Tổ chức sự kiện thường đi kèm nhiều áp lực, đòi hỏi kế hoạch chặt chẽ và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Tuy vậy, vẫn có những yếu tố khó kiểm soát dẫn đến rủi ro phát sinh. Dưới đây là chia sẻ về các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện và giải pháp khắc phục, giúp bạn triển khai công việc hiệu quả, tạo dấu ấn đáng nhớ cho khách tham dự.
Vấn đề về lập kế hoạch sự kiện
Xác định mục tiêu và đối tượng không rõ ràng
Một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện chính là thiếu sự rõ ràng về mục tiêu và đối tượng tham dự. Khi đội ngũ thực hiện chưa thống nhất, chương trình dễ bị lệch hướng, thiếu điểm nhấn hoặc không thu hút đúng đối tượng. Đây là tình trạng thường gặp với những sự kiện lần đầu được tổ chức hoặc đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm.
Để hạn chế rủi ro, nên bắt đầu bằng một cuộc họp với toàn bộ thành viên chính của dự án. Hãy lắng nghe quan điểm, mong muốn, mục tiêu cụ thể rồi đúc kết thành văn bản chi tiết. Người chịu trách nhiệm chính cần nhắc lại “linh hồn” của chương trình cho tất cả, để ai cũng hiểu đúng về ý nghĩa sự kiện.
Xác định đối tượng tham dự đòi hỏi sự nghiên cứu sâu về độ tuổi, sở thích, nhu cầu. Ví dụ, nếu muốn thu hút sinh viên hoặc người trẻ, bạn cần chú trọng không gian check-in, hoạt động tương tác trên mạng xã hội. Với đối tượng doanh nghiệp, bạn hãy tập trung yếu tố chuyên môn, thảo luận và kết nối kinh doanh. Khi có sự thống nhất về mục tiêu lẫn khách mời, các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện sẽ giảm thiểu, giúp chương trình đi đúng hướng.
Vạch ra danh sách các điểm mấu chốt: sự độc đáo, giá trị mang lại, thông điệp xuyên suốt. Dựa trên những tiêu chí đó, bạn sẽ xây dựng nội dung và hình ảnh phù hợp. Nếu mục tiêu và đối tượng rõ ràng, mọi khâu từ lập kế hoạch đến triển khai sẽ trôi chảy hơn, giúp bạn tránh đau đầu vì những điều không mong muốn.
Lỗi ước tính ngân sách
Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện còn bao gồm sai sót trong ước tính ngân sách. Tình trạng này không hiếm, nhất là khi công tác dự trù chưa đầy đủ hoặc bỏ qua hạng mục phát sinh. Một số người thường chỉ tính chi phí thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng mà quên đi quà tặng, trang trí, phí bảo vệ, thù lao cho MC, nghệ sĩ…
Cách khắc phục tốt nhất là lập bảng ngân sách chi tiết ngay từ đầu. Danh mục này nên bao gồm từng hạng mục nhỏ nhất: phí in ấn vé mời, trang trí photobooth, di chuyển, hỗ trợ hậu cần. Hãy luôn có cột “dự trù rủi ro” chiếm khoảng 10-15% tổng ngân sách. Số tiền này sẽ hỗ trợ khi gặp vấn đề bất ngờ, chẳng hạn cần thuê thêm thiết bị khẩn cấp hoặc phát sinh chi phí vận chuyển.
Thêm vào đó, bạn đừng quên theo dõi sát sao quá trình giải ngân. Liên tục so sánh thực tế với dự toán giúp bạn chủ động điều chỉnh trước khi quá muộn. Việc này nên được thực hiện dưới dạng báo cáo ngắn gọn, chia theo từng giai đoạn. Khi cập nhật liên tục, các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến tiền bạc sẽ sớm được phát hiện, ngăn chặn tình huống thâm hụt nghiêm trọng.
Thiếu kế hoạch dự phòng
Thiếu kế hoạch dự phòng là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện khiến nhiều người “mất ăn mất ngủ”. Kể cả khi kịch bản được soạn chỉnh chu, vẫn có khả năng xuất hiện yếu tố ngoài dự đoán như thời tiết xấu, trục trặc thiết bị, nhân sự quan trọng vắng mặt đột xuất.
Giải pháp quan trọng là xây dựng kịch bản dự phòng từ sớm. Bạn có thể soạn thảo một danh mục những rủi ro khả thi: mưa bão khi sự kiện ngoài trời, thiết bị âm thanh hỏng, MC không thể đến kịp… Mỗi mục hãy ghi chú kèm phương án xử lý (thay đổi lịch trình, di chuyển vào khu vực mái che, có sẵn đội ngũ kỹ thuật thay loa dự phòng, mời người thay thế MC).
