Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, thiết bị đóng vai trò như nền tảng giúp hiện thực hóa mọi ý tưởng và đảm bảo quá trình vận hành diễn ra suôn sẻ. Dù là một buổi hội nghị trang trọng, một lễ khai trương ấn tượng hay một đêm nhạc sôi động, chất lượng của hệ thống thiết bị sự kiện sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của người tham gia và uy tín của đơn vị tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết danh sách 30 thiết bị sự kiện quan trọng, kèm theo các lưu ý cần thiết để giúp bạn lựa chọn và sử dụng hiệu quả trong từng bối cảnh thực tế.
Tổng quan về thiết bị tổ chức sự kiện
Vai trò của thiết bị trong tổ chức sự kiện
Thiết bị sự kiện không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là yếu tố định hình chất lượng và tính chuyên nghiệp cho toàn bộ chương trình. Một hệ thống âm thanh rõ nét, ánh sáng hài hòa và màn hình hiển thị sắc nét sẽ tạo nên bầu không khí phù hợp, góp phần truyền tải trọn vẹn thông điệp của sự kiện đến người tham dự. Ngoài ra, thiết bị còn giúp tăng hiệu quả truyền thông, hỗ trợ tương tác và lưu giữ khoảnh khắc thông qua hệ thống ghi hình, livestream. Việc đầu tư đúng vào thiết bị sự kiện là bước khởi đầu quan trọng giúp chương trình diễn ra trơn tru, hạn chế rủi ro và nâng cao giá trị cảm xúc mà sự kiện mang lại.
Các yếu tố cần cân nhắc khi chọn thiết bị sự kiện
Khi lựa chọn thiết bị sự kiện, có một số yếu tố cốt lõi cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả sử dụng. Trước hết là quy mô và loại hình sự kiện, vì mỗi chương trình sẽ yêu cầu cấu hình thiết bị khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao. Thứ hai là ngân sách – yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến việc chọn thuê hay đầu tư thiết bị mới. Thứ ba là khả năng đồng bộ và tương thích giữa các thiết bị, bởi sự chênh lệch về công suất hoặc tín hiệu có thể gây ra nhiều trục trặc kỹ thuật. Ngoài ra, vị trí tổ chức cũng ảnh hưởng đến cách bố trí và chọn loại thiết bị phù hợp. Sự kết hợp hài hòa giữa các yếu tố này sẽ giúp nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm tổng thể của sự kiện.
Thiết bị âm thanh cho sự kiện
Loa full range chuyên nghiệp
Loa full range là thành phần cơ bản và quan trọng trong hệ thống thiết bị sự kiện. Đây là loại loa có khả năng tái tạo đầy đủ các dải tần số từ trầm đến cao, giúp mang lại âm thanh sống động và chân thực. Trong các chương trình hội nghị, lễ khai trương hay concert, loa full range giữ vai trò truyền tải nội dung lời nói, âm nhạc đến toàn bộ khán phòng. Loa thường được đặt tại vị trí chính diện hoặc được treo để phủ đều không gian. Việc chọn đúng công suất và chất lượng của loa full range sẽ giúp âm thanh không bị méo tiếng hoặc loãng ở khu vực xa sân khấu.
Các thương hiệu uy tín như JBL, L-Acoustics hay Nexo là lựa chọn phổ biến cho các sự kiện chuyên nghiệp. Ngoài ra, cần kết hợp loa full range với thiết bị xử lý tín hiệu để cân chỉnh phù hợp từng không gian. Sự đầu tư kỹ lưỡng vào loại thiết bị này sẽ nâng cao hiệu quả truyền tải và chất lượng trải nghiệm cho khán giả.
Loa sub bass
Loa sub bass chuyên xử lý âm thanh ở dải tần thấp, giúp tăng chiều sâu và độ rung động cho các chương trình có yếu tố âm nhạc hoặc hiệu ứng đặc biệt. Đây là thiết bị sự kiện không thể thiếu trong những show âm nhạc, lễ hội, hoặc các sự kiện mang tính giải trí cao. Loa sub bass giúp âm thanh trở nên đầy đặn, sống động và tạo cảm giác chân thực hơn cho người nghe. Tuy nhiên, việc bố trí loa sub cũng cần lưu ý để tránh hiện tượng âm dội hoặc lẫn tiếng.
Kỹ thuật viên âm thanh cần biết cách căn chỉnh pha và đặt loa tại những vị trí hợp lý trong không gian tổ chức. Nên sử dụng các dòng loa sub có khả năng kết nối linh hoạt với mixer hoặc DSP để điều chỉnh cường độ chính xác. Lưu ý không nên lạm dụng loa sub trong các sự kiện mang tính nghi lễ hoặc hội thảo, để tránh gây khó chịu cho người nghe. Việc sử dụng đúng mục đích và đúng cấu hình sẽ giúp thiết bị này phát huy tối đa hiệu quả.
