Chào bạn! Nếu bạn đang ấp ủ ý định khởi đầu một cửa hàng, một văn phòng mới hay một cơ sở kinh doanh, “kịch bản tổ chức lễ khai trương” là cụm từ không thể thiếu trong danh sách công việc. Việc lên kịch bản trước không chỉ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, mà còn giúp sự kiện diễn ra trôi chảy hơn. Bài viết dưới đây chia sẻ về cách xây dựng, bố cục, nội dung và những lưu ý cần thiết trong kịch bản tổ chức lễ khai trương. Mục tiêu là để bạn có trong tay một hướng dẫn chi tiết, vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo thành công và lưu lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời.
Bài viết này khá dài, mời bạn cùng dành thời gian khám phá trọn vẹn để nắm rõ mọi chi tiết nhé.
Tổng quan về kịch bản lễ khai trương
Tầm quan trọng của kịch bản chi tiết
Kịch bản tổ chức lễ khai trương là nền tảng, là “xương sống” giúp bạn điều phối toàn bộ chương trình: từ khi khách mời đặt chân đến đến lúc sự kiện khép lại. Một kịch bản chi tiết góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp, gọn gàng; giảm thiểu rủi ro phát sinh và tạo dấu ấn trong tâm trí mọi người.
Khi doanh nghiệp hay cửa hàng xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương, người phụ trách sẽ kiểm soát rõ ràng timeline: các hoạt động chính, cách MC dẫn dắt, thời điểm phát biểu của lãnh đạo, nghi thức cắt băng, trao quà… Nhờ đó, không khí buổi lễ luôn sôi động, hấp dẫn, tránh tình trạng lúng túng hay trễ nải.
Thực tế, có nơi “tùy cơ ứng biến” mà không hề soạn thảo kịch bản tổ chức lễ khai trương. Kết quả thường là buổi lễ thiếu điểm nhấn, đôi khi xảy ra những khoảnh khắc chờ đợi lãng phí, hoặc các hoạt động không được kết nối hợp lý. Chính vì vậy, tầm quan trọng của kịch bản lễ khai trương chi tiết là điều không thể phủ nhận.
Xem thêm: Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương Thành Công Từ A-Z
Các thành phần cần có trong kịch bản
Trong một kịch bản tổ chức lễ khai trương hoàn chỉnh, thường chúng ta thấy ít nhất những phần sau:
- Timeline sự kiện: Bao gồm các mốc thời gian chính (giờ đón khách, giờ chương trình bắt đầu, giờ cắt băng, giờ bế mạc…).
- Nội dung dẫn dắt của MC: Cách MC mở đầu, giới thiệu, dẫn dắt các hoạt động, mời lãnh đạo phát biểu.
- Nghi thức khai trương: Thường có cắt băng, múa lân (nếu cần), phát biểu, chúc mừng.
- Hoạt động phụ trợ: Văn nghệ, trò chơi, bốc thăm may mắn…
- Phân công nhân sự: Ai chịu trách nhiệm chạy âm thanh, ánh sáng, ai đón khách, ai quản lý quà tặng, ai kiểm soát thời gian.
Một kịch bản tổ chức lễ khai trương thành công phải nêu rõ ràng những mục trên, đồng thời có chú thích hoặc hướng dẫn cụ thể cho MC, cho người kỹ thuật. Chính vì vậy, bạn nên đặt mình vào vị trí người thực hiện, viết kịch bản sao cho ai đọc cũng hiểu quy trình.
Xem thêm: 8 Bước Trong Quy Trình Tổ Chức Lễ Khai Trương Chuyên Nghiệp 2025
Những yếu tố quyết định thành công
Dù kịch bản tổ chức lễ khai trương có hay đến đâu, bạn vẫn nên lưu tâm một số yếu tố sau để đảm bảo sự kiện thành công trọn vẹn:
- Phù hợp với văn hóa, chủ đề: Nếu khai trương showroom nội thất, phong cách sự kiện thường sang trọng, tinh tế. Nếu khai trương quán café trẻ trung, kịch bản có thể mang màu sắc vui tươi, nhộn nhịp.
- Quản lý thời gian chặt chẽ: Từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc, hoạt động nào diễn ra lúc mấy giờ, diễn ra trong bao lâu, luôn phải có dự phòng.