Chuẩn bị các đầu mối liên lạc khẩn cấp để khi phát sinh vấn đề có thể gọi ngay. Đừng quên phân công cụ thể ai phụ trách mảng dự phòng nào. Nếu chia đầu việc rõ ràng, mọi người sẽ chủ động hành động khi có biến cố, giảm thiểu thời gian bối rối. Khi kế hoạch dự phòng nằm trong tay, bạn sẽ bớt căng thẳng, hạn chế các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện.
Khó khăn trong quản lý thời gian
Lịch trình không thực tế
Một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện chính là lịch trình quá tham vọng, khiến mọi người chạy đua nhưng không kịp hoàn thành. Có những chương trình sắp xếp quá dày hoạt động, khách mời không có thời gian nghỉ ngơi, hoặc setup sân khấu không kịp.
Việc này xuất phát từ kỳ vọng quá cao hoặc thiếu kinh nghiệm đánh giá khối lượng công việc. Cách giải quyết là phân khúc thời gian rõ ràng và linh hoạt. Hãy đánh dấu các mốc quan trọng: khi nào sân khấu cần sẵn sàng, lúc nào đón khách, bắt đầu phát biểu… Để an toàn, bạn có thể thêm thời gian đệm 5-10 phút giữa các hạng mục.
Nếu bạn tổ chức sự kiện kéo dài nhiều ngày, đừng nhồi nhét quá nhiều nội dung trong một buổi. Khách mời cần thời gian trao đổi, giao lưu và giải lao. Người điều phối tổng thể cũng cần khoảng trống để xử lý các vấn đề bất ngờ. Khi lịch trình phù hợp, các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến thời gian sẽ giảm đáng kể, giúp đội ngũ tổ chức “dễ thở” hơn.
Chậm tiến độ chuẩn bị
Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện thường liên quan đến việc chậm tiến độ, nhất là giai đoạn hoàn tất hạ tầng, lắp đặt thiết bị, dàn dựng sân khấu. Nếu không quản lý cẩn thận, bạn sẽ đối mặt với tình huống khách mời đến nơi mà phòng họp chưa sắp xếp xong, màn hình vẫn đang cài đặt, loa chưa hoạt động được…
Để tránh rủi ro, bạn cần xây dựng timeline chuẩn bị trước sự kiện. Chia nhỏ từng đầu việc, xác định rõ thời hạn, ai phụ trách, cần báo cáo cho ai. Họp kiểm tra định kỳ giúp nắm rõ tình hình, nhắc nhở khi có dấu hiệu chậm trễ. Mỗi lần họp, bạn có thể yêu cầu cập nhật tiến độ thực tế so với kế hoạch, từ đó điều chỉnh nhân lực hoặc hợp đồng với nhà cung cấp.
Dành ra một buổi tổng duyệt trước ngày diễn ra để kiểm tra toàn bộ. Đây là cách phát hiện những lỗ hổng cuối cùng. Nếu thấy hạng mục nào chưa ổn, bạn vẫn có thời gian can thiệp. Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện thường giảm thiểu đáng kể khi có buổi tổng duyệt nghiêm túc.
Xung đột thời gian giữa các hoạt động
Khi lên kịch bản chương trình, rất dễ xảy ra trường hợp hai hoạt động quan trọng trùng lịch hoặc một hạng mục chiếm quá nhiều thời lượng, ảnh hưởng đến hoạt động kế tiếp. Đây là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến sắp xếp thời gian.
Phương án xử lý: xây dựng ma trận lịch trình, trong đó liệt kê mọi phiên, mọi hoạt động theo chiều ngang (thời gian) và chiều dọc (địa điểm). Nhìn tổng quát, bạn sẽ thấy những điểm chồng chéo. Hãy điều chỉnh khung giờ, hoặc tách hoạt động sang ngày khác nếu cần thiết.
Ngoài ra, bạn nên quan tâm đến trải nghiệm tổng thể của khách mời. Liệu họ có kịp di chuyển từ hội trường này sang hội trường khác? Có phải chờ đợi quá lâu giữa hai phiên thảo luận? Hãy lấy ý kiến của ban tổ chức, cố vấn chương trình hoặc người từng tham dự sự kiện tương tự để tối ưu lịch trình. Khi hạn chế tối đa xung đột thời gian, bạn đã loại bỏ nhiều vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện.
Vấn đề về địa điểm tổ chức
Không gian không phù hợp
Một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện là chọn địa điểm không tương xứng với tính chất, quy mô hoặc phong cách. Nếu bạn tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại một nơi quá bình dân, khách mời sẽ không đánh giá cao. Ngược lại, thuê một trung tâm đắt đỏ nhưng không có đủ tiện nghi sân khấu cũng lãng phí.
