ trợ, hãy trình chiếu một cách logic, mạch lạc. MC hoặc diễn giả nên dùng ngôn từ gần gũi, tránh quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật gây khó hiểu.

Demo tính năng nổi bật

Sau khi nói chung chung, hãy đi sâu vào demo. Mọi buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới thành công đều có màn “trình diễn” thuyết phục, để phóng viên và khách mời tận mắt thấy những điểm “wow.”

• Minh họa trực tiếp: Nếu là app, có thể chiếu màn hình, thao tác. Nếu là thiết bị, có thể bật/tắt, thử chức năng.
• Mời khách trải nghiệm: 1-2 người lên sân khấu cầm sản phẩm, dùng thử.
• Video cận cảnh: Góc quay macro, highlight chi tiết.

Lưu ý, hãy test thiết bị, đảm bảo demo trơn tru, hạn chế lỗi “treo máy” hoặc hỏng hóc. Nếu sợ rủi ro, bạn có thể quay clip demo trước, rồi phát song song với trình diễn.

Chia sẻ chiến lược phát triển

Có thể mời đại diện marketing hoặc brand manager chia sẻ chiến lược ra thị trường, kênh phân phối, ưu đãi. Qua đó, báo chí hiểu sản phẩm không chỉ “ra mắt” mà còn có lộ trình cụ thể, cam kết dịch vụ hậu mãi.

Phần này cũng là dịp bạn kêu gọi hợp tác, mời khách hàng, đối tác đăng ký đại lý, phân phối. Hoặc nếu bạn đang tìm quỹ đầu tư, khéo léo “nhá” thông tin để thu hút nhà đầu tư tiềm năng.

Giao lưu với khách mời

Phần Q&A mở rộng. Nếu MC thấy nhiều câu hỏi, có thể sắp xếp phiên giao lưu. Mọi người giơ tay, đặt câu hỏi, lãnh đạo hoặc chuyên gia trả lời. Qua đây, bạn “đo” được mức độ quan tâm, góc nhìn của người ngoài.

Sau Q&A, đôi khi có mini game, bốc thăm tặng quà. Phóng viên rất thích quà tặng độc đáo, voucher, sample để họ dùng thử, viết bài review. Cách này tạo không khí vui vẻ, tăng cảm giác được chào đón.

Follow-up sau họp báo

Thu thập phản hồi báo chí

Sau khi sự kiện kết thúc, đừng nghĩ “xong rồi.” Bạn nên chủ động liên hệ, hỏi phóng viên cần thêm hình ảnh, thông tin gì không. Thu thập link bài báo đã xuất bản, xem bài có chính xác, có thiếu chỗ nào cần đính chính.

Bên cạnh đó, ghi chú lại ai có vẻ thích sản phẩm, ai đặt nhiều câu hỏi, tiềm năng hợp tác. Có thể mời họ dùng thử lâu hơn, gửi thêm mẫu, con số chi tiết để họ viết bài sâu.

Gửi thông tin bổ sung

Nếu buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới trôi chảy, một số phóng viên muốn viết bài phân tích, phỏng vấn lãnh đạo. Hãy cho họ email, số điện thoại PR manager, sẵn sàng cung cấp thêm tài liệu, hình ảnh độ phân giải cao.

Đừng quên “theo dõi” phóng viên trên Facebook, LinkedIn. Thi thoảng, tương tác, gửi tin nhắn, duy trì mối quan hệ. Lần sau khi bạn ra mắt sản phẩm mới, họ sẽ sẵn sàng hỗ trợ truyền thông.

Đánh giá hiệu quả truyền thông

Việc đánh giá hiệu quả sau họp báo ra mắt sản phẩm mới giúp bạn hiểu chiến lược đã “trúng” chưa, cần chỉnh gì cho lần tiếp theo:

• Số lượng bài báo, tin tức: Bao nhiêu trang tin, báo in, kênh truyền hình đưa tin?
• Tương tác mạng xã hội: Lượng like, share, comment khi bạn đăng post, livestream.
• Lượt truy cập website: Tăng mạnh hay không, tỉ lệ chuyển đổi ra sao?
• Phản hồi khách hàng: Họ có quan tâm, ghi danh, đăng ký mua, để lại thông tin liên hệ?

Đồng thời, ban tổ chức ngồi lại, rút kinh nghiệm từ những điểm bất cập (thiếu micro, setup trễ, timeline kéo dài…) để hoàn thiện quy trình cho sự kiện sau.

Báo cáo tổng kết

Cuối cùng, lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo, hoặc chia sẻ với toàn đội:

• Tổng quan: Sự kiện diễn ra ngày nào, ai tham dự, thời lượng.
• Kết quả: Số bài báo, coverage, feedback.
• Điểm tốt: Mục tiêu đạt hay chưa, thành công nổi bật.
• Điểm cần khắc phục: Nêu cụ thể, đề xuất giải pháp.

Báo cáo này là tư liệu quý, giúp công ty lưu lại toàn bộ trải nghiệm, phục vụ cho kế hoạch truyền thông sản phẩm mới tiếp theo.

Lời kết

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp khẳng định giá trị thương hiệu, chia sẻ câu chuyện sáng tạo, đồng thời thu hút sự chú ý từ báo chí, khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, hành trình này đòi hỏi sự chuẩn bị công phu từ khâu lên kế hoạch, xây dựng kịch bản, chọn địa điểm, quản lý ngân sách, đến thực thi và follow-up sau sự kiện.

Một buổi họp báo thành công là khi thông tin sản phẩm được truyền đạt rõ ràng, các câu hỏi từ phóng viên được giải đáp mạch lạc, và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp khắc sâu trong tâm trí người tham dự. Để làm được điều đó, đừng quên đầu tư thời gian cho việc xây dựng thông cáo báo chí, thiết kế concept, chuẩn bị press kit, và tổ chức buổi demo sản phẩm ấn tượng.

Hi vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ đồng hành cùng bạn trong quá trình lên ý tưởng và triển khai họp báo ra mắt sản phẩm mới. Chúc bạn thật nhiều thuận lợi, lan tỏa được giá trị cốt lõi của sản phẩm và gặt hái thành công trong chiến dịch truyền thông sắp tới!

——————————————-