Đồng hành cùng doanh nghiệp từ định hướng concept, thiết kế, sản xuất đến điều phối và vận hành chương trình thực tế.
Một chương trình thành công không chỉ được đánh giá qua sân khấu đẹp hay không gian chỉn chu. Sự kiện cần truyền tải đúng thông điệp, tạo trải nghiệm phù hợp cho khách mời và phục vụ trực tiếp mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra.
Với những chương trình có nhiều hạng mục như concept, thiết kế, thi công, âm thanh ánh sáng, biểu diễn, đón tiếp và vận hành, doanh nghiệp cần một đơn vị đủ khả năng kết nối toàn bộ quy trình thành một kế hoạch thống nhất.
ACE Thuận Việt đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn tiếp nhận brief, phát triển ý tưởng đến sản xuất và điều phối tại hiện trường.
“ACE không bắt đầu từ danh sách hạng mục. Chúng tôi bắt đầu từ mục tiêu doanh nghiệp muốn đạt được sau sự kiện.
Agency tổ chức sự kiện là đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng, kết nối và quản lý toàn bộ quá trình triển khai một chương trình, từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến khi sự kiện kết thúc.
Khác với một nhà cung cấp chỉ phụ trách sân khấu, âm thanh, ánh sáng hoặc nhân sự, agency giữ vai trò điều phối tổng thể để tất cả hạng mục cùng phục vụ một mục tiêu chung.
Một agency chuyên nghiệp cần hiểu mục tiêu của doanh nghiệp, nhóm khách mời, thông điệp truyền thông, đặc điểm địa điểm, quy mô chương trình và mức ngân sách dự kiến.
Từ những thông tin đó, agency phát triển concept, xây dựng kịch bản, thiết kế không gian, lựa chọn nhà cung cấp, lập timeline và kiểm soát quá trình vận hành thực tế.
Một agency sự kiện thường kết nối sáu giai đoạn chính.
Xác định mục tiêu, khách mời, quy mô và ngân sách.
Xây dựng chủ đề, câu chuyện và thông điệp chương trình.
Thi công, lắp đặt và kiểm soát chất lượng hạng mục.
Điều phối timeline, nhân sự, kỹ thuật và khách mời.
Khai thác hình ảnh, video và tư liệu sau chương trình.
Không phải chương trình nào cũng cần một agency tổng thể. Tuy nhiên, khi sự kiện có nhiều bên tham gia, yêu cầu hình ảnh cao hoặc tác động trực tiếp đến thương hiệu, việc có một đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro trong quá trình triển khai.
Khi chương trình có sự tham dự của khách VIP, đối tác chiến lược hoặc ban lãnh đạo, mọi trải nghiệm từ đón tiếp, nghi thức đến nội dung sân khấu đều cần được kiểm soát chặt chẽ.
Sân khấu, âm thanh ánh sáng, biểu diễn, tiệc, truyền thông và nhân sự lễ tân đều có timeline riêng. Agency giúp kết nối các đầu việc thành một kế hoạch thống nhất.
Khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc mặt bằng thương mại thường có quy định riêng về vận chuyển, tải điện, thi công, tiếng ồn và thời gian bàn giao.
Khi sự kiện được sử dụng cho truyền thông nội bộ, báo chí hoặc mạng xã hội, concept, key visual và không gian thực tế cần kể cùng một câu chuyện thương hiệu.
Khi đội ngũ nội bộ không có đủ thời gian hoặc kinh nghiệm vận hành sự kiện, agency sẽ tiếp nhận vai trò quản lý tiến độ, ngân sách, nhà cung cấp và xử lý phát sinh.
Nếu sự kiện hội tụ từ hai dấu hiệu trở lên, doanh nghiệp nên cân nhắc làm việc với một agency tổng thể ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, thay vì chỉ thuê riêng từng nhà cung cấp khi chương trình đã cận ngày.
Trao đổi cùng ACEMỗi sự kiện cần một cấu trúc nội dung, hình ảnh và phương án vận hành riêng.
ACE Thuận Việt phát triển giải pháp dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp, đặc điểm khách mời, quy mô chương trình, điều kiện địa điểm và ngân sách thực tế.