Trước khi quyết định, hãy liệt kê tiêu chí về diện tích, khả năng chứa khách, thiết kế phù hợp với sự kiện nội bộ hay công chúng, chi phí thuê, yếu tố trang thiết bị sẵn có… Nếu là chương trình ngoài trời, cần chú ý đến vấn đề thời tiết, an ninh, hệ thống vệ sinh.
Bạn cũng nên khảo sát thực tế, đánh giá đường đi, bãi đậu xe, tiện ích phụ trợ. Đừng quên thương lượng giá cả, vì đôi khi địa điểm có thể giảm phí nếu bạn cam kết hợp tác lâu dài. Chọn không gian hợp lý giúp giảm thiểu các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến số lượng khách quá tải, âm thanh dội hay ánh sáng thiếu chất lượng.
Vấn đề về cơ sở vật chất
Thêm một yếu tố trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện là cơ sở vật chất xuống cấp hoặc không đáp ứng được nhu cầu. Bạn có thể đối mặt với tình huống phòng ốc cũ kỹ, tường thấm nước, quạt hỏng, máy lạnh quá yếu, thậm chí mất điện giữa chừng.
Để tránh rơi vào thế bị động, hãy trực tiếp kiểm tra chất lượng trước khi ký hợp đồng. Nếu phát hiện vấn đề, thương lượng với bên quản lý địa điểm để có hướng khắc phục. Nếu cơ sở vật chất cần nâng cấp, bạn phải tính vào ngân sách hoặc tìm địa điểm khác.
Trong quá trình chuẩn bị, phải đảm bảo hệ thống điện, nước luôn ổn định. Việc lắp đặt thêm máy phát điện dự phòng hay bộ lưu điện là giải pháp an toàn, tránh sự cố mất điện bất ngờ. Kiểm tra thiết bị phòng cháy, lối thoát hiểm để đảm bảo an toàn cho khách tham dự. Khi kiểm soát tốt cơ sở vật chất, bạn sẽ giảm bớt các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện khiến khán giả không thoải mái.
Khó khăn trong việc tiếp cận
Khó khăn trong việc tiếp cận là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện, đặc biệt khi địa điểm ở quá xa trung tâm, đường xá phức tạp hoặc thiếu biển chỉ dẫn. Khách mời có thể gặp khó khăn trong việc tìm đường, dẫn đến đi muộn, lỡ mất phần mở đầu quan trọng.
Phương án phòng tránh: chọn nơi thuận tiện giao thông, hoặc cung cấp hướng dẫn cụ thể ngay từ khi mời tham dự. Có thể gửi bản đồ chi tiết, gợi ý phương tiện di chuyển công cộng hoặc cung cấp dịch vụ xe đưa đón. Thậm chí, bạn hãy nghĩ đến những người khuyết tật, người già, xem họ có lối đi riêng và hỗ trợ phù hợp không.
Nếu sự kiện đòi hỏi khách mời di chuyển bằng xe hơi, bãi đậu xe nên đủ rộng. Bố trí nhân viên hướng dẫn đỗ xe, tránh ùn tắc. Chỉ một chút bất tiện về tiếp cận cũng dễ gây ấn tượng xấu, ảnh hưởng trải nghiệm chung. Giải quyết dứt điểm vấn đề di chuyển giúp bạn hạn chế phần lớn các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến hài lòng của khách.
Khó khăn về nhân sự
Thiếu nhân lực chuyên môn
Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện đôi khi xuất phát từ việc thiếu đội ngũ có chuyên môn cần thiết. Một sự kiện hoàn hảo đòi hỏi nhiều vị trí khác nhau: quản lý dự án, điều phối, kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, thiết kế, MC, hậu cần… Nếu đơn vị tổ chức không đủ nhân lực hoặc thuê thiếu kinh nghiệm, chất lượng chương trình có thể đi xuống.
Giải pháp là lập danh sách nhân sự trước khi khởi động. Xác định xem bạn đã có ai phụ trách những mảng quan trọng: marketing, tài chính, quan hệ khách hàng, sự kiện thực địa… Nếu thiếu, hãy cân nhắc thuê bên thứ ba hoặc cộng tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Đồng thời, đừng quên đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên nắm rõ vai trò. Buổi training ngắn giúp họ biết quy trình, hiểu cách ứng phó khi có tình huống bất ngờ. Khi có đủ nhân lực chuyên môn, các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện sẽ được giải quyết gọn gàng, hạn chế tối đa rủi ro.