Micro không dây cầm tay
Micro không dây cầm tay là thiết bị sự kiện quen thuộc trong hầu hết các chương trình có phần trình bày, dẫn dắt hoặc biểu diễn. Loại micro này mang đến sự linh hoạt trong di chuyển và trình bày cho MC, diễn giả, ca sĩ mà không bị vướng víu bởi dây dẫn. Ưu điểm lớn của micro không dây là phạm vi sử dụng rộng, sóng ổn định và chất lượng âm thanh rõ ràng nếu được sử dụng đúng cách. Khi chọn micro không dây, nên ưu tiên các dòng sử dụng tần số UHF, có khả năng chống nhiễu và lọc âm tốt.
Ngoài ra, việc chuẩn bị pin dự phòng, kiểm tra tín hiệu và kết nối với mixer cần được thực hiện kỹ lưỡng trước chương trình. Micro không dây còn có thể kết hợp hiệu ứng echo hoặc reverb nhẹ để nâng cao độ truyền cảm. Đây là một trong những thiết bị âm thanh giúp tăng tính chuyên nghiệp cho chương trình, đặc biệt trong các sự kiện quy mô vừa và lớn.
Micro không dây cài áo
Micro không dây cài áo thường được sử dụng trong các buổi hội nghị, tọa đàm hoặc talkshow, nơi diễn giả cần rảnh tay để trình bày hoặc giao tiếp một cách tự nhiên. Thiết bị sự kiện này có thiết kế nhỏ gọn, dễ giấu vào trang phục và cho phép người nói di chuyển tự do mà vẫn đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng. Micro cài áo hoạt động hiệu quả trong môi trường không có tiếng ồn lớn và cần độ nhạy cao.
Tuy nhiên, do đặc tính dễ bắt âm nên cần sử dụng kèm các thiết bị lọc âm và kiểm tra vị trí gắn để tránh tiếng gió hoặc va chạm vào vải áo. Khi sử dụng micro cài áo, nên đảm bảo thiết bị luôn được kết nối ổn định với bộ thu sóng không dây và mixer. Bên cạnh đó, việc điều chỉnh gain phù hợp sẽ giúp hạn chế hú và méo tiếng. Đây là thiết bị rất phù hợp trong các sự kiện mang tính học thuật hoặc truyền hình chuyên đề.
Mixer digital
Mixer digital là trung tâm điều khiển âm thanh trong các chương trình sự kiện chuyên nghiệp. Đây là thiết bị sự kiện có chức năng tổng hợp và xử lý các nguồn âm đầu vào như micro, nhạc nền, nhạc cụ rồi xuất ra hệ thống loa. Ưu điểm của mixer digital là khả năng lưu preset, tích hợp nhiều hiệu ứng xử lý âm thanh như EQ, compressor, delay, reverb… trong cùng một thiết bị. Thiết kế giao diện trực quan giúp kỹ thuật viên dễ dàng theo dõi và thao tác trong suốt chương trình.
Mixer digital còn cho phép điều khiển từ xa qua tablet hoặc máy tính, hỗ trợ linh hoạt trong các sự kiện cần di chuyển hoặc điều chỉnh tức thời. Một số dòng mixer được ưa chuộng như Allen & Heath, Yamaha, Midas… đáp ứng tốt cho các chương trình có độ phức tạp cao. Việc vận hành mixer đúng chuẩn giúp kiểm soát chất lượng âm thanh đồng đều và ổn định từ đầu đến cuối sự kiện.
Bàn điều khiển âm thanh
Bàn điều khiển âm thanh là thiết bị song hành với mixer digital, hỗ trợ thao tác trực tiếp các kênh âm thanh theo thời gian thực. Với các sự kiện lớn hoặc cần sự linh hoạt trong việc chia zone (vùng âm thanh), bàn điều khiển sẽ giúp kỹ thuật viên thao tác nhanh chóng hơn thay vì sử dụng màn hình cảm ứng. Thiết bị này cho phép chỉnh fader, mute, solo từng kênh hoặc nhóm kênh dễ dàng, giúp kiểm soát âm lượng từng phần trong chương trình.
Ngoài ra, các dòng bàn điều khiển hiện đại thường tích hợp thêm màn hình LCD hiển thị thông số và hỗ trợ đồng bộ dữ liệu với mixer digital. Bàn điều khiển giúp đảm bảo các đoạn cao trào, chuyển cảnh âm thanh hoặc điều chỉnh đột xuất được xử lý mượt mà, liền mạch. Đây là thiết bị sự kiện phù hợp với những chương trình có đội ngũ kỹ thuật chuyên biệt và yêu cầu cao về chất lượng âm thanh.
Thiết bị xử lý tín hiệu DSP
DSP (Digital Signal Processor) là thiết bị xử lý tín hiệu kỹ thuật số, đóng vai trò tinh chỉnh âm thanh chuyên sâu cho hệ thống âm thanh sự kiện. Thiết bị này giúp cân bằng các dải tần số, giảm thiểu nhiễu và nâng cao độ trung thực của âm thanh. DSP thường được sử dụng trong các chương trình có không gian âm học phức tạp, hoặc các sân khấu ngoài trời cần tối ưu chất lượng âm thanh ở khoảng cách xa. Thiết bị xử lý DSP cho phép cấu hình tần số cắt, delay, limiter và phase phù hợp với từng loại loa, giúp âm thanh đồng bộ và rõ ràng hơn.