- Nhân sự chuyên nghiệp: Người làm MC, đội ngũ hậu cần, kỹ thuật, lễ tân… đều nên được huấn luyện để hiểu kịch bản tổ chức lễ khai trương, phối hợp ăn ý.
- Truyền thông trước – trong – sau: Sự kiện có thể trở nên “bom tấn” nếu được truyền thông khéo léo, kích thích khách tham dự, lan tỏa mạnh mẽ trên mạng xã hội hay báo chí.
Kết hợp tốt những yếu tố này, kịch bản tổ chức lễ khai trương của bạn sẽ phát huy tối đa hiệu quả, tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời.
Timeline chi tiết trước ngày diễn ra sự kiện
Công tác chuẩn bị trước 1 tháng
Khi nói đến kịch bản tổ chức lễ khai trương, nhiều người thường chỉ nghĩ đến ngày tổ chức. Tuy nhiên, giai đoạn tiền kỳ trước khoảng 1 tháng là lúc bạn đặt nền móng vững chắc:
- Chọn ngày giờ: Tính đến yếu tố phong thủy (nếu cần), lịch rảnh rỗi của khách VIP, tránh trùng các ngày lễ lớn hoặc giai đoạn bận rộn.
- Xác định địa điểm: Nếu bạn khai trương ngay tại cửa hàng/ chi nhánh mới, hãy lên phương án trang trí. Nếu thuê địa điểm ngoài, thương lượng giá, chốt thời gian, ký hợp đồng.
- Lập ngân sách: Bao gồm chi phí địa điểm, trang trí, âm thanh – ánh sáng, MC, quà tặng, in ấn, ẩm thực…
- Phân công ban tổ chức: Ai là trưởng nhóm, ai phụ trách kỹ thuật, ai lo liên hệ khách VIP, ai làm truyền thông…
- Xác định concept: Ý tưởng chủ đề chung của buổi khai trương, màu sắc trang trí, phong cách dẫn dắt, lối bài trí.
Thường thì trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, bạn sẽ chia timeline rõ ràng. Giai đoạn 1 tháng này cũng là thời điểm liên hệ nhà cung cấp, đặt cọc, chuẩn bị các vật liệu (banner, cổng chào, standee), tránh nước đến chân mới nhảy.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Tổ Chức Lễ Khai Trương Thành Công 100% Từ Chuyên Gia
Công việc cần làm trước 1 tuần
Khi còn 1 tuần nữa là đến ngày G, lúc này kịch bản tổ chức lễ khai trương cần được triển khai ở bước chi tiết hơn:
- Gửi thiệp mời/ email mời: Nếu chưa mời trước đó, thì đây là hạn chót để đảm bảo khách mời nhận thông tin kịp. Nếu đã mời, nên làm thêm bước xác nhận (RSVP).
- Duyệt nội dung cuối: Xem lại kịch bản MC, timeline chi tiết, danh sách phát biểu, tiết mục văn nghệ (nếu có).
- Tập dượt: Có thể tổ chức buổi diễn tập nhỏ cho MC, đội múa, thử nhạc, chạy thử thiết bị âm thanh, ánh sáng.
- Đặt mua quà tặng: Nếu có quà tặng, voucher, in ấn catalog, tờ rơi, lúc này phải hoàn thành xong để tránh trễ.
- Kiểm tra logistic: Kho bãi, bàn ghế, backdrop, cổng chào… đã sẵn sàng chưa.
Một kịch bản tổ chức lễ khai trương tốt sẽ liệt kê đầy đủ danh sách hạng mục cần hoàn thành trong tuần cuối này, tránh sai sót.
Checklist ngày trước sự kiện
Đến sát ngày khai trương (tầm 1 ngày trước), công tác chuẩn bị phải gần như hoàn thiện, gồm:
- Trang trí không gian: Lắp đặt backdrop, dán banner, treo cờ, bóng bay…
- Set up thiết bị: Dàn âm thanh, micro, dây điện, ánh sáng sân khấu, máy chiếu (nếu cần).
- Lắp cổng chào: Đo, sắp xếp lối đi khách, khu vực đón tiếp.
- Kiểm tra gói ẩm thực: Nếu có tiệc teabreak, buffet, confirm thời gian giao hàng/ nấu nướng.