Phối hợp không đồng bộ
Phối hợp không đồng bộ thường diễn ra khi từng bộ phận làm việc riêng rẽ, thiếu trao đổi thông tin. Đây là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện do thiếu nền tảng quản lý chung. Ví dụ, nhóm hậu cần chuẩn bị cổng chào xong nhưng nhóm thiết kế lại thay đổi nội dung banner vào phút chót, gây lãng phí và chậm trễ.
Để khắc phục, hãy xác lập quy trình báo cáo rõ ràng. Mỗi bộ phận cử một người làm đầu mối liên lạc, thường xuyên cập nhật tiến độ cho nhau. Tổ chức họp giao ban hằng tuần hoặc hằng ngày tùy quy mô, nêu những khó khăn hiện tại để cùng tìm giải pháp.
Có thể áp dụng các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, hoặc Google Drive chia sẻ dữ liệu. Khi tất cả thành viên đều nhìn thấy bức tranh tổng thể, việc phối hợp sẽ nhất quán hơn, đồng thời giảm các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện do thông tin sai lệch.
Xung đột trong ekip
Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện cũng nảy sinh từ xung đột giữa các thành viên trong ekip. Sự căng thẳng đôi lúc đến từ áp lực công việc, tranh luận về ý tưởng, hoặc mâu thuẫn cá nhân. Nếu không giải quyết kịp thời, sự kiện có nguy cơ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Bạn nên xây dựng văn hóa làm việc tôn trọng, lắng nghe ý kiến lẫn nhau. Khi có xung đột, hãy đưa mọi người vào cuộc họp nhỏ, để họ chia sẻ góc nhìn. Ban quản lý cần đóng vai trò trung gian, đưa ra giải pháp dựa trên mục tiêu chung.
Ngoài ra, phân công rõ ràng ai quyết định cuối cùng ở lĩnh vực nào cũng giúp giảm tranh cãi không cần thiết. Khuyến khích tinh thần xây dựng, đừng để cá nhân coi thường ý kiến người khác. Một tập thể đoàn kết sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, tránh các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện do rạn nứt nội bộ.
Xem thêm: Ekip Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – Đơn Vị ACEThuanViet Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói
Vấn đề kỹ thuật và thiết bị
Sự cố âm thanh, ánh sáng
Không ít chương trình gặp trục trặc âm thanh, ánh sáng trong lúc đang lên sóng. Đây là những ví dụ tiêu biểu về các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Âm thanh bị rè, micro mất tín hiệu, đèn sân khấu quá yếu hay quá sáng đều gây ảnh hưởng trải nghiệm.
Cách phòng tránh: thuê đội ngũ kỹ thuật uy tín, kiểm tra thiết bị và chạy thử trước. Bạn nên bố trí chuyên viên âm thanh, ánh sáng trực tiếp giám sát suốt buổi. Nếu sự kiện lớn, luôn có sẵn thiết bị dự phòng như micro, đèn led, cáp kết nối.
Trong trường hợp sự cố xảy ra, cần nhanh chóng chuyển sang kế hoạch B. Ví dụ, nếu loa chính hỏng, hãy tạm dùng loa phụ. Nếu đèn sân khấu tắt đột ngột, sử dụng đèn di động hoặc chuyển sang một tiết mục khác trong lúc sửa chữa. Linh hoạt xử lý sẽ giúp bạn giảm tối thiểu các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện do yếu tố kỹ thuật.
Trục trặc thiết bị công nghệ
Một số sự kiện sử dụng công nghệ cao như trình chiếu 3D mapping, phát trực tiếp (live streaming), app check-in… Lợi ích là đa dạng trải nghiệm, nhưng cũng ẩn chứa các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Thiết bị có thể đột ngột lỗi phần mềm, đường truyền internet gián đoạn, server quá tải.
Để hạn chế rủi ro, bạn nên test kỹ trước khi đưa vào vận hành. Hãy có máy chủ dự phòng, đường truyền internet thứ hai, đội ngũ IT sẵn sàng khắc phục nhanh. Nếu bạn phát trực tiếp, hãy kiểm tra trước cùng nền tảng streaming, đảm bảo âm thanh và hình ảnh ổn định.
Khi sử dụng ứng dụng đăng ký hoặc check-in, cần thiết kế giao diện đơn giản, dễ dùng. Luôn có phương án check-in thủ công nếu app sập. Chuẩn bị các kênh liên lạc khẩn cấp để người quản lý sự kiện liên hệ với lập trình viên hoặc nhà cung cấp dịch vụ ngay khi phát hiện lỗi.
Lỗi hệ thống đăng ký
Nhiều sự kiện mở cổng đăng ký online để thuận tiện cho khách tham dự. Đây cũng là bước dễ nảy sinh các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện, ví dụ cổng đăng ký không gửi mail xác nhận, dữ liệu bị trùng lặp, nghẽn mạng khi quá đông người truy cập cùng lúc.