Một số thương hiệu phổ biến như dbx DriveRack, Xilica, hoặc BSS đều được đánh giá cao về độ ổn định và chất lượng xử lý. Việc sử dụng DSP yêu cầu hiểu biết chuyên môn sâu, vì vậy nên được vận hành bởi kỹ thuật viên nhiều kinh nghiệm để tránh sai số ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình.
Thiết bị ánh sáng sự kiện
Đèn moving head beam
Đèn moving head beam là thiết bị ánh sáng được sử dụng phổ biến trong các chương trình có yếu tố sân khấu như concert, gala dinner, hội nghị ra mắt sản phẩm. Đây là loại đèn có khả năng di chuyển theo trục ngang – dọc, tạo ra chùm sáng mạnh, sắc nét và có thể lập trình linh hoạt theo nhịp nhạc hoặc kịch bản. Với công suất lớn và khả năng phóng xa, đèn moving head beam giúp định hình không gian sân khấu, tạo hiệu ứng chuyển động sống động và tăng tính kịch tính cho chương trình.
Thiết bị sự kiện này thường được điều khiển thông qua phần mềm ánh sáng hoặc bàn DMX để đồng bộ với các thiết bị khác. Trong những chương trình cao cấp, kỹ thuật viên sẽ phối hợp nhiều đèn beam để tạo thành mảng ánh sáng chuyển động đồng đều, nâng cao tính nghệ thuật và hấp dẫn thị giác người tham dự. Việc sử dụng đúng số lượng và góc chiếu sẽ giúp đèn beam phát huy tối đa hiệu quả.
Đèn moving head wash
Đèn moving head wash có nhiệm vụ phủ ánh sáng mềm, đều và tạo lớp màu nền cho không gian sân khấu. Khác với đèn beam tạo luồng sáng mạnh, đèn wash lan tỏa ánh sáng một cách dịu nhẹ, thích hợp để tạo không khí tổng thể hoặc làm nền cho hiệu ứng khác. Thiết bị sự kiện này có thể điều chỉnh màu sắc theo RGBW (đỏ, xanh lá, xanh dương, trắng) và được lập trình chuyển màu tự động hoặc theo tiết tấu nhạc. Đèn moving head wash thường được sử dụng cùng với beam để tạo chiều sâu sân khấu và tăng sự phong phú cho tổng thể ánh sáng.
Ngoài ra, đèn còn hỗ trợ hiệu ứng strobe, dimming giúp làm nổi bật khoảnh khắc quan trọng trong chương trình. Lắp đặt đúng vị trí và điều chỉnh cường độ phù hợp là yếu tố then chốt để đạt hiệu quả thị giác tối ưu. Đây là thiết bị ánh sáng quan trọng cần có trong bất kỳ hệ thống ánh sáng sự kiện chuyên nghiệp nào.
Đèn par led RGBW
Đèn par led RGBW là thiết bị ánh sáng cơ bản, thường được sử dụng để chiếu nền, tạo màu hoặc làm sáng điểm nhấn trên sân khấu. Với khả năng thay đổi màu sắc linh hoạt và tiết kiệm điện năng, loại đèn này phù hợp cho mọi không gian sự kiện từ tiệc cưới, hội nghị, triển lãm đến sân khấu ca nhạc. Đèn par led có thể gắn trực tiếp lên khung truss, đặt dưới sàn hoặc phía sau backdrop để tạo hiệu ứng ánh sáng theo chiều sâu.
Sự kết hợp RGBW giúp tăng dải màu, mang lại khả năng pha trộn màu mượt mà và hiệu ứng ánh sáng trung thực hơn. Thiết bị sự kiện này dễ điều khiển bằng phần mềm DMX hoặc qua bàn điều khiển ánh sáng, giúp kỹ thuật viên xử lý linh hoạt theo yêu cầu từng chương trình. Đèn par led RGBW là lựa chọn tối ưu cho các đơn vị tổ chức cần một hệ thống ánh sáng bền bỉ, gọn nhẹ và linh hoạt về màu sắc.
Đèn follow spot
Đèn follow spot là thiết bị ánh sáng chuyên dụng dùng để “điểm” nhân vật trung tâm trong chương trình. Thiết bị này phát ra chùm sáng mạnh, có thể điều khiển thủ công theo chuyển động của người biểu diễn, MC, hoặc diễn giả, nhằm làm nổi bật họ trong không gian sân khấu rộng lớn. Đèn follow spot thường được đặt phía sau khán giả hoặc ở vị trí cao để chiếu thẳng về phía sân khấu, đảm bảo góc chiếu không bị che khuất.
Kỹ thuật viên điều khiển sẽ sử dụng cần gạt hoặc núm chỉnh để di chuyển chùm sáng linh hoạt, theo sát từng cử động của nhân vật được chiếu sáng. Một đèn follow tốt cần có khả năng chỉnh độ sáng, nhiệt độ màu và zoom cự ly linh hoạt. Trong các chương trình nghệ thuật, liveshow, lễ vinh danh hoặc sự kiện truyền hình, đèn follow spot góp phần tạo nên những khoảnh khắc đắt giá cả về ánh sáng và cảm xúc.
