Truyền thông sự kiện là một phần không thể thiếu trong bất kỳ chiến lược tổ chức sự kiện nào. Đó là cầu nối giữa thương hiệu và công chúng, là yếu tố quyết định sự hiện diện, độ phủ và thành công của một sự kiện. Trong thời đại mà hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm khách hàng đóng vai trò trung tâm, truyền thông sự kiện không chỉ dừng lại ở việc đưa tin mà còn góp phần định hình cảm xúc, tạo điểm nhấn và lan tỏa thông điệp của doanh nghiệp một cách mạnh mẽ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, công cụ, chi phí và những yếu tố quan trọng trong truyền thông sự kiện, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
Tổng quan về truyền thông sự kiện
Khái niệm và vai trò của truyền thông sự kiện
Truyền thông sự kiện là toàn bộ quá trình lên kế hoạch, xây dựng thông điệp, triển khai hoạt động truyền tải nội dung và hình ảnh sự kiện đến đúng đối tượng mục tiêu. Vai trò của truyền thông sự kiện không đơn thuần là quảng bá, mà là xây dựng hình ảnh, tạo dựng mối quan hệ và nâng cao nhận diện thương hiệu một cách chiến lược. Truyền thông tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát được thông tin, tạo ra làn sóng quan tâm từ trước – trong – sau sự kiện và từ đó lan tỏa thông điệp một cách nhất quán. Đặc biệt, truyền thông đóng vai trò trung tâm trong việc thúc đẩy hành vi khách hàng như đăng ký tham gia, chia sẻ sự kiện, phản hồi tích cực hoặc chuyển đổi mua hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt kênh truyền thông sẽ có lợi thế rõ ràng trong việc định vị thương hiệu. Ngoài ra, hiệu quả của sự kiện thường được đánh giá không chỉ qua số lượng người tham dự mà qua sức lan tỏa mà nó tạo ra trên truyền thông – cả online lẫn offline. Do đó, một chiến lược truyền thông bài bản luôn là điều kiện cần để tạo nên thành công cho mọi loại hình sự kiện.
Các hình thức truyền thông sự kiện phổ biến
Hiện nay, truyền thông sự kiện được triển khai qua nhiều hình thức khác nhau nhằm đáp ứng đa dạng đối tượng và mục tiêu. Một số hình thức phổ biến bao gồm: truyền thông báo chí (press release, họp báo), truyền thông số (quảng cáo Google, Facebook, TikTok), content marketing (bài viết, hình ảnh, video viral), email marketing, influencer marketing và truyền thông tại điểm chạm trực tiếp (POSM, quà tặng, backdrop). Tùy theo mục tiêu sự kiện, ngân sách và thời điểm triển khai, doanh nghiệp có thể kết hợp linh hoạt các hình thức để tạo hiệu ứng cộng hưởng. Ví dụ, với sự kiện ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp báo chí và KOL để tạo độ tin cậy, đồng thời chạy quảng cáo video ngắn trên mạng xã hội để thu hút tương tác. Với hội nghị chuyên ngành, email marketing và thông tin trên website chính thức lại đóng vai trò chính. Việc hiểu và lựa chọn đúng hình thức truyền thông không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa hiệu quả tiếp cận và truyền tải thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu.
Tầm quan trọng của truyền thông sự kiện với doanh nghiệp
Truyền thông sự kiện đóng vai trò như một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu trong tâm trí khách hàng và đối tác. Khi được triển khai đúng cách, truyền thông sự kiện không chỉ giúp sự kiện thu hút đông đảo người tham dự mà còn mở rộng độ phủ truyền thông vượt ngoài khuôn khổ không gian tổ chức. Một chiến dịch truyền thông thành công sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, khơi gợi cảm xúc tích cực từ cộng đồng, từ đó tạo ra ấn tượng sâu sắc và lâu dài. Truyền thông sự kiện còn là công cụ đo lường sự quan tâm của thị trường đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.
Bên cạnh đó, truyền thông còn có tác dụng thúc đẩy doanh số bán hàng và chuyển đổi hành vi tiêu dùng thông qua việc tạo sự quan tâm, tò mò và khuyến khích trải nghiệm. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, sự kiện có truyền thông mạnh mẽ sẽ dễ dàng thu hút nhà đầu tư, đối tác chiến lược và nhân tài hơn những sự kiện thiếu chiến lược quảng bá. Ngoài ra, các tư liệu truyền thông thu thập được trong quá trình tổ chức (ảnh, video, tin bài, tương tác mạng xã hội) sẽ là tài sản quý báu cho các hoạt động marketing sau sự kiện. Vì vậy, đầu tư vào truyền thông sự kiện chính là đầu tư vào giá trị dài hạn của thương hiệu. Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực nào, việc sở hữu một chiến lược truyền thông sự kiện bài bản sẽ giúp tối ưu hiệu quả truyền thông, tăng mức độ chuyên nghiệp và củng cố vị thế doanh nghiệp trên thị trường.