- Chuẩn bị trang phục MC, PG, nhân viên: Đảm bảo đồng bộ, lịch sự.
- Xác nhận lần cuối: Gọi điện, nhắn tin cho khách VIP, báo chí.
Vào chiều hoặc tối hôm trước, ban tổ chức thường tiến hành chạy thử toàn bộ kịch bản tổ chức lễ khai trương: MC duyệt lời dẫn, đội ngũ kỹ thuật test micro, loa, spotlight, sắp xếp chỗ ngồi… Đây là bước quan trọng để “khóa sổ” kịch bản, tránh phát sinh bất ngờ sáng hôm sau.
Kịch bản chi tiết ngày diễn ra lễ khai trương
Công tác chuẩn bị buổi sáng
Thông thường, kịch bản tổ chức lễ khai trương bắt đầu vào buổi sáng. Dưới đây là ví dụ timeline:
7h – 8h:
- Ekip hậu cần, MC, PG, kỹ thuật có mặt sớm.
- Kiểm tra lại âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, trang trí.
- Nhóm lễ tân xếp vật phẩm quà tặng, cài bảng tên, xếp khu vực check-in.
8h – 8h30:
- Khách bắt đầu đến, đội ngũ lễ tân đón tiếp, hướng dẫn, gửi quà lưu niệm (nếu có).
- MC cầm micro, bật nhạc nhẹ nhàng, tạo không khí chào đón.
Trong một kịch bản tổ chức lễ khai trương, việc chuẩn bị buổi sáng nên chặt chẽ để tránh lúng túng. Nếu trục trặc máy móc, bạn có ít thời gian xử lý. Tốt nhất, nên có mặt sớm hơn 30 phút so với dự định để có “một chút” thở và kiểm tra lần cuối.
Flow chương trình chính
Phần chương trình chính trong kịch bản tổ chức lễ khai trương thường diễn ra khoảng 60-90 phút (tùy quy mô). Ví dụ:
8h30 – 8h45:
- MC mời mọi người ổn định chỗ ngồi.
- MC khai mạc, giới thiệu tổng quan về sự kiện, doanh nghiệp, ý nghĩa ra đời của chi nhánh/ cửa hàng mới.
8h45 – 9h:
- Lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu. (5-7 phút)
- Đại diện đối tác, khách VIP phát biểu (nếu có).
9h – 9h10:
- Nghi thức cắt băng khai trương.
- Tiếng nhạc, bắn kim tuyến, chụp ảnh lưu niệm cùng khách VIP.
9h10 – 9h30:
- Giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ, mời khách tham quan.
- Có thể xen kẽ tiết mục nghệ thuật, mini game, bốc thăm may mắn.
Nếu có tiệc nhẹ, tiệc buffet, hãy sắp xếp sau 9h30. Lúc ấy, khách được thư giãn, dùng đồ ăn thức uống, giao lưu, chụp ảnh check-in. Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, một flow chương trình thông minh giúp tránh đông đúc, chen lấn, cũng khiến khách mời cảm thấy thoải mái.
Các hoạt động song song
Bên cạnh chương trình chính, kịch bản tổ chức lễ khai trương có thể “lồng” thêm hoạt động song song:
- Khu vực trải nghiệm: Nếu doanh nghiệp là spa, showroom điện thoại, siêu thị mini… ta dành khu cho khách thử dùng dịch vụ, sản phẩm.
- Khu vực mini game: Bánh xe quay số, đoán giá sản phẩm, check-in kèm hashtag…
- Góc chụp hình: Với background thương hiệu, khách có thể tự do chụp ảnh kỷ niệm.
Đội ngũ PG, nhân viên hỗ trợ có nhiệm vụ giải thích, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc. MC có thể linh hoạt qua lại giữa sân khấu và các hoạt động song song, bảo đảm không khí suốt sự kiện luôn nhộn nhịp.
Nghi thức trong lễ khai trương
Đón tiếp và sắp xếp khách mời
Ngay ở cổng, bạn cần có đôi ngũ lễ tân hoặc PG đứng để chào hỏi, mời khách vào. Họ có thể cài hoa cài áo (nếu có), trao quà welcome, hướng dẫn chỗ ngồi (nếu sự kiện có sơ đồ sắp xếp).