Hội nghị và hội thảo là những chương trình có tính chuyên môn cao, trong đó nội dung, thời lượng và khả năng điều phối đóng vai trò quan trọng không kém hình ảnh sân khấu.
Với hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên ngành, hội nghị đối tác hoặc chương trình tổng kết kinh doanh, doanh nghiệp thường cần truyền tải nhiều thông tin trong một khoảng thời gian giới hạn. Vì vậy, kịch bản phải được sắp xếp rõ ràng, cân bằng giữa phần phát biểu, trình bày, giao lưu, nghi thức và hoạt động kết nối.
Trải nghiệm của khách mời không chỉ diễn ra trong thời gian ngồi tại hội trường. Hành trình đó bắt đầu từ thư mời, xác nhận tham dự, quá trình check-in, hướng dẫn chỗ ngồi đến tài liệu, quà tặng và hoạt động networking sau chương trình.
ACE Thuận Việt xây dựng phương án tổ chức hội nghị dựa trên mục tiêu thực tế của doanh nghiệp như công bố chiến lược, tri ân khách hàng, kết nối hệ thống phân phối, đào tạo chuyên môn hoặc giới thiệu định hướng phát triển mới.
Các hạng mục cần được kiểm soát đồng bộ
Một lễ khai trương không chỉ là hoạt động cắt băng và đón khách. Đây là thời điểm thương hiệu tạo ấn tượng đầu tiên với đối tác, khách hàng và cộng đồng tại khu vực.
Đối với cửa hàng, showroom, văn phòng, nhà máy hoặc cơ sở kinh doanh mới, chương trình khai trương cần tạo được không khí tích cực, thu hút sự chú ý và thể hiện rõ đặc trưng của thương hiệu.
Bố cục khu vực check-in, sân khấu, cổng chào, khu vực đón khách và hoạt động trải nghiệm cần được tính toán theo mặt bằng thực tế. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với những địa điểm nằm trong khu phố, trung tâm thương mại hoặc không gian có diện tích giới hạn.
Với lễ khánh thành, động thổ hoặc cất nóc, phần nghi thức cần được chuẩn bị kỹ hơn, bao gồm vị trí đại biểu, trình tự phát biểu, nghi thức cắt băng, xúc cát, gắn biển hoặc công bố vận hành dự án.
Tính toán từ mặt bằng đến nghi thức
Một chương trình ra mắt hiệu quả không chỉ giới thiệu tính năng mà phải giúp khách mời hiểu sản phẩm được tạo ra vì điều gì và giá trị khác biệt nằm ở đâu.
Concept của sự kiện cần được phát triển từ insight khách hàng, đặc điểm sản phẩm và định hướng truyền thông của thương hiệu. Câu chuyện đó phải được thể hiện đồng bộ trong thiết kế không gian, nội dung trình diễn và khoảnh khắc sản phẩm chính thức xuất hiện.
Ngoài sân khấu chính, khu vực trải nghiệm sản phẩm đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Khách mời cần có cơ hội quan sát, chạm, dùng thử hoặc tương tác trực tiếp để hình thành cảm nhận cụ thể thay vì chỉ tiếp nhận thông tin một chiều.
Với chương trình có báo chí, KOL, KOC, nhà phân phối hoặc khách hàng tiềm năng, agency cũng cần tính toán các góc quay, khu vực phỏng vấn, hình ảnh check-in và những khoảnh khắc chủ đạo phục vụ truyền thông.
Đưa sản phẩm trở thành trung tâm trải nghiệm
Year End Party và Gala Dinner là những chương trình mang nhiều cảm xúc, nơi doanh nghiệp cùng nhìn lại hành trình, ghi nhận đóng góp và tạo động lực cho đội ngũ.
Một chương trình cuối năm hấp dẫn cần có chủ đề xuyên suốt nhưng vẫn phải phản ánh tinh thần và văn hóa riêng của doanh nghiệp. Concept không nên chỉ dừng ở phần trang trí mà cần xuất hiện trong video, tiết mục mở màn, nghi thức vinh danh và thông điệp của ban lãnh đạo.
Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc nhân sự ở nhiều độ tuổi, kịch bản cần tạo cơ hội tham gia cho nhiều nhóm khách khác nhau. Trò chơi, biểu diễn nội bộ và hoạt động kết nối phải có thời lượng hợp lý để chương trình không bị kéo dài.