Quy trình truyền thông sự kiện chuyên nghiệp
Lập kế hoạch truyền thông
Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình truyền thông sự kiện chuyên nghiệp. Một bản kế hoạch hiệu quả cần bao gồm: mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chủ đạo, kênh truyền thông, ngân sách và thời gian thực hiện. Việc xác định rõ mục tiêu (tăng nhận diện thương hiệu, thu hút người tham dự, truyền thông nội bộ hay thúc đẩy bán hàng) sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ chiến dịch. Sau đó, doanh nghiệp cần phân tích hành vi và thói quen tiêu dùng thông tin của nhóm đối tượng mục tiêu để lựa chọn kênh phù hợp. Ví dụ, giới trẻ yêu thích video ngắn trên TikTok, còn doanh nhân quan tâm đến bài báo chuyên ngành hoặc email mời sự kiện.
Thời gian truyền thông nên được chia làm ba giai đoạn: trước sự kiện (tạo nhận biết, tăng tương tác), trong sự kiện (ghi nhận hoạt động, lan tỏa không khí) và sau sự kiện (tổng kết, giữ kết nối, chăm sóc khách hàng). Ngoài ra, việc phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hạng mục như quảng cáo, thiết kế, quay chụp, thuê KOL cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả chi phí. Một bản kế hoạch truyền thông càng chi tiết, rõ ràng sẽ càng giúp đội ngũ triển khai chủ động, tránh sai sót và đảm bảo hiệu quả toàn chiến dịch. Đây là nền móng vững chắc giúp các bước tiếp theo đi đúng hướng và đạt được kết quả như kỳ vọng.
Xây dựng chiến lược nội dung
Chiến lược nội dung là linh hồn của mọi hoạt động truyền thông sự kiện. Một nội dung truyền thông hiệu quả cần đảm bảo sự đồng bộ về thông điệp, hình ảnh và thời điểm lan tỏa trên các kênh khác nhau. Nội dung phải phản ánh đúng chủ đề sự kiện, phù hợp với văn hóa thương hiệu và chạm đúng cảm xúc của đối tượng mục tiêu. Các loại nội dung nên được chuẩn bị gồm: bài viết PR, infographic, video teaser, ảnh hậu trường, livestream, nội dung phỏng vấn khách mời và recap sau sự kiện. Mỗi loại hình nội dung đều có vai trò riêng, vì vậy cần được xây dựng kế hoạch cụ thể, phân bổ nguồn lực hợp lý và thống nhất trong phong cách thể hiện.
Ngoài việc sáng tạo nội dung mới, doanh nghiệp cũng nên tận dụng lại các nội dung cũ, chỉnh sửa và làm mới phù hợp với ngữ cảnh để tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc gắn kết nội dung với các hashtag sự kiện, yếu tố viral (câu quote, biểu tượng, icon đặc trưng) sẽ giúp tăng khả năng lan tỏa trên mạng xã hội. Ngoài ra, cần tối ưu SEO cho nội dung đăng tải trên website, blog hoặc nền tảng digital nhằm tăng khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm. Khi nội dung được đầu tư chỉn chu và triển khai đúng lúc, đúng chỗ, doanh nghiệp sẽ có cơ hội tạo ra hiệu ứng cộng hưởng mạnh mẽ, giúp sự kiện nổi bật giữa hàng loạt thông tin trên thị trường. Đây là yếu tố quan trọng để khẳng định sự chuyên nghiệp và hiệu quả của chiến dịch truyền thông sự kiện.
Triển khai và giám sát
Sau khi hoàn thiện kế hoạch và nội dung, bước tiếp theo là triển khai và giám sát chiến dịch truyền thông sự kiện. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: marketing, thiết kế, truyền thông, PR và đối tác bên ngoài. Doanh nghiệp cần xây dựng bảng timeline cụ thể cho từng đầu việc: ngày đăng bài, ngày chạy quảng cáo, thời điểm livestream, lịch phỏng vấn, v.v. Mọi hoạt động cần được đồng bộ hóa về thông điệp và hình ảnh để giữ tính nhất quán cho chiến dịch.
Bên cạnh việc thực hiện, công tác giám sát cũng đóng vai trò quyết định chất lượng truyền thông. Việc theo dõi chỉ số realtime như lượt tương tác, bình luận, chia sẻ, lượng truy cập website, tỷ lệ click quảng cáo sẽ giúp đội ngũ kịp thời điều chỉnh khi cần. Nếu một nội dung không đạt hiệu quả, cần thay đổi thời gian đăng tải, điều chỉnh hình ảnh, tiêu đề hoặc target lại tệp đối tượng. Các kênh truyền thông cần được báo cáo thường xuyên để đo lường hiệu suất từng kênh và rút kinh nghiệm ngay trong quá trình triển khai.