Đối với khách VIP, ban tổ chức cần cử người dẫn riêng, đảm bảo họ ngồi ở hàng ghế đầu hoặc vị trí trang trọng. Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, MC thường nhắc mọi người ổn định trước khi chương trình bắt đầu chính thức, tránh lộn xộn, trễ nải.
Nghi thức cắt băng khai trương
Đây là tâm điểm, là “giây phút vàng” của buổi lễ. Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, bạn có thể sắp xếp thứ tự:
- MC mời đại diện doanh nghiệp, khách VIP lên sân khấu.
- Tất cả cầm kéo, sẵn sàng cắt ruy băng.
- MC đếm ngược (5, 4, 3, 2, 1), âm nhạc dồn dập, kim tuyến (nếu có) bắn ra, chụp ảnh.
Cắt băng thường diễn ra nhanh (1-2 phút), nhưng vô cùng quan trọng. Nhớ chuẩn bị ruy băng đủ dài, kéo sắc, bàn để kéo (nếu cần), và phải tập dượt trước để tránh lóng ngóng.
Các nghi thức phong thủy (nếu có)
Một số doanh nghiệp quan tâm đến yếu tố tâm linh, phong thủy. Có thể mời thầy cúng, sư thầy làm lễ, hoặc tổ chức nghi thức gõ trống, thả bong bóng, múa lân sư rồng…
Những nghi thức này cần được sắp xếp khéo léo để không làm loãng chương trình, đồng thời tôn vinh văn hóa doanh nghiệp. Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, bạn nên bố trí thời lượng, không để nghi thức phong thủy chiếm quá dài, và lưu ý hướng dẫn khách mời về ý nghĩa của nghi lễ.
Phân công nhân sự và trách nhiệm
Ban tổ chức và điều phối
Ban tổ chức (BTC) là bộ phận quan trọng nhất, vạch ra toàn bộ kịch bản tổ chức lễ khai trương, giám sát tiến độ, xử lý mọi sự cố. Thường BTC gồm trưởng ban (người đại diện quyền quyết định), các thành viên phụ trách hậu cần, kỹ thuật, tài chính, nhân sự, truyền thông.
Trưởng ban sẽ họp với mọi người để duyệt timeline, chi tiết kịch bản, lên phương án nếu có rủi ro. Các thành viên BTC có nhiệm vụ báo cáo thường xuyên, đảm bảo sự phối hợp ăn ý.
Đội ngũ lễ tân và hậu cần
Lễ tân, PG là người trực tiếp đón tiếp, hướng dẫn khách. Họ cần có ngoại hình ưa nhìn, kỹ năng giao tiếp cơ bản, nắm rõ kịch bản tổ chức lễ khai trương để giải đáp thắc mắc sơ bộ.
Hậu cần thì lo trang trí, set up thiết bị, bố trí bàn ghế, quà tặng, quản lý kho… Họ phải có danh sách vật phẩm, đánh dấu và kiểm soát tình trạng từng món, sẵn sàng bổ sung nếu thiếu.
[h3] Ekip truyền thông và ghi hình
Ekip truyền thông (hoặc thuê ngoài) lo phần chụp ảnh, quay phim, livestream (nếu cần). Họ cần trao đổi trước với ban tổ chức để biết đâu là khoảnh khắc quan trọng (cắt băng, phát biểu), góc quay nào đẹp, ai là khách VIP nên lấy góc cận.
Sau sự kiện, ekip có thể tổng hợp ảnh, video highlight, biên tập thành bài đăng trên fanpage, website, gửi báo chí… Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, bạn nên dành thời gian để họ phỏng vấn khách VIP nếu muốn có tư liệu PR.
Template MC dẫn chương trình
Bài phát biểu khai mạc
MC thường mở đầu với một đoạn chào hỏi, giới thiệu lý do:
“Xin chào quý vị khách mời! Rất vui mừng được chào đón quý vị đến với buổi lễ khai trương của [Tên doanh nghiệp/cửa hàng] hôm nay. Đây là cột mốc đánh dấu sự xuất hiện chính thức của….”
Sau đó, MC khái quát về mục đích, chia sẻ nội dung chính của kịch bản tổ chức lễ khai trương, lịch trình, mời mọi người ổn định chỗ ngồi.
Kịch bản dẫn chương trình chính
Dưới đây là ví dụ sườn MC:
- Giới thiệu đại biểu: “Chúng tôi xin trân trọng giới thiệu sự hiện diện của….”