Máy tạo khói
Máy tạo khói là thiết bị sự kiện thường dùng để hỗ trợ hiệu ứng ánh sáng, giúp tia sáng từ đèn beam hoặc laser trở nên rõ nét và nổi bật hơn. Thiết bị này hoạt động bằng cách đốt dung dịch khói chuyên dụng (thường là glycerin hoặc glycol), tạo nên làn sương nhẹ lan tỏa đều khắp không gian. Khi kết hợp cùng hệ thống đèn ánh sáng, khói tạo chiều sâu và chuyển động cho sân khấu, tạo nên hiệu ứng thị giác mạnh mẽ.
Máy tạo khói có nhiều loại từ mini dùng cho tiệc nhỏ đến công suất lớn dành cho liveshow, concert ngoài trời. Một điểm cần lưu ý khi sử dụng thiết bị này là điều chỉnh lượng khói hợp lý, tránh gây khó chịu cho khán giả hoặc ảnh hưởng thiết bị kỹ thuật khác. Kỹ thuật viên cũng cần kiểm tra độ an toàn và hệ thống thông gió của địa điểm tổ chức để đảm bảo hiệu quả và sức khỏe cho người tham dự.
Máy tạo bong bóng
Máy tạo bong bóng là thiết bị ánh sáng phụ trợ, thường được dùng để tăng yếu tố vui nhộn, nhẹ nhàng và tạo điểm nhấn trong các chương trình giải trí, tiệc sinh nhật, event thiếu nhi hoặc lễ cưới. Thiết bị này hoạt động bằng cơ chế thổi không khí qua dung dịch bong bóng, tạo ra hàng trăm quả bóng bay lơ lửng trong không gian. Khi được kết hợp với đèn led đổi màu hoặc đèn par, bong bóng phát sáng nhẹ, tạo nên hiệu ứng thị giác rất bắt mắt. Máy tạo bong bóng có nhiều kích cỡ, từ loại mini để bàn đến thiết bị công suất lớn có thể phủ bong bóng toàn sân khấu.
Đây là thiết bị sự kiện phù hợp để khuấy động bầu không khí, làm mềm sân khấu trong các phân đoạn cần chuyển mạch cảm xúc. Tuy nhiên, việc sử dụng cần được kiểm soát để tránh làm sàn trơn trượt hoặc ảnh hưởng hệ thống điện gần khu vực hoạt động.
Bàn điều khiển ánh sáng
Bàn điều khiển ánh sáng là thiết bị trung tâm dùng để vận hành toàn bộ hệ thống ánh sáng sự kiện. Thiết bị này cho phép kỹ thuật viên lập trình, phối hợp và điều khiển đèn theo từng phân đoạn của chương trình. Các chức năng chính bao gồm bật/tắt đèn, điều chỉnh cường độ sáng, đổi màu, lập trình chuyển động và hiệu ứng đèn. Bàn điều khiển thường sử dụng chuẩn DMX512, tương thích với hầu hết các loại đèn sự kiện chuyên dụng như moving head, par led, follow spot.
Một số dòng cao cấp có thể lưu preset, tự động hóa các cảnh ánh sáng giúp tối ưu quy trình điều phối. Kỹ thuật viên ánh sáng thường chuẩn bị kịch bản chi tiết, chia cue rõ ràng để tránh nhầm lẫn khi chạy chương trình trực tiếp. Sự phối hợp giữa thiết bị này với phần mềm ánh sáng chuyên dụng sẽ đảm bảo chương trình diễn ra mượt mà, đồng bộ và hấp dẫn về mặt thị giác.
Thiết bị trình chiếu và hiển thị
Màn hình LED P3
Màn hình LED P3 là một trong những thiết bị trình chiếu phổ biến trong các sự kiện quy mô lớn, nhờ độ phân giải cao và khả năng hiển thị rõ nét ở khoảng cách gần. Với khoảng cách điểm ảnh 3mm, màn hình P3 thể hiện hình ảnh, video mượt mà, sắc nét, phù hợp với sân khấu hội nghị, concert, ra mắt sản phẩm hoặc triển lãm. Thiết bị sự kiện này có thể ghép thành nhiều kích thước khác nhau theo không gian sử dụng, dễ dàng lắp ráp nhờ hệ thống khung nhôm nhẹ và module nam châm.
Ngoài ra, màn hình LED P3 có độ sáng cao, chống lóa và hiển thị tốt ngay cả khi có ánh sáng môi trường mạnh. Một số đơn vị còn trang bị công nghệ chống nước, giúp sử dụng được trong các sự kiện ngoài trời. Màn hình P3 thường kết nối với bộ xử lý hình ảnh (video processor) để hiển thị nội dung theo thời gian thực, hỗ trợ tối đa cho các chương trình có nhiều phân cảnh khác nhau.