Giám sát còn bao gồm quản lý khủng hoảng truyền thông, phản hồi tiêu cực hoặc sự cố bất ngờ từ cộng đồng mạng. Vì vậy, nên có đội ngũ phản ứng nhanh, chính sách xử lý rõ ràng và kịch bản ứng phó được duyệt trước. Giai đoạn triển khai và giám sát không chỉ đảm bảo chiến dịch đi đúng định hướng, mà còn là chìa khóa để tối ưu hiệu quả truyền thông trong thời gian thực, mang lại kết quả tốt nhất cho toàn bộ sự kiện.
Đánh giá hiệu quả
Giai đoạn cuối cùng trong quy trình truyền thông sự kiện chuyên nghiệp là đánh giá hiệu quả. Đây là bước then chốt giúp doanh nghiệp tổng kết lại toàn bộ chiến dịch, đo lường mức độ thành công và rút ra những bài học quan trọng cho các sự kiện tiếp theo. Việc đánh giá cần được thực hiện dựa trên các chỉ số định lượng và định tính. Các chỉ số định lượng bao gồm: lượt tiếp cận, lượng tương tác (like, comment, share), số người đăng ký tham gia, lưu lượng truy cập website, tỷ lệ chuyển đổi từ quảng cáo, chi phí cho mỗi lượt tiếp cận hiệu quả (CPE) và tỷ lệ hoàn thành các mục tiêu đặt ra ban đầu.
Ngoài ra, đánh giá định tính như: cảm xúc khách hàng, phản hồi từ người tham dự, chất lượng nội dung sản xuất, mức độ nhận diện thương hiệu và sự xuất hiện trên báo chí cũng cần được phân tích chi tiết. Một bảng khảo sát ngắn gọn gửi đến khách tham dự hoặc đối tác sau sự kiện sẽ giúp thu thập thêm dữ liệu khách quan. Trong trường hợp có phát sinh sự cố, việc đánh giá cũng là lúc để nhận diện nguyên nhân và đưa ra phương án khắc phục trong tương lai.
Toàn bộ dữ liệu thu thập được nên được tổng hợp thành một báo cáo truyền thông chi tiết, có so sánh giữa kế hoạch và thực tế. Báo cáo này cần minh bạch, dễ hiểu và có phần đề xuất cải tiến. Việc chia sẻ báo cáo với các phòng ban liên quan cũng là cách tốt để nâng cao năng lực nội bộ và tạo sự đồng thuận trong các chiến dịch tiếp theo. Đánh giá hiệu quả không chỉ phản ánh kết quả đã đạt được, mà còn là bước khép lại trọn vẹn một quy trình truyền thông chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn qua từng sự kiện.
Các kênh truyền thông sự kiện hiệu quả
Truyền thông báo chí
Truyền thông qua báo chí là một trong những phương tiện truyền thống nhưng vẫn giữ vai trò quan trọng trong chiến dịch truyền thông sự kiện. Việc đưa tin sự kiện trên các báo in, báo điện tử và tạp chí chuyên ngành giúp doanh nghiệp tiếp cận được đối tượng khách hàng có độ tin cậy cao, đặc biệt là trong các lĩnh vực chuyên môn hoặc B2B. Một bài PR chất lượng trên báo lớn có thể tạo hiệu ứng lan truyền mạnh mẽ, tăng độ uy tín và khẳng định vị thế thương hiệu. Các hình thức phổ biến bao gồm: bài viết phỏng vấn lãnh đạo doanh nghiệp, thông cáo báo chí, tin preview và bài tổng hợp sau sự kiện.
Để đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ tốt với các phóng viên, biên tập viên trong ngành và gửi thông tin sự kiện kịp thời, rõ ràng, đúng format báo chí yêu cầu. Hình ảnh minh họa cần được chọn lọc kỹ lưỡng, đảm bảo chất lượng cao và truyền tải thông điệp chủ đạo. Ngoài ra, việc tổ chức họp báo hoặc gửi press kit trước sự kiện cũng là cách hiệu quả để báo chí có nội dung khai thác chuyên sâu. Sự xuất hiện đều đặn và có chiến lược trên báo chí sẽ giúp sự kiện của doanh nghiệp gây tiếng vang lớn và tạo dựng niềm tin vững chắc từ cộng đồng.