- Lời phát biểu lãnh đạo: “Kính mời ông/bà… có đôi lời chia sẻ…”
- Nghi thức cắt băng: “Giây phút quan trọng cũng đã đến, mời quý vị tiến lên…”
- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ: “Sau nghi thức cắt băng, xin mời quý vị tham quan…”
- Văn nghệ/Minigame: “Trong thời gian quý khách trải nghiệm, chúng tôi có chuẩn bị…”
- Bế mạc: “Chương trình xin phép kết thúc tại đây…”
MC nên linh hoạt theo tình hình thực tế, nếu phát sinh trễ giờ, hay một số hoạt động kéo dài, MC cần biết cách rút ngắn hoặc dời tiết mục để duy trì mạch chung của kịch bản tổ chức lễ khai trương.
Các tình huống phát sinh và cách xử lý
Trong quá trình diễn ra, MC có thể gặp vài tình huống:
- Khách VIP đến muộn: MC sẽ lùi phần phát biểu của họ, chuyển tiết mục văn nghệ lên trước.
- Micro hỏng: Phải dùng micro dự phòng hoặc nhanh chóng sửa chữa, MC cần giữ bình tĩnh, nói rõ với khán giả.
- Trời mưa hoặc mất điện (đối với sự kiện ngoài trời): MC thông báo chuyển sang không gian trong nhà, hay tạm dừng ngắn.
Khi soạn kịch bản tổ chức lễ khai trương, hãy có mục “Dự phòng sự cố” để MC nắm bắt, không bị động.
Quy trình tổ chức các hoạt động đi kèm
Chương trình văn nghệ và giải trí
Nhiều lễ khai trương có điểm nhấn là văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật: ca hát, nhảy múa, múa lân, múa trống nước, ảo thuật… Thứ tự tiết mục nên sắp xếp xen kẽ, tạo độ giãn giữa các phần phát biểu, tránh nhàm chán.
Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, bạn nên ghi chú thời lượng, đường dẫn nhạc (nếu sử dụng file mp3), tín hiệu MC cần ra để đội kỹ thuật mở nhạc. Nếu có band nhạc sống, cần bố trí chỗ đứng, kết nối âm thanh rõ ràng.
Minigame và hoạt động tương tác
Bên cạnh văn nghệ, bạn có thể lồng minigame: ví dụ như “đoán giá sản phẩm,” “lốc xoáy may mắn,” “bốc thăm trúng thưởng”… Hãy chuẩn bị quà nhỏ, voucher. Cách này giúp khách không chỉ ngồi nghe mà còn chủ động tham gia, tạo không khí vui vẻ.
Minigame thường diễn ra trong 5-10 phút, không nên quá dài làm gián đoạn mạch chương trình. MC cần nêu rõ luật, mời khách lên sân khấu, ghi nhận kết quả, trao quà ngay tại chỗ. Tính minh bạch, công bằng trong trò chơi cũng là điểm then chốt khiến khách có thiện cảm.
Trao quà và lucky draw
Lucky draw (rút thăm may mắn) hay bốc thăm trúng thưởng là phân đoạn được nhiều khách yêu thích, nhất là khi giải thưởng hấp dẫn. Khi soạn kịch bản tổ chức lễ khai trương, đừng quên ghi rõ:
- Thời điểm diễn ra (thường ở cuối chương trình).
- Cách thức nhận vé, phiếu.
- Cơ cấu giải thưởng.
- Phương án xử lý nếu khách trúng không có mặt.
Phần trao giải, hãy sắp xếp chụp ảnh với người trúng thưởng, tặng quà, tạo khoảnh khắc quảng bá thương hiệu.
Các tình huống khẩn cấp và giải pháp
Kế hoạch dự phòng thời tiết
Nếu bạn tổ chức khai trương ngoài trời, mưa gió là nỗi lo thường trực. Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, hãy dự trù phương án:
- Thuê rạp, lều bạt: Dựng sẵn, hoặc sẵn sàng lắp đặt nhanh nếu mưa đột ngột.
- Chuyển vào khu vực trong nhà: Nếu có sảnh lớn, hành lang đủ chỗ.