Màn hình LED P4
Màn hình LED P4 là thiết bị trình chiếu phù hợp với các sự kiện có diện tích rộng và yêu cầu quan sát từ khoảng cách xa. Với khoảng cách điểm ảnh 4mm, loại màn hình này có khả năng trình chiếu nội dung ở chất lượng tốt mà vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Được sử dụng rộng rãi trong các sân khấu ngoài trời, hội chợ thương mại, giải đấu thể thao và các chương trình nghệ thuật lớn, màn hình P4 đáp ứng tốt nhu cầu hiển thị hình ảnh động, video marketing, hiệu ứng sân khấu.
Thiết bị có thiết kế module rời, thuận tiện bảo trì và thay thế. Nhờ khả năng chống ẩm, chống nhiệt và hoạt động ổn định trong điều kiện môi trường khắc nghiệt, màn hình LED P4 là lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện ngoài trời kéo dài nhiều ngày. Việc phối hợp giữa màn hình LED và ánh sáng sân khấu giúp nâng tầm trải nghiệm thị giác cho khán giả.
Máy chiếu 5000 lumens
Máy chiếu có độ sáng 5000 lumens được xem là tiêu chuẩn cho các sự kiện có quy mô từ trung bình đến lớn, nơi ánh sáng môi trường cao hoặc cần hình ảnh rõ ràng trên màn chiếu lớn. Thiết bị sự kiện này phù hợp cho hội thảo, hội nghị, lớp học đào tạo, chiếu clip giới thiệu tại các khu trưng bày. Với độ phân giải full HD hoặc cao hơn, máy chiếu 5000 lumens đảm bảo độ sắc nét và màu sắc trung thực của hình ảnh trình chiếu.
Ngoài ra, máy có thể kết nối đa dạng từ laptop, USB đến thiết bị phát sóng không dây, giúp vận hành linh hoạt. Kỹ thuật viên cần cân nhắc khoảng cách trình chiếu, chất liệu màn và điều kiện ánh sáng thực tế để lựa chọn loại ống kính và tỉ lệ phóng phù hợp. Máy chiếu này thường được kết hợp với hệ thống âm thanh, giúp truyền tải nội dung hiệu quả cho mọi đối tượng tham dự.
Màn chiếu khung
Màn chiếu khung là thiết bị không thể thiếu đi cùng máy chiếu trong các chương trình cần hiển thị nội dung một cách chuyên nghiệp. Thiết bị sự kiện này được thiết kế với phần khung nhôm cố định chắc chắn, căng phẳng tấm màn giúp hiển thị hình ảnh không bị méo hay rung lắc khi có gió hoặc va chạm nhẹ. Kích thước màn chiếu khung có thể linh hoạt từ 100 đến 300 inch, phù hợp với nhiều quy mô sự kiện khác nhau.
Được sử dụng phổ biến trong hội nghị, hội thảo, triển lãm, các lễ trao giải hoặc chương trình đào tạo, màn chiếu khung cho phép gấp gọn và vận chuyển dễ dàng. Bề mặt màn thường phủ lớp phản quang giúp tăng cường độ sáng hình ảnh trình chiếu. Khi sử dụng cần tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào màn để đảm bảo chất lượng hiển thị tối ưu.
TV LED 75 inch
TV LED 75 inch là lựa chọn lý tưởng cho các khu vực cần hiển thị nội dung rõ ràng, gần gũi trong phạm vi nhỏ như booth triển lãm, quầy tiếp tân, khu tiếp khách hoặc background minh họa cho sự kiện trực tiếp. Với độ phân giải 4K, TV LED hiện đại có thể trình chiếu các video giới thiệu, slide trình bày hoặc nội dung tương tác một cách mượt mà và sắc nét. Thiết bị này có thiết kế hiện đại, khung viền mỏng, tấm nền sáng và độ tương phản cao, giúp thu hút ánh nhìn ngay cả khi đặt ở vị trí trung tâm. Các cổng kết nối HDMI, USB, Wifi tích hợp giúp việc điều khiển và thay đổi nội dung dễ dàng. Thiết bị sự kiện này vừa tiết kiệm diện tích, vừa linh hoạt khi sử dụng ở nhiều khu vực khác nhau trong một chương trình.
Bộ switcher video
Bộ switcher video là thiết bị trung tâm điều phối các tín hiệu hình ảnh từ nhiều nguồn khác nhau như camera, máy tính, đầu phát… và xuất ra màn hình trình chiếu lớn hoặc hệ thống livestream. Thiết bị này cho phép chuyển đổi mượt mà giữa các nguồn hình ảnh mà không gây gián đoạn, giúp nội dung hiển thị luôn liền mạch và chuyên nghiệp. Trong các sự kiện có nhiều phân đoạn trình chiếu, livestream đa camera hoặc cần hiệu ứng chuyển cảnh đẹp mắt, switcher đóng vai trò then chốt để kiểm soát toàn bộ quá trình.
Thiết bị sự kiện này yêu cầu kỹ thuật viên thành thạo vận hành, lập kịch bản chuyển cảnh và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận âm thanh – ánh sáng khác để chương trình được đồng bộ hóa hoàn hảo. Một số dòng phổ biến như ATEM Mini Pro, Roland V-1HD… đang được nhiều đơn vị sự kiện lựa chọn nhờ tính ổn định và dễ sử dụng.