Truyền thông mạng xã hội
Trong thời đại kỹ thuật số, mạng xã hội đã trở thành kênh truyền thông chủ lực và hiệu quả cho các chiến dịch truyền thông sự kiện. Các nền tảng như Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn và YouTube không chỉ giúp lan tỏa thông tin nhanh chóng mà còn tạo ra môi trường tương tác hai chiều với người dùng. Việc đăng tải nội dung liên tục trước, trong và sau sự kiện sẽ giúp duy trì độ nóng của sự kiện, đồng thời thu hút sự quan tâm của cộng đồng mạng.
Chiến lược truyền thông trên mạng xã hội cần bắt đầu từ việc xác định đối tượng mục tiêu chính, từ đó lựa chọn nền tảng phù hợp để triển khai. Ví dụ, Facebook và Instagram thích hợp cho sự kiện giải trí hoặc cộng đồng, trong khi LinkedIn lại phù hợp hơn với hội thảo chuyên ngành hay hội nghị doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên sử dụng đa dạng định dạng nội dung như video teaser, livestream hậu trường, hình ảnh countdown, stories, post tương tác, phỏng vấn khách mời và recap video để tăng cường hiệu quả truyền thông.
Tương tác là yếu tố then chốt trong truyền thông mạng xã hội. Do đó, việc phản hồi bình luận, tin nhắn, tạo mini game, tổ chức chương trình livestream hoặc bình chọn sẽ giúp giữ chân người theo dõi và tạo cộng đồng ủng hộ cho sự kiện. Ngoài ra, quảng cáo trả phí như Facebook Ads, TikTok Ads hay YouTube Ads có thể được sử dụng để mở rộng tệp tiếp cận, nhắm đúng đối tượng mục tiêu và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Khi triển khai tốt chiến lược mạng xã hội, sự kiện không chỉ được biết đến rộng rãi mà còn tạo ra dấu ấn đậm nét trong tâm trí khách hàng. Sự lan tỏa từ cộng đồng mạng, đặc biệt là khi có sự tham gia của KOL hoặc người ảnh hưởng, sẽ mang lại hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhưng vẫn đạt được mục tiêu truyền thông rõ ràng.
Email Marketing
Email Marketing là một trong những kênh truyền thông sự kiện có chi phí thấp nhưng mang lại hiệu quả cao nếu được triển khai đúng cách. Ưu điểm lớn nhất của kênh này là khả năng cá nhân hóa nội dung và tiếp cận trực tiếp đến tệp khách hàng đã được xác định từ trước. Với danh sách email chất lượng, doanh nghiệp có thể gửi lời mời tham dự sự kiện, bản tin thông báo, thư cảm ơn hoặc thông tin hậu sự kiện một cách chuyên nghiệp và có kiểm soát.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xây dựng danh sách email dựa trên nguồn khách hàng sẵn có, kết hợp với các biểu mẫu đăng ký online trên website hoặc mạng xã hội. Nội dung email cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, có tiêu đề hấp dẫn và thiết kế thân thiện với cả máy tính lẫn thiết bị di động. Hệ thống email marketing chuyên dụng như Mailchimp, GetResponse hay ActiveCampaign sẽ hỗ trợ quản lý chiến dịch, phân nhóm người nhận, gửi tự động và theo dõi hiệu suất từng email.
Một chuỗi email hiệu quả cho truyền thông sự kiện thường gồm: email giới thiệu sự kiện, email đếm ngược, email xác nhận đăng ký, email nhắc lịch và email hậu sự kiện. Tất cả cần được lên lịch cụ thể và đồng bộ với kế hoạch truyền thông tổng thể. Doanh nghiệp cũng có thể cá nhân hóa nội dung bằng cách chèn tên người nhận, mã ưu đãi hoặc lịch hẹn riêng để tăng tính tương tác.
Với tỷ lệ mở thư cao và khả năng đo lường chính xác, Email Marketing là công cụ lý tưởng để duy trì liên kết với khách hàng, tăng tỉ lệ tham gia sự kiện và thúc đẩy hành động tiếp theo sau khi sự kiện kết thúc. Khi được sử dụng đúng mục tiêu và có chiến lược rõ ràng, email sẽ là cầu nối hiệu quả giữa thương hiệu và cộng đồng mục tiêu của sự kiện.
Digital PR
Digital PR (quan hệ công chúng số) là một nhánh quan trọng trong chiến dịch truyền thông sự kiện hiện đại. Thay vì chỉ dựa vào các kênh truyền thông truyền thống, Digital PR tận dụng tối đa các nền tảng trực tuyến như báo điện tử, blog, diễn đàn, website chuyên ngành và các nền tảng mạng xã hội để xây dựng và quản lý hình ảnh doanh nghiệp. Đặc biệt trong các sự kiện lớn, chiến lược Digital PR bài bản có thể tạo nên làn sóng truyền thông mạnh mẽ, lan tỏa rộng rãi và tương tác cao.