Bạn có thể tránh rủi ro bằng cách chọn nền tảng đáng tin cậy, có quy mô chịu tải lớn. Dữ liệu nên được sao lưu thường xuyên, tránh mất thông tin quan trọng. Gửi email nhắc nhở cho người đăng ký kèm hướng dẫn chi tiết để họ nắm rõ bước tham gia.
Nếu dự kiến lượng người đăng ký quá đông, hãy mở dần theo từng đợt. Vừa quản lý tốt số liệu, vừa tránh quá tải server. Một số đơn vị còn áp dụng mã QR để check-in nhanh. Lỗi hệ thống đăng ký sẽ giảm thiểu nếu bạn dành đủ thời gian chuẩn bị, kiểm thử kịch bản xấu.
Khó khăn trong quản lý khách mời
Số lượng tham dự không như dự kiến
Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện thường liên quan đến việc số lượng khách mời thực tế khác xa dự tính. Có trường hợp tổ chức hàng trăm suất ăn nhưng chỉ 50 người đến, gây lãng phí. Cũng có khi chủ trì chuẩn bị khán phòng bé, cuối cùng có quá nhiều người khiến không đủ chỗ ngồi.
Để hạn chế, bạn cần theo dõi đăng ký thường xuyên và có kế hoạch truyền thông hợp lý. Gửi email, tin nhắn nhắc nhở gần ngày diễn ra. Thiết kế một form đăng ký đủ thông tin để dự đoán chính xác nhu cầu tham gia. Nếu có thể, hãy yêu cầu xác nhận lần cuối để biết ai thực sự sẽ đến.
Chuẩn bị ghế dự phòng hoặc phương án linh hoạt nếu xảy ra tình trạng quá tải. Ngược lại, khi lượng khách thực tế thấp, bạn có thể gom khu vực, tránh không gian trống rỗng. Chủ động xử lý sẽ giảm thiểu các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện về mặt số lượng người tham dự.
Vấn đề check-in và xác nhận
Check-in là cột mốc quan trọng, giúp bạn quản lý luồng khách mời, đồng thời đảm bảo an ninh. Tuy nhiên, quy trình rườm rà hoặc thiếu nhân viên dẫn đến xếp hàng dài, khách mất kiên nhẫn. Đây là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện, nhất là ở chương trình có lượng người lớn.
Để giải quyết, bạn nên phân luồng check-in theo danh sách VIP, khách mời đặc biệt, hoặc chia khu vực dựa trên mã QR. Sử dụng máy quét QR hoặc cổng check-in tự động sẽ tối ưu tốc độ. Đội ngũ lễ tân phải được hướng dẫn kỹ, biết cách xử lý tình huống như quên vé, nhầm thông tin, đổi tên đăng ký.
Ngoài ra, bạn nên bố trí khu vực đón tiếp gọn gàng, có màn hình hướng dẫn quy trình check-in. Thêm quà tặng nhỏ hoặc nước uống tại khu vực này để khách cảm thấy thoải mái trong lúc chờ đợi. Vận hành trơn tru ngay từ khâu đón khách sẽ giúp bạn tránh được nhiều vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện.
Phản hồi và khiếu nại
Trong quá trình diễn ra, khách mời đôi khi gặp trục trặc: chỗ ngồi không thoải mái, lỡ mất phần quà tặng, không bắt kịp nội dung. Các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện về khiếu nại, phàn nàn là điều tự nhiên. Cách bạn xử lý quyết định độ hài lòng cuối cùng.
Thiết lập một quầy thông tin hoặc hotline hỗ trợ là giải pháp tốt. Bố trí nhân viên nhiệt tình, đủ kiến thức để giúp khách giải quyết những rắc rối nhỏ. Khi có người phàn nàn, hãy lắng nghe, ghi nhận và hành động ngay nếu khả thi.
Sau sự kiện, gửi email khảo sát, lấy ý kiến phản hồi. Đón nhận lời khen cũng quan trọng, nhưng đừng bỏ qua những góp ý tiêu cực. Qua đó, bạn đúc kết kinh nghiệm, cải thiện quy trình, giảm thiểu các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện ở các lần sau.
Vấn đề về truyền thông và marketing
Thông điệp không đến đúng đối tượng
Nhiều nhà tổ chức sự kiện dành công sức thiết kế thông điệp, slogan, nội dung, nhưng cuối cùng đối tượng mục tiêu lại không quan tâm. Đây là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện trên phương diện truyền thông.