Thiết bị sân khấu và backdrop
Backdrop
Backdrop là thiết bị sự kiện mang tính biểu tượng, dùng để làm nền chính cho sân khấu hoặc khu vực check-in. Đây là nơi thể hiện thông điệp, chủ đề và nhận diện thương hiệu của chương trình. Tùy vào mục đích và không gian tổ chức, backdrop có thể thiết kế dạng khung bạt in hiflex, backdrop LED, backdrop 3D dựng mô hình hoặc kết hợp chất liệu như mica, gỗ, hoa tươi, đèn led. Thiết bị này thường đặt phía sau sân khấu chính, khu chụp ảnh, khu trưng bày hoặc khu lễ tân để tạo điểm nhấn thị giác. Việc thi công backdrop cần tính toán kỹ về kích thước, màu sắc và bố cục để hài hòa với toàn bộ không gian sự kiện. Một backdrop được thiết kế tốt giúp định hình phong cách sự kiện, hỗ trợ hiệu quả cho việc chụp hình, truyền thông và ghi dấu trong tâm trí người tham dự.
Sân khấu modular
Sân khấu modular là hệ thống sân khấu lắp ghép theo module, được sử dụng phổ biến trong các sự kiện hiện đại nhờ tính linh hoạt và chắc chắn. Mỗi module là một khung sắt hoặc nhôm có kích thước tiêu chuẩn (thường là 1m x 2m), có thể dễ dàng ghép lại thành nhiều hình dạng và kích thước khác nhau theo yêu cầu chương trình. Thiết bị sự kiện này thường đi kèm mặt sân bằng gỗ chống trượt, khung chịu lực và hệ thống chân có thể điều chỉnh độ cao. Sân khấu modular phù hợp với sự kiện trong nhà lẫn ngoài trời, từ hội thảo, tiệc gala đến concert. Ngoài ra, sân khấu có thể tích hợp thảm, đèn viền hoặc hệ thống cơ khí để nâng lên hạ xuống, tạo hiệu ứng độc đáo cho phần trình diễn. Việc thi công sân khấu yêu cầu đội ngũ có kinh nghiệm để đảm bảo an toàn, thẩm mỹ và vận hành đúng tiến độ.
Bục phát biểu mica
Bục phát biểu mica là thiết bị hỗ trợ dành cho MC, diễn giả, lãnh đạo khi phát biểu trong sự kiện. Với thiết kế hiện đại từ chất liệu mica trong suốt hoặc phối màu sang trọng, bục phát biểu giúp tôn vinh người trình bày mà không gây cản trở tầm nhìn khán giả. Thiết bị sự kiện này thường có chiều cao tiêu chuẩn từ 1,1 đến 1,3 mét, mặt bục có diện tích vừa đủ để đặt micro, laptop hoặc tài liệu. Một số dòng cao cấp tích hợp đèn led viền, logo dán mặt trước hoặc hệ thống âm thanh gắn sẵn. Bục phát biểu thường xuất hiện trong hội nghị, lễ khai mạc, lễ trao giải và các chương trình có phần phát biểu trang trọng. Khi lựa chọn bục, cần cân nhắc phong cách sự kiện, màu sắc chủ đạo và tính tương thích với sân khấu chung để đạt hiệu quả thẩm mỹ cao.
Thảm trải sự kiện
Thảm trải sự kiện là thiết bị mang tính hỗ trợ thẩm mỹ và tổ chức không gian, giúp phân vùng khu vực sân khấu, lối đi, khu check-in hoặc khu vực VIP. Với đa dạng màu sắc như đỏ, xanh, xám hoặc đen, thảm sự kiện không chỉ giúp không gian trông chuyên nghiệp mà còn góp phần định hình phong cách tổng thể. Thiết bị sự kiện này được cắt và trải theo diện tích yêu cầu, có keo dán hoặc băng dính hai mặt để cố định và tránh trơn trượt. Trong những sự kiện cao cấp, thảm trải sàn còn được sử dụng để tạo cảm giác sang trọng, trang trọng cho người tham dự. Việc thi công thảm yêu cầu tính toán thời gian chuẩn xác vì đây thường là hạng mục cuối cùng trong quá trình setup để đảm bảo sạch sẽ và bền bỉ. Ngoài ra, cần lựa chọn loại thảm có khả năng chống cháy, không xù lông và dễ vệ sinh để tăng hiệu quả sử dụng.
Bàn ghế và thiết bị nội thất
Bàn tròn tiệc
Bàn tròn tiệc là thiết bị sự kiện không thể thiếu trong các chương trình như tiệc gala, hội nghị kết hợp tiệc tối, tiệc cưới hay sự kiện doanh nghiệp. Loại bàn này thường có đường kính tiêu chuẩn từ 1,2m đến 1,8m, phù hợp cho 6–10 khách ngồi. Với kiểu dáng tròn, bàn tạo cảm giác ấm cúng, dễ tương tác giữa các khách mời trong bàn. Thiết bị này thường đi kèm khăn trải bàn, khăn phủ chân, nơ ghế và set up tiệc theo phong cách riêng biệt. Khung bàn thường làm từ sắt hoặc inox, mặt bàn phủ lớp MDF dày giúp chịu lực tốt, dễ vệ sinh và có thể tháo rời khi vận chuyển. Việc bố trí bàn tròn tiệc hợp lý sẽ góp phần tối ưu không gian, tạo sự cân đối trong tổng thể sắp đặt và nâng cao trải nghiệm cho khách mời.