Digital PR thường bao gồm các hoạt động như: viết và phát hành thông cáo báo chí online, hợp tác với KOLs và Influencers, thực hiện các chiến dịch truyền thông song song với sự kiện như hashtag campaign, viral challenge, phỏng vấn chuyên gia và livestream trên các nền tảng số. Nội dung Digital PR cần đảm bảo tính chính xác, hấp dẫn và có khả năng kích thích chia sẻ từ cộng đồng.
Một điểm mạnh của Digital PR là khả năng đo lường hiệu quả chi tiết qua các công cụ như Google Analytics, Facebook Insights, TikTok Analytics hoặc phần mềm PR chuyên dụng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nắm bắt được mức độ tiếp cận, tỷ lệ tương tác, nguồn traffic đến từ đâu và mức độ quan tâm của người dùng đến sự kiện.
Khi được tích hợp khéo léo với các kênh khác trong chiến dịch truyền thông tổng thể, Digital PR không chỉ giúp tăng độ phủ sự kiện mà còn đóng vai trò nâng cao uy tín thương hiệu, khơi dậy sự quan tâm từ giới chuyên môn và cộng đồng. Đây là công cụ không thể thiếu để đưa hình ảnh sự kiện đến gần hơn với thị trường mục tiêu, đặc biệt trong thời đại số hóa mạnh mẽ hiện nay.
Phân loại sự kiện cần truyền thông
Sự kiện ra mắt sản phẩm
Sự kiện ra mắt sản phẩm là một trong những hình thức truyền thông được đầu tư mạnh mẽ nhất bởi đây là thời điểm doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm mới đến thị trường và khách hàng mục tiêu. Truyền thông cho sự kiện này cần tạo được sự kỳ vọng, tò mò và thúc đẩy nhu cầu trải nghiệm ngay lập tức. Một chiến dịch thành công thường bao gồm: teaser campaign, họp báo ra mắt, livestream giới thiệu sản phẩm, bài review từ KOL và các chương trình tặng quà dùng thử. Nội dung cần nhấn mạnh USP (Unique Selling Point), tính năng nổi bật và giải pháp mà sản phẩm mang lại. Kênh truyền thông nên ưu tiên mạng xã hội, báo chí ngành và influencer marketing để tối ưu hiệu quả.
Truyền thông cho sự kiện ra mắt sản phẩm không dừng lại ở ngày diễn ra mà còn kéo dài đến hậu kỳ. Các nội dung như recap video, bài phỏng vấn khách mời, hình ảnh người nổi tiếng sử dụng sản phẩm sẽ góp phần củng cố nhận diện thương hiệu và gia tăng độ phủ. Doanh nghiệp cần liên tục đo lường phản hồi để kịp thời điều chỉnh chiến lược, đồng thời ghi nhận hiệu quả tiếp cận qua các chỉ số CTR, CPC và lượng đơn hàng chuyển đổi từ chiến dịch.
Hội nghị, hội thảo
Hội nghị, hội thảo là sự kiện mang tính chuyên môn cao, hướng đến nhóm đối tượng khách hàng cụ thể như doanh nghiệp, nhà đầu tư, chuyên gia hoặc đối tác trong ngành. Truyền thông cho loại hình này cần đề cao giá trị nội dung, chất lượng diễn giả và các chủ đề mang tính thời sự, có tính ứng dụng cao. Email marketing, website sự kiện, thông cáo báo chí và mạng xã hội LinkedIn là những kênh quan trọng cần được khai thác triệt để. Nội dung cần được tối ưu về thông tin chi tiết chương trình, thời gian – địa điểm – diễn giả – nội dung thảo luận.
Một điểm mạnh khi truyền thông cho hội nghị, hội thảo là khả năng tạo dựng uy tín thương hiệu thông qua các nội dung chuyên sâu. Vì vậy, cần chuẩn bị tài liệu truyền thông bài bản như brochure, tài liệu thuyết trình, hình ảnh chỉn chu và video phỏng vấn khách mời. Việc tạo ra trải nghiệm truyền thông xuyên suốt từ thư mời, tiếp nhận đăng ký, tài liệu trước – trong – sau hội thảo đến tổng kết video và bài viết recap sẽ giúp sự kiện chuyên nghiệp, thu hút và hiệu quả lâu dài.