- Dời ngày: Phương án tệ nhất, nếu trời giông bão lớn. Tuy nhiên, việc dời ngày ảnh hưởng đến khách mời, nên phải thông báo sớm.
Xử lý sự cố kỹ thuật
Sự cố micro hú, loa rè, mất điện… đôi khi xuất hiện vào thời điểm nhạy cảm. Đội ngũ kỹ thuật phải có sẵn máy phát điện dự phòng, micro không dây thêm, pin sạc, cáp nối. Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, bạn nên đánh dấu “nếu micro hỏng, MC tạm thời nói to, gọi kỹ thuật đến.”
Nếu slideshow trên máy chiếu gặp lỗi, MC có thể lanh lợi chuyển sang tiết mục khác để khách không bị chán. Việc linh hoạt chuyển đổi dựa vào tình hình thực tế.
Ứng phó với các tình huống bất ngờ
Có thể phát sinh nhiều tình huống: khách VIP báo hủy vào phút chót, trễ giờ, hay có khách “khó tính” phản ứng về chỗ ngồi… Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, bạn đừng quên chuẩn bị tinh thần:
- Khách VIP hủy: Nếu họ có lịch phát biểu, ta thay bằng một tiết mục khác, MC sẽ xử lý bằng lời dẫn thích hợp.
- Thiếu chỗ ngồi: Dự trù thêm ghế, xếp cất ở góc, khẩn trương bày ra nếu lượng khách đông hơn dự kiến.
- Phản ứng về âm lượng nhạc: Người lớn tuổi cảm thấy ồn, MC có thể yêu cầu giảm âm lượng, vừa đảm bảo không khí, vừa tôn trọng cảm nhận chung.
Càng chuẩn bị kỹ, bạn càng tự tin ứng xử, không để điều bất ngờ phá hỏng buổi lễ.
Checklist thiết bị và vật dụng cần thiết
Thiết bị âm thanh và ánh sáng
Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, âm thanh – ánh sáng đóng vai trò then chốt. Dù buổi lễ nhỏ hay lớn, âm thanh đủ nghe rõ là tối thiểu. Bạn nên liệt kê:
- Loa, amply, micro (có dây, không dây).
- Mixer: Điều chỉnh âm thanh, micro, nhạc nền.
- Ánh sáng sân khấu: Đèn pha, đèn moving head (nếu sự kiện lớn), spotlight.
- Dây cáp, ổ cắm: Đủ chiều dài, sắp xếp gọn gàng, tránh rối, chập điện.
Cần kiểm tra trước 1-2 ngày, chạy thử tổng duyệt. Nếu tổ chức ngoài trời, nhớ chuẩn bị bạt che, tránh nước mưa thấm vào thiết bị điện.
Vật dụng trang trí và backdrop
Để sân khấu nổi bật, backdrop là thứ gần như bắt buộc trong kịch bản tổ chức lễ khai trương. Thường in banner lớn, thể hiện logo, tên công ty, ngày giờ khai trương, slogan. Ngoài ra, có thể bố trí:
- Cổng chào: Bằng vải, bong bóng, hoa tươi…
- Băng rôn: Treo ở cổng, dọc lối đi, in những thông tin chính.
- Hoa, bóng bay: Tạo không khí chào đón.
- Sân khấu mini: Thảm đỏ hoặc sàn nâng cao.
Nên trao đổi với bên thiết kế, in ấn, lắp đặt sớm, tránh cận ngày mới làm dễ sai sót. Hãy kiểm tra chính tả, màu sắc, kích thước trước khi in hàng loạt.
Các dụng cụ và tài liệu cần thiết
Bên cạnh thiết bị và trang trí, kịch bản tổ chức lễ khai trương cũng phải chuẩn bị:
- Kéo cắt băng: Đủ số lượng nếu có nhiều đại biểu, ruy băng đẹp, cắt dài vừa phải.
- Giỏ quà tặng, voucher: Tùy theo chương trình khuyến mãi.
- Bảng tên, thẻ nhân viên: Giúp khách dễ nhận diện ban tổ chức.
- Ly, chén, khay đựng nước: Nếu có tiệc nhẹ.
- Máy quét mã QR (nếu check-in online), laptop chạy slide, USB chứa file backup…
Bạn có thể soạn danh sách, gạch đầu dòng, kiểm tra lần cuối trước khi sự kiện bắt đầu.