Ghế banquet
Ghế banquet là loại ghế chuyên dụng cho các sự kiện có tính trang trọng và tổ chức quy mô lớn. Với kiểu dáng thanh lịch, ghế banquet thường được bọc vải nỉ hoặc simili, đi kèm nơ ghế hoặc áo ghế để tạo sự đồng bộ với concept trang trí. Thiết bị sự kiện này có kết cấu chắc chắn, khung inox sơn tĩnh điện hoặc thép mạ, giúp chịu lực tốt và sử dụng bền lâu. Ghế có thể xếp chồng, dễ di chuyển và bảo quản sau sự kiện. Khi lựa chọn ghế banquet, cần cân nhắc màu sắc tổng thể và số lượng ghế phù hợp với diện tích sự kiện để đảm bảo yếu tố thẩm mỹ lẫn sự thuận tiện trong việc di chuyển. Đây là thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc định hình đẳng cấp sự kiện từ góc nhìn khách mời.
Bàn reception LED
Bàn reception LED là thiết bị nội thất hiện đại thường đặt tại khu vực đón tiếp, bàn check-in hoặc trung tâm giới thiệu thương hiệu. Với thiết kế kết hợp đèn LED chiếu sáng bên trong, bàn reception giúp thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng ngay từ khoảnh khắc đầu tiên khách đến sự kiện. Bề mặt bàn thường được làm từ mica, nhôm composite hoặc acrylic, dễ lau chùi và đảm bảo sự sang trọng trong mọi không gian. Thiết bị sự kiện này không chỉ là nơi để nhân viên tiếp tân làm việc, mà còn là điểm nhấn cho khu vực tiền sảnh, khu booth thương hiệu hoặc khu trưng bày sản phẩm. Các phiên bản bàn reception có thể tùy chỉnh logo, màu sắc, hiệu ứng đèn giúp tăng tính cá nhân hóa cho sự kiện. Việc đầu tư vào bàn reception LED chuyên nghiệp giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu ngay từ phần lễ tân.
Thiết bị ghi hình và livestream
Camera
Camera là thiết bị không thể thiếu trong các sự kiện hiện đại, đặc biệt khi yêu cầu ghi hình để làm tư liệu, phát lại hoặc phục vụ mục đích truyền thông. Những dòng camera chuyên dụng như mirrorless hoặc DSLR full-frame thường được sử dụng để đảm bảo hình ảnh sắc nét, bắt trọn chuyển động và ánh sáng trong điều kiện sân khấu thay đổi liên tục. Camera còn đóng vai trò quan trọng trong việc zoom cận cảnh, quay toàn cảnh hoặc tracking theo nghệ sĩ, diễn giả. Thiết bị sự kiện này thường được gắn trên chân máy, slider, hoặc gimbal để đảm bảo chuyển động mượt mà và không rung lắc. Ngoài ra, hệ thống camera chuyên nghiệp còn có thể kết nối với bàn chuyển tín hiệu để phục vụ livestream hoặc chiếu hình lên màn LED. Sự đầu tư vào camera chất lượng sẽ giúp chương trình được lưu giữ trọn vẹn và nâng cao giá trị truyền thông sau sự kiện.
Bộ thiết bị livestream
Bộ thiết bị livestream là giải pháp tối ưu cho các sự kiện cần truyền hình trực tiếp qua nền tảng số như Facebook, YouTube, Zoom hoặc các nền tảng riêng. Một bộ livestream chuyên nghiệp bao gồm: camera, máy quay chuyên dụng, bộ switcher chuyển tín hiệu, encoder, hệ thống micro, đường truyền internet ổn định và phần mềm livestream. Thiết bị sự kiện này giúp kết nối trực tiếp hình ảnh và âm thanh từ hiện trường tới khán giả ở bất kỳ đâu, tạo điều kiện tiếp cận số đông mà không giới hạn về địa lý. Các đơn vị tổ chức cần đảm bảo các thiết bị được đồng bộ về chuẩn tín hiệu (HDMI, SDI), tương thích với nền tảng phát sóng và có backup internet để đảm bảo tín hiệu xuyên suốt. Sự chuyên nghiệp trong setup và vận hành livestream góp phần nâng cao giá trị chương trình và mở rộng độ phủ thương hiệu.