Sự kiện kỷ niệm công ty
Sự kiện kỷ niệm công ty là dịp để doanh nghiệp nhìn lại hành trình phát triển, tri ân khách hàng, đối tác và đội ngũ nhân sự đã đồng hành trong suốt chặng đường. Truyền thông cho sự kiện này cần hướng đến yếu tố cảm xúc, giá trị lịch sử và thông điệp nhân văn của doanh nghiệp. Nội dung nên xoay quanh các cột mốc đáng nhớ, câu chuyện thương hiệu, hành trình vượt khó và những thành tựu nổi bật. Các hình thức truyền thông phổ biến gồm: video hành trình doanh nghiệp, bài viết tri ân khách hàng, chia sẻ từ lãnh đạo, livestream sự kiện và album ảnh tổng hợp.
Kênh truyền thông phù hợp bao gồm: website công ty, fanpage doanh nghiệp, email gửi khách hàng thân thiết và bài báo thương hiệu. Việc lan tỏa không khí trang trọng, ấm áp từ sự kiện giúp củng cố hình ảnh doanh nghiệp, tăng tính gắn bó của cộng đồng nội bộ và mở rộng sự công nhận từ công chúng. Ngoài ra, nên tận dụng dịp này để truyền tải tầm nhìn, sứ mệnh và định hướng tương lai thông qua nội dung sáng tạo và chiến dịch kéo dài trong nhiều tuần.
Truyền thông kỷ niệm công ty nên tập trung xây dựng hình ảnh tổ chức bền vững, có giá trị và nhân văn. Các hoạt động truyền thông hậu kỳ như gửi clip tri ân, recap bài phát biểu và đăng tải cảm nghĩ từ người tham dự sẽ giúp sự kiện không dừng lại ở một ngày tổ chức mà còn kéo dài sức ảnh hưởng lâu dài trong lòng công chúng.
Triển lãm, roadshow
Triển lãm và roadshow là các hoạt động truyền thông trực tiếp mạnh mẽ với mục tiêu thu hút sự chú ý của khách hàng mục tiêu tại không gian thực tế. Truyền thông cho những sự kiện này thường được xây dựng xoay quanh hình ảnh trực quan, trải nghiệm thực tế và tương tác tại chỗ. Đặc biệt, khi tổ chức ngoài trời hoặc trong trung tâm thương mại, truyền thông trước sự kiện cần tạo hiệu ứng kỳ vọng và hấp dẫn qua các teaser video, hình ảnh booth trưng bày, thông tin chương trình biểu diễn hoặc ưu đãi khi tham gia.
Trong khi đó, truyền thông trong sự kiện lại tập trung vào việc livestream, đăng tải hình ảnh khách tham quan, phỏng vấn nhanh người trải nghiệm và tạo trend trên mạng xã hội. Sau sự kiện, các nội dung recap, clip highlight và hình ảnh “check-in” được biên tập lại để tiếp tục lan tỏa không khí sôi động và gia tăng độ nhận diện thương hiệu. Việc tận dụng người thật – việc thật – không gian thật giúp tăng tính xác thực và truyền cảm hứng cho các sự kiện tương lai.
Để truyền thông triển lãm, roadshow hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị bộ nhận diện thương hiệu đồng bộ, bố trí backdrop bắt mắt và tạo trải nghiệm đặc biệt để khuyến khích khách hàng chia sẻ hình ảnh trên mạng xã hội. Kết hợp online và offline hợp lý sẽ giúp sự kiện lan tỏa mạnh mẽ hơn, tạo dấu ấn tốt trong lòng người tiêu dùng.
Chi phí truyền thông sự kiện
Cơ cấu chi phí
Chi phí truyền thông sự kiện bao gồm nhiều hạng mục khác nhau và được phân chia tùy theo mục tiêu, quy mô và hình thức tổ chức. Cơ cấu chi phí cơ bản thường bao gồm: chi phí sáng tạo nội dung (thiết kế, viết bài, sản xuất video), chi phí quảng cáo trả phí trên các nền tảng số (Google Ads, Facebook Ads, TikTok Ads), chi phí thuê KOLs hoặc Influencers, chi phí PR báo chí, chi phí sản xuất tài liệu truyền thông (banner, backdrop, thư mời, standee), chi phí nhân sự thực hiện và chi phí đo lường – báo cáo. Việc hiểu rõ từng hạng mục sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù ngân sách và tối ưu chi tiêu phù hợp.
Bên cạnh đó, một phần chi phí khác có thể phát sinh từ các hoạt động bất ngờ như xử lý khủng hoảng truyền thông, tăng cường quảng bá ở phút cuối hoặc thuê thêm thiết bị hỗ trợ livestream. Doanh nghiệp nên chuẩn bị một khoản dự phòng (thường từ 5 – 10% ngân sách tổng) để xử lý linh hoạt trong các tình huống phát sinh. Việc lập bảng chi tiết các hạng mục và ước lượng cụ thể từng phần chi phí sẽ giúp kiểm soát tốt ngân sách và tránh tình trạng đội chi.