Lý do có thể là bạn chọn sai kênh, hoặc thông điệp chưa đủ hấp dẫn. Ví dụ, sự kiện dành cho giới trẻ nhưng lại truyền thông qua báo in, tờ rơi truyền thống. Hay chương trình hội thảo chuyên sâu, nhưng nội dung quảng bá lại quá chung chung, không thu hút nhóm chuyên gia.
Để khắc phục, hãy nghiên cứu thói quen tiếp nhận thông tin của đối tượng. Họ dành nhiều thời gian trên Facebook hay LinkedIn, họ thích dạng video hay bài viết ngắn? Điều chỉnh thông điệp tiếp cận dựa trên sở thích của họ. Sử dụng KOL hoặc cộng đồng chuyên ngành cũng là cách lan tỏa hiệu quả, giúp bạn hạn chế các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện về mặt target sai hướng.
Thiếu kênh truyền thông hiệu quả
Một số sự kiện triển khai truyền thông nhưng chỉ dừng ở đăng vài bài PR trên trang web công ty, dẫn đến hiệu quả tiếp cận thấp. Đây cũng là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện do thiếu chiến lược marketing tổng thể.
Bạn nên kết hợp đa kênh: mạng xã hội (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn), email marketing, báo chí, website, diễn đàn. Mỗi kênh có cách xây dựng nội dung riêng. Hình ảnh, video, bài viết hay podcast… tất cả đều góp phần khuếch tán thông điệp.
Xây dựng timeline truyền thông: khởi động trước sự kiện vài tuần hoặc vài tháng tùy quy mô. Dần dần, tung tin hé lộ diễn giả, quà tặng, hoạt động nổi bật, kích thích sự hứng thú. Đừng quên cập nhật liên tục trong và sau sự kiện, đăng ảnh, video highlight để kéo dài hiệu ứng truyền thông. Khi có kế hoạch marketing bài bản, các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến “vắng khách” sẽ giảm thiểu.
Xem thêm: Xây Dựng Chiến Lược Marketing Cho Sự Kiện Đạt Hiệu Quả Cao Nhất
Khủng hoảng truyền thông
Khủng hoảng truyền thông là nỗi ám ảnh với nhiều đơn vị, nhất là khi sự kiện vô tình vướng phải tin đồn, hiểu lầm hay tranh cãi. Đây là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện có sức lan tỏa lớn. Nếu không xử lý kịp, danh tiếng của bạn bị ảnh hưởng nặng nề.
Trước tiên, cần xác định nguồn gốc khủng hoảng. Đó có thể là khách mời VIP bất mãn, nội dung chương trình bị hiểu sai hay sai sót nghiêm trọng về khâu tổ chức. Lập ngay nhóm xử lý khủng hoảng, đưa ra thông cáo chính thức và đăng tải trên kênh truyền thông chính thống.
Tránh im lặng quá lâu, vì dư luận dễ bị chi phối bởi tin đồn. Đồng thời, luôn giữ thái độ cầu thị, xin lỗi nếu có lỗi rõ ràng. Nhanh chóng khắc phục vấn đề, giải thích rõ ràng với đối tác, khách mời và báo chí. Có kế hoạch ứng phó chủ động sẽ giảm thiểu tối đa các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện khi cơn “bão” truyền thông xảy ra.
Xem thêm: Cách Xử Lý Khủng Hoảng Trong Tổ Chức Sự Kiện
Khó khăn về tài chính
Vượt ngân sách dự kiến
Nhiều sự kiện sau khi kết thúc, ban tổ chức “tá hỏa” vì chi vượt quá giới hạn. Đây là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện phổ biến với những người chưa quen quản lý ngân sách hoặc bị cuốn theo mong muốn làm chương trình hoành tráng.
Cách đối phó là bạn cần xác định nguồn tài chính rõ ràng ngay từ đầu. Nếu có nhà tài trợ, hãy ký hợp đồng, nắm chắc số tiền hỗ trợ. Lập bảng chi tiết mọi hạng mục: thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự, trang trí, quà tặng, truyền thông… Ghi lại dự toán và đối chiếu với tình hình thực tế hằng tuần.
Nếu thấy rủi ro vượt ngân sách, bạn phải cắt giảm hoặc thương lượng lại với nhà cung cấp. Tìm đối tác chiến lược để chia sẻ chi phí cũng là phương án hay. Bất kỳ khoản chi nào vượt dự kiến cần có sự phê duyệt của người quản lý tài chính. Quy trình kiểm soát minh bạch sẽ ngăn ngừa các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến tiền bạc.