Máy ảnh
Máy ảnh chuyên dụng đóng vai trò ghi lại các khoảnh khắc quan trọng trong sự kiện với chất lượng hình ảnh cao và độ chi tiết sắc nét. Các dòng máy DSLR hoặc mirrorless được ưa chuộng nhờ khả năng chụp nhanh, bắt sáng tốt và dễ thay ống kính theo từng bối cảnh. Máy ảnh giúp lưu giữ hình ảnh khách mời, sân khấu, diễn giả và các chi tiết décor để phục vụ truyền thông hậu sự kiện. Đây là thiết bị sự kiện cần thiết cho đội ngũ media – marketing của đơn vị tổ chức hoặc khách hàng. Để khai thác hiệu quả máy ảnh, nhân sự vận hành cần am hiểu các thông số như khẩu độ, tốc độ màn trập, ISO, chế độ lấy nét và ánh sáng môi trường. Hình ảnh từ máy ảnh có thể dùng để làm album, bài viết PR, truyền thông nội bộ hoặc phục vụ báo cáo tổng kết chương trình.
Các lưu ý khi thuê thiết bị sự kiện
Kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện
Trước khi đưa thiết bị sự kiện vào vận hành, việc kiểm tra kỹ thuật là bước bắt buộc để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định trong suốt chương trình. Các thiết bị như loa, mixer, đèn chiếu sáng, màn LED, camera cần được test kỹ từng bộ phận về khả năng hoạt động, kết nối và nguồn điện. Việc phát hiện sớm lỗi sẽ giúp đơn vị tổ chức có phương án thay thế hoặc sửa chữa trước khi sự kiện bắt đầu. Bên cạnh đó, đội kỹ thuật cần kiểm tra độ tương thích giữa các thiết bị, tránh trường hợp xung đột tín hiệu. Ngoài ra, các vị trí đặt thiết bị cũng nên được setup thử để đo kiểm âm thanh, ánh sáng trong điều kiện thật. Việc chạy chương trình tổng duyệt giúp phát hiện điểm nghẽn kỹ thuật và đánh giá hiệu quả phối hợp giữa các thiết bị. Đây là bước giúp tối ưu hiệu suất và hạn chế tối đa rủi ro khi chương trình đang diễn ra.
Chuẩn bị phương án dự phòng
Trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc dự phòng thiết bị là yếu tố quan trọng giúp tránh gián đoạn chương trình khi xảy ra sự cố. Một thiết bị sự kiện khi gặp lỗi kỹ thuật, chập cháy hoặc mất tín hiệu, nếu không có phương án thay thế sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách mời. Do đó, các đơn vị tổ chức cần chuẩn bị thiết bị dự phòng như micro thay thế, nguồn điện phụ, loa phụ hoặc màn LED back-up. Ngoài thiết bị, đội kỹ thuật cần lên kịch bản xử lý khi có sự cố như mất tín hiệu âm thanh, rớt mạng livestream, mất điện cục bộ. Sự chuẩn bị chủ động giúp duy trì sự liền mạch cho chương trình và thể hiện năng lực vận hành chuyên nghiệp của ekip tổ chức. Đây là một trong những yếu tố đánh giá chất lượng dịch vụ cung cấp thiết bị sự kiện.
Đảm bảo an toàn điện
An toàn điện trong sự kiện là vấn đề quan trọng không thể xem nhẹ khi vận hành các hệ thống thiết bị có công suất lớn như âm thanh, ánh sáng, màn LED hoặc thiết bị trình chiếu. Việc sử dụng nguồn điện không ổn định, ổ cắm lỏng lẻo hoặc dây dẫn không đạt chuẩn có thể gây chập cháy, rò rỉ điện và đe dọa đến an toàn người tham dự. Đội kỹ thuật cần sử dụng dây điện đúng công suất, bọc cách điện kỹ lưỡng và bố trí đường dây hợp lý, tránh lối đi lại. Ngoài ra, cần trang bị CB chống giật, cầu dao tổng và máy phát điện dự phòng trong trường hợp tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc tại địa điểm không đảm bảo công suất. Kiểm tra tổng thể hệ thống điện trước giờ chạy chính thức là việc bắt buộc. Việc thực hiện đúng quy chuẩn không chỉ đảm bảo an toàn mà còn góp phần chuyên nghiệp hóa hình ảnh của đơn vị tổ chức.
Lời kết
Thiết bị sự kiện đóng vai trò trung tâm trong việc tạo nên thành công cho mọi chương trình – từ hội nghị doanh nghiệp, liveshow âm nhạc đến triển lãm, hội chợ hay sự kiện ra mắt thương hiệu. Mỗi thiết bị đều đảm nhận chức năng riêng biệt, góp phần hoàn thiện trải nghiệm tổng thể cho người tham dự. Từ hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu, sân khấu, bàn ghế, đến các công cụ ghi hình và livestream – tất cả đều cần được lựa chọn, bố trí và vận hành theo quy trình chuyên nghiệp, đồng bộ và có dự phòng kỹ lưỡng. Việc lựa chọn đúng thiết bị không chỉ giúp đảm bảo chất lượng chương trình, mà còn thể hiện tầm vóc thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.
- Address: 20 Ngõ 176 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
- Website: acethuanviet.vn
- Fanpage: ACEThuanViet – Angeline Creative Event
- Hotline: 0786734931 – 0786341856 – 0778341866
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Event để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