Các gói dịch vụ truyền thông
Để thuận tiện và tối ưu hiệu quả, nhiều đơn vị truyền thông hiện nay cung cấp các gói dịch vụ trọn gói với mức giá linh hoạt theo từng cấp độ sự kiện. Thông thường, các gói dịch vụ được chia thành: gói cơ bản (chỉ gồm thiết kế nội dung, bài đăng mạng xã hội), gói tiêu chuẩn (bao gồm sản xuất video, chạy quảng cáo, bài PR) và gói cao cấp (truyền thông đa kênh, có KOL, livestream, báo chí chuyên sâu và đo lường hậu kỳ). Mỗi gói sẽ có bảng báo giá cụ thể, giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn lựa theo mục tiêu và ngân sách của mình.
Ngoài ra, một số đơn vị còn thiết kế gói dịch vụ theo yêu cầu riêng biệt, tùy chỉnh theo ngành hàng hoặc loại sự kiện. Việc sử dụng dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian phối hợp nhiều đối tác, đồng thời đảm bảo đồng bộ hình ảnh và chiến lược truyền thông trong suốt chiến dịch. Lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm và uy tín là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả đầu tư.
Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí
Chi phí truyền thông sự kiện chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Trước hết là quy mô sự kiện – sự kiện có khách mời lớn, địa điểm cao cấp, yêu cầu livestream nhiều điểm cầu hoặc cần thuê KOL hạng A sẽ phát sinh chi phí lớn hơn. Thứ hai là thời lượng truyền thông – chiến dịch kéo dài trong nhiều tuần cần nội dung phong phú và ngân sách quảng bá liên tục. Thứ ba là mục tiêu truyền thông – nếu hướng đến nhận diện toàn quốc, chiến dịch sẽ cần ngân sách lớn hơn so với mục tiêu khu vực nhỏ.
Ngoài ra, yếu tố thời điểm cũng tác động không nhỏ đến chi phí. Truyền thông dịp lễ Tết, mùa cao điểm ngành hàng thường có chi phí quảng cáo cao hơn. Bên cạnh đó, mức độ chuyên nghiệp của đối tác truyền thông, số lượng kênh sử dụng và công nghệ đi kèm (VR, AR, AI…) cũng góp phần điều chỉnh tổng chi phí chiến dịch. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa mục tiêu – ngân sách – hiệu quả để ra quyết định phù hợp, đồng thời linh hoạt trong tối ưu chi phí mà vẫn giữ được chất lượng truyền thông.
Những lưu ý quan trọng khi truyền thông sự kiện
Xác định đối tượng truyền thông
Một chiến dịch truyền thông sự kiện muốn thành công phải bắt đầu từ việc xác định đúng đối tượng truyền thông. Đây là nhóm khách hàng hoặc cộng đồng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận, gây ấn tượng và khuyến khích hành động cụ thể. Việc hiểu rõ chân dung khách hàng mục tiêu (độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, mối quan tâm, hành vi truyền thông…) sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nội dung phù hợp và lựa chọn đúng kênh tiếp cận. Nếu đối tượng là doanh nhân, bài viết báo chí và email sẽ hiệu quả; nếu là giới trẻ, TikTok hoặc Instagram sẽ là lựa chọn ưu tiên.
Đồng thời, cần phân biệt giữa nhóm đối tượng trực tiếp (người tham dự sự kiện) và gián tiếp (người theo dõi qua truyền thông). Mỗi nhóm này cần được xây dựng thông điệp riêng biệt để tối ưu mức độ tương tác. Việc xác định sai đối tượng truyền thông sẽ dẫn đến chiến dịch thiếu hiệu quả, tốn kém ngân sách và không đạt được mục tiêu kỳ vọng.
Thời điểm truyền thông phù hợp
Thời điểm truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hiệu quả chiến dịch. Một kế hoạch tốt cần được triển khai theo ba giai đoạn: trước – trong – sau sự kiện. Trước sự kiện, nên bắt đầu truyền thông từ 2 – 4 tuần để tạo sự quan tâm, giới thiệu chương trình và thu hút người đăng ký. Trong sự kiện, tập trung livestream, cập nhật hình ảnh nhanh chóng để tạo hiệu ứng lan truyền tức thì. Sau sự kiện, truyền thông nên tiếp tục để tổng kết, chia sẻ nội dung giá trị và duy trì sự kết nối với khách hàng.
Doanh nghiệp cũng cần chọn thời điểm phù hợp trong ngày để đăng tải nội dung, dựa vào thói quen online của đối tượng mục tiêu. Ví dụ, bài đăng buổi sáng phù hợp với người làm văn phòng, trong khi buổi tối lại hiệu quả với người dùng mạng xã hội thường xuyên. Việc lên kế hoạch chi tiết và kiên định trong lịch truyền thông sẽ đảm bảo sự kiện luôn hiện diện trong tâm trí công chúng, từ đó tối ưu hiệu suất lan tỏa.