Vấn đề thanh toán với nhà cung cấp
Khi làm việc với nhiều nhà cung cấp, việc nợ tiền, trễ thanh toán hoặc thiếu đồng thuận về chi phí phát sinh là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện khá thường xuyên. Tranh chấp có thể dẫn đến nhà cung cấp không hợp tác, khiến bạn rơi vào cảnh thiếu vật tư, thiết bị sát giờ G.
Để tránh tình huống này, nên ký hợp đồng rõ ràng, đề cập tiến độ thanh toán, điều khoản phạt nếu vi phạm. Giữ liên lạc chặt chẽ, báo trước khi cần thay đổi đơn hàng, tránh gây sốc. Nếu có thể, thanh toán đúng hẹn hoặc sớm hơn thỏa thuận giúp tạo niềm tin, nhận được ưu đãi thêm.
Hãy tạo một danh sách kiểm tra các giấy tờ cần thiết (hóa đơn, biên bản giao nhận, xác nhận hoàn thành). Qua đó, quy trình thanh toán sẽ minh bạch, không vướng mắc. Quản lý tốt việc chi trả giảm thiểu các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện liên quan đến mâu thuẫn kinh tế.
Chi phí phát sinh
Dù bạn dự toán kỹ đến đâu, chi phí phát sinh vẫn là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện khó tránh. Thời gian kéo dài hơn dự kiến, phát sinh bữa ăn phụ, băng rôn in sai phải làm lại, hay thuê thêm máy phát điện khi mất điện đột xuất…
Giải pháp nằm ở việc luôn trích một khoản dự phòng. Tùy quy mô, khoản này chiếm 10-20% tổng ngân sách. Định kỳ kiểm tra để biết mình đã dùng bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Hãy giới hạn việc sử dụng quỹ dự phòng và yêu cầu người phụ trách tài chính phê duyệt.
Quan trọng hơn, học hỏi kinh nghiệm từ lần này sang lần khác. Lưu lại danh sách phát sinh để những lần sau ước tính chuẩn hơn. Việc dự trù cẩn thận giúp bạn chủ động kinh phí, tránh rơi vào tình huống “cháy túi” bất ngờ.
Các lưu ý để phòng tránh sự cố
Xây dựng checklist chi tiết
Một trong những vũ khí hữu ích để hạn chế các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện là checklist. Danh sách công việc sẽ giúp bạn theo dõi từng bước, không bỏ sót hạng mục quan trọng. Hãy chia checklist theo giai đoạn: trước, trong và sau sự kiện.
Giai đoạn “trước sự kiện” bao gồm chọn địa điểm, lên kịch bản, thuê thiết bị, xin phép cơ quan chức năng nếu cần, mời diễn giả… Giai đoạn “trong sự kiện” liệt kê theo timeline từng giờ, từng nội dung. Giai đoạn “sau sự kiện” gồm dọn dẹp, trả lại mặt bằng, báo cáo tổng kết.
Checklist càng chi tiết, bạn càng sớm phát hiện những nhiệm vụ chưa hoàn thành. Ngoài ra, bạn có thể giao checklist cho từng nhóm phụ trách, chỉ cần một tài liệu chung để ban quản lý đối chiếu. Việc này giảm thiểu các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện do quên nhiệm vụ.
Xem thêm: Checklist Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Nhất 2025: 100+ Đầu Việc Cần Chuẩn Bị
Thiết lập hệ thống giám sát
Dù có kế hoạch chặt chẽ, bạn vẫn cần giám sát quá trình triển khai. Một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện là không kiểm soát kịp tiến độ, chất lượng. Hãy lập nhóm giám sát, phân rõ mỗi người phụ trách hạng mục âm thanh, ánh sáng, an ninh, hậu cần…
Hệ thống giám sát cũng cần kênh liên lạc thống nhất, có thể là nhóm chat hoặc bộ đàm. Mỗi khi phát sinh sự cố, người giám sát sẽ báo ngay cho quản lý. Ban tổ chức cần có sơ đồ chi tiết khu vực sự kiện, phân bổ nhân lực di chuyển nhanh đến điểm nóng.
Nếu điều kiện cho phép, bạn có thể lắp camera ở một số khu vực để quan sát khách mời, cổng ra vào, sân khấu. Điều này giúp phản ứng kịp lúc nếu có xung đột hay tai nạn. Hệ thống giám sát tốt sẽ hạn chế tối đa các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện do thiếu kiểm soát thực địa.
Chuẩn bị phương án dự phòng
Phương án dự phòng đóng vai trò “cứu cánh” trước rủi ro bất ngờ. Đây là cách đối phó hiệu quả với các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Từ trước đó, bạn hãy đặt câu hỏi: “Nếu thời tiết xấu thì sao?”, “Nếu MC đến muộn?”, “Nếu đột nhiên mất mạng internet?”…
Chuẩn bị sẵn kịch bản thay thế, ví dụ di chuyển vào nhà lều khi mưa, mời MC phụ hoặc đội ngũ nhân viên có thể thay vị trí tạm thời, bố trí đường truyền 4G dự phòng. Đừng để đến lúc xảy ra vấn đề mới xoay xở, vì khi đó công việc sẽ rối loạn hơn.