Các lưu ý quan trọng khi thực hiện kịch bản
Quản lý thời gian chương trình
Đây là điều quan trọng nhất trong mọi kịch bản tổ chức lễ khai trương. Thông thường, lễ khai trương kéo dài 1-2 tiếng. Bạn nên phân bổ thời lượng từng hạng mục, ghi rõ ước tính. MC, bộ phận âm thanh, bộ phận nghi thức, đội văn nghệ… phải bám sát mốc giờ đó.
Nếu một hoạt động kéo dài quá dự kiến, bạn cần rút gọn hoạt động sau hoặc thông báo điều chỉnh. Khách mời thường không muốn ở quá lâu, dễ phát sinh mệt mỏi. Giữ cho chương trình súc tích, gọn gàng, khách sẽ ấn tượng hơn.
Phối hợp giữa các bộ phận
Việc phối hợp là chìa khóa tránh tình trạng “loạn cào cào.” Lễ tân phải biết khi nào cần mời khách vào, MC phải hiểu khi nào kịch bản chuyển sang phần phát biểu, đội kỹ thuật nắm rõ lúc nào bật nhạc…
Vì vậy, trước sự kiện, ban tổ chức có thể họp chung để phổ biến kịch bản tổ chức lễ khai trương, chia nhiệm vụ rõ ràng. Trong sự kiện, duy trì liên lạc qua bộ đàm, nhóm chat, dặn mọi người bật chế độ im lặng điện thoại cá nhân để không ảnh hưởng không khí.
Đảm bảo trải nghiệm khách mời
Mục tiêu cuối cùng của một lễ khai trương thành công là khách mời cảm thấy thoải mái, hài lòng, có ấn tượng tốt về thương hiệu. Để đạt điều đó, cần lưu ý:
- Không gian sạch sẽ, thoáng mát: Bố trí quạt, máy lạnh (nếu trời nóng), dù che (nếu ngoài trời).
- Chỗ ngồi đầy đủ, lối đi thông thoáng: Không để khách mời chen chúc, khó chịu.
- Thức ăn, nước uống đảm bảo: Nếu có tiệc trà, nên chọn đơn vị cung cấp chuyên nghiệp, giữ an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Âm lượng vừa đủ: Cân bằng giữa nhạc nền và khả năng giao tiếp.
Trong kịch bản tổ chức lễ khai trương, cũng nên xen kẽ hoạt động ngắn, tránh để khách ngồi nghe nói chuyện quá lâu. Tạo ra “khoảng thở” để họ có thể đứng dậy, giao lưu, chụp ảnh, check-in…
Lời kết
Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi qua toàn bộ những bước chi tiết liên quan đến “kịch bản tổ chức lễ khai trương.” Từ giai đoạn trước ngày sự kiện – nơi bạn lên timeline, chuẩn bị ngân sách, trang trí, mời khách – cho đến ngày diễn ra, với các hoạt động đón tiếp, nghi thức cắt băng, văn nghệ, minigame, rồi kết thúc bằng quá trình tổng kết, follow-up và truyền thông.
Một kịch bản tổ chức lễ khai trương hoàn chỉnh không chỉ ghi ra danh sách những công việc cần làm, mà còn sắp xếp logic, có phương án dự phòng rủi ro, phân công người chịu trách nhiệm rõ ràng. Khi tất cả phối hợp ăn ý, lễ khai trương sẽ trở thành một kỷ niệm đáng nhớ, đánh dấu khởi đầu thuận lợi cho hành trình kinh doanh hoặc dự án mới.
Hãy nhớ, khai trương không chỉ là sự kiện “chào sân” mà còn là cơ hội để quảng bá, khẳng định giá trị thương hiệu. Vì thế, đừng ngần ngại đầu tư thời gian xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương với từng chi tiết nhỏ: timeline, MC, âm thanh, quà tặng… Tất cả đều góp phần tạo nên không khí chuyên nghiệp, khiến khách mời ấn tượng, đồng hành cùng bạn lâu dài.
Chúc bạn thành công rực rỡ với kế hoạch và kịch bản tổ chức lễ khai trương của mình trong năm 2025 và những giai đoạn sau!
Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Khai Trương Trọn Gói Chuyên Nghiệp Tại ACEThuanViet
——————————————-
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Event để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