Chuẩn bị kịch bản khủng hoảng
Dù đã lên kế hoạch cẩn thận, mọi sự kiện đều có nguy cơ gặp phải các tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng truyền thông. Đây có thể là sự cố kỹ thuật, phản hồi tiêu cực từ khách mời, thông tin sai lệch lan truyền hoặc lỗi trong tổ chức gây ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp. Do đó, việc chuẩn bị kịch bản khủng hoảng từ sớm là điều không thể bỏ qua.
Kịch bản cần bao gồm: danh sách các tình huống có thể xảy ra, kế hoạch ứng phó cụ thể, người phụ trách xử lý, thông điệp phản hồi và quy trình phê duyệt thông tin trước khi công bố. Ngoài ra, nên có đội ngũ chuyên trách truyền thông khủng hoảng hoạt động linh hoạt, phản ứng nhanh và giữ bình tĩnh trong mọi trường hợp. Khi có kịch bản rõ ràng, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu thiệt hại và giữ được uy tín trước khách hàng cũng như truyền thông.
Một chiến dịch truyền thông sự kiện chuyên nghiệp không chỉ tập trung vào khâu quảng bá mà còn cần lường trước mọi rủi ro và chuẩn bị kỹ lưỡng cho các tình huống bất ngờ. Đây là dấu hiệu của một thương hiệu có chiến lược dài hạn, dám đối mặt và xử lý khéo léo trong mọi bối cảnh.
ACEThuanViet – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
ACEThuanViet là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức và truyền thông sự kiện với quy trình bài bản, đội ngũ sáng tạo và bề dày kinh nghiệm trong đa dạng lĩnh vực. Chúng tôi không chỉ đảm bảo khâu tổ chức sự kiện chỉn chu từ A-Z, mà còn xây dựng chiến lược truyền thông chuyên sâu, giúp khách hàng lan tỏa thông điệp hiệu quả và ghi dấu ấn mạnh mẽ trên thị trường.
Với đội ngũ chuyên gia truyền thông giàu kinh nghiệm, ACEThuanViet hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn ý tưởng truyền thông, xây dựng kế hoạch chi tiết, thiết kế nội dung sáng tạo đến triển khai đa kênh (báo chí, mạng xã hội, PR số, KOLs…). Chúng tôi đặc biệt chú trọng đến yếu tố thương hiệu, giá trị cảm xúc và khả năng chuyển đổi thực tế từ chiến dịch truyền thông.
Ngoài ra, ACEThuanViet sở hữu hệ thống sản xuất và thiết kế in-house, giúp đảm bảo tính nhất quán, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí. Từ tổ chức hội nghị, ra mắt sản phẩm, triển lãm, hội chợ, roadshow đến các chương trình team building và lễ kỷ niệm – chúng tôi đều có giải pháp truyền thông phù hợp với từng mục tiêu doanh nghiệp.
Sự hài lòng của khách hàng là giá trị cốt lõi mà ACEThuanViet theo đuổi. Chúng tôi luôn đồng hành, linh hoạt và sáng tạo để biến mỗi sự kiện thành một chiến dịch truyền thông hiệu quả, truyền cảm hứng và góp phần nâng tầm thương hiệu của bạn trên thị trường.
- Address: Haco Building Ngõ 194 Giải Phóng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: acethuanviet.vn
- Fanpage: ACEThuanViet – Angeline Creative Event
- Hotline: 0786734931 – 0786341856 – 0778341866
Lời kết
Truyền thông sự kiện là một quá trình tổng hợp và có chiến lược, đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc từ khâu lên kế hoạch, triển khai đến đánh giá hiệu quả. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, một chiến dịch truyền thông bài bản không chỉ giúp sự kiện trở nên ấn tượng mà còn góp phần nâng cao vị thế thương hiệu và thúc đẩy các chỉ số kinh doanh cụ thể.
Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng đối tác có chuyên môn, hiểu biết sâu sắc về thị trường và năng lực triển khai thực tế. Với kinh nghiệm dày dạn và tư duy sáng tạo, ACEThuanViet cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp kiến tạo những chiến dịch truyền thông hiệu quả, bền vững và tạo được dấu ấn trong lòng công chúng.
Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và thực tiễn hơn về truyền thông sự kiện, từ đó dễ dàng lên kế hoạch và triển khai các hoạt động truyền thông một cách chuyên nghiệp, tối ưu nguồn lực và đạt được kết quả như mong đợi.
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Thuận Việt để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