Khi có phương án dự phòng, bạn và ekip sẽ bình tĩnh hơn. Khả năng xử lý sự cố cũng nhanh chóng, khách mời ít bị gián đoạn trải nghiệm. Đó chính là cách sự kiện ghi điểm, đồng thời giảm rủi ro mất uy tín hay bị chê trách.
Cách xử lý khủng hoảng hiệu quả
Quy trình xử lý sự cố
Khi các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện phát sinh đột ngột, quy trình xử lý sự cố đóng vai trò then chốt. Bạn nên xây dựng sẵn một sơ đồ chuỗi hành động: xác định sự cố, thông báo cho ban chỉ đạo, khoanh vùng, áp dụng giải pháp khẩn cấp, cập nhật cho khách mời.
Ví dụ, nếu âm thanh bị ngắt, hãy lập tức báo đội kỹ thuật. Trong thời gian chờ khắc phục, MC có thể “chữa cháy” bằng một trò chơi giao lưu. Khi xử lý xong, ban tổ chức thông báo ngắn gọn, xin lỗi vì bất tiện.
Cố gắng truyền thông minh bạch, tránh để khán giả hoang mang. Nếu sự cố nghiêm trọng, bạn cần khẩn trương di tản, gọi hỗ trợ y tế hoặc lực lượng an ninh. Tùy mức độ, quá trình xử lý có thể kéo dài, nhưng quan trọng là bạn phải đưa ra quyết định dứt khoát, kịp thời.
Phân công trách nhiệm
Trong tình huống khủng hoảng, ai làm gì, báo cáo cho ai cần được phân công rõ ràng. Đây là cách tổ chức tránh chồng chéo hoặc thiếu người chịu trách nhiệm. Mỗi hạng mục: kỹ thuật, an ninh, y tế, truyền thông… nên có một đầu mối phụ trách.
Phân công nên dựa vào chuyên môn lẫn kinh nghiệm. Nếu có trưởng nhóm kỹ thuật, chỉ người này mới quyết định thay đổi thiết bị. Trưởng nhóm an ninh lo đối phó tình trạng chen lấn, trộm cắp. Điều phối chung là Event Manager, người theo dõi bức tranh tổng thể.
Cơ chế báo cáo cũng quan trọng. Mọi quyết định lớn nên thông qua người có thẩm quyền, tránh mâu thuẫn. Khi phân công chặt chẽ, các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện sẽ được giải quyết nhanh, không mất quá nhiều thời gian bàn cãi.
Công tác truyền thông khủng hoảng
Khủng hoảng sự kiện hay truyền thông tiêu cực luôn tồn tại nguy cơ lan rộng. Nếu bạn không kiểm soát phát ngôn, tin đồn có thể bùng nổ. Đây là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện dễ ảnh hưởng danh tiếng về lâu dài.
Chuẩn bị sẵn người phát ngôn chính thức. Khi phát sinh vấn đề, thông tin được đưa ra một cách nhất quán, rõ ràng. Nếu cần thiết, tổ chức họp báo hoặc phát thông cáo ngắn gọn giải thích tình hình, kèm biện pháp khắc phục.
Nên theo dõi sát sao mạng xã hội, báo đài để nắm bắt luồng ý kiến công chúng. Nếu có người tố cáo sai sự thật, bạn có thể cân nhắc đính chính. Tuy vậy, phải hết sức khéo léo, tránh tranh cãi “tay đôi” hoặc phản ứng quá gay gắt. Cách xử lý truyền thông quyết định hình ảnh đơn vị tổ chức sự kiện trong mắt mọi người.
Lời kết
Quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện luôn ẩn chứa những yếu tố khó lường. Đội ngũ tổ chức cần nhận diện rõ các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện để chuẩn bị phương án phòng ngừa, xử lý kịp thời. Khi bạn xây dựng nền tảng quản lý chắc chắn, chủ động dự trù ngân sách, phân công nhân sự chặt chẽ và trang bị giải pháp kỹ thuật phù hợp, mọi khúc mắc sẽ nhẹ nhàng hơn. Hy vọng những chia sẻ này góp phần giúp bạn tổ chức một chương trình thành công, ghi đậm dấu ấn cho tất cả khách tham dự.
——————————————-
Đào huy ngọc
Digital Marketing
Tác giả bài viết
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Thuận Việt để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!