Đối với Gala Dinner dành cho đối tác và khách hàng, yếu tố trang trọng, chất lượng tiệc, trải nghiệm đón tiếp và nhịp chương trình cần được ưu tiên.
Cân bằng cảm xúc, giải trí và thông điệp
Workshop có quy mô linh hoạt nhưng yêu cầu cao về trải nghiệm cá nhân, khả năng tương tác và cách tổ chức không gian phù hợp với hoạt động thực tế.
Khác với hội nghị tập trung vào sân khấu, workshop cần tạo điều kiện để khách mời trao đổi, thực hành và tham gia trực tiếp. Cách bố trí bàn ghế, dụng cụ, tài liệu và vị trí hướng dẫn cần được tính toán theo từng nội dung.
Với workshop ra mắt sản phẩm hoặc hoạt động dành cho cộng đồng khách hàng, không gian cần đảm bảo tính thẩm mỹ và có nhiều điểm chạm thương hiệu nhưng không gây cản trở quá trình trải nghiệm.
Đối với training nội bộ, chương trình cần ưu tiên sự thuận tiện, khả năng tập trung và hỗ trợ người trình bày. Các thiết bị trình chiếu, micro, tài liệu và hoạt động nhóm phải được chuẩn bị trước.
Tập trung vào mức độ tham gia của khách mời
Cung cấp thời gian, địa điểm dự kiến, quy mô khách mời và ngân sách sơ bộ để bắt đầu.
Một sự kiện chuyên nghiệp cần được kiểm soát từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến khi hoàn tất chương trình.
Quy trình giúp doanh nghiệp theo dõi rõ tiến độ, đầu việc, người phụ trách và các mốc cần phê duyệt. Đồng thời, agency có đủ thời gian kiểm tra kỹ thuật, phối hợp nhà cung cấp và chuẩn bị phương án dự phòng trước ngày diễn ra sự kiện.
Kết nối từ brief đến tổng kết sau sự kiện.
Theo sát toàn bộ timeline và các bên tham gia.
Xác định rõ từng mốc duyệt và thời hạn bàn giao.
ACE tiếp nhận thông tin ban đầu và làm rõ những yêu cầu cốt lõi của chương trình. Đây là bước quyết định hướng phát triển concept, nội dung và ngân sách ở các giai đoạn sau.
Brief thống nhất và phạm vi công việc sơ bộ.
Khảo sát venue giúp phát hiện sớm các giới hạn về diện tích, kết cấu, kỹ thuật, vận chuyển và thời gian thi công. Phương án sự kiện nhờ đó sát thực tế và hạn chế phát sinh.
Biên bản khảo sát và phương án mặt bằng sơ bộ.
Từ brief và dữ liệu khảo sát, đội ngũ phát triển chủ đề, thông điệp, key visual và mạch trải nghiệm. Concept cần đủ sáng tạo nhưng vẫn phù hợp với thương hiệu và khả năng thi công thực tế.
Proposal concept, key visual và kịch bản khung.
Sau khi concept được duyệt, các hạng mục được triển khai chi tiết về kích thước, vật liệu, kết cấu và kỹ thuật. Quá trình sản xuất cần được kiểm tra theo từng mốc trước khi vận chuyển đến địa điểm.
Bộ thiết kế hoàn chỉnh và các hạng mục sẵn sàng thi công.
Trong ngày sự kiện, đội ngũ onsite kiểm soát quá trình lắp đặt, chạy thử, đón khách và vận hành chương trình. Mọi bộ phận phải phối hợp theo một timeline chung và có người chịu trách nhiệm tại từng vị trí.
Chương trình được vận hành đúng timeline và tiêu chuẩn.
Sự kiện không kết thúc ngay khi khách mời ra về. Agency cần phối hợp tháo dỡ, bàn giao mặt bằng, tổng hợp dữ liệu, chọn lọc hình ảnh và đánh giá những điểm đã thực hiện tốt hoặc cần cải thiện.
Bộ tư liệu, báo cáo và hồ sơ tổng kết chương trình.
Mỗi hạng mục có thời hạn, người phụ trách và mốc phê duyệt cụ thể.
Thiết kế, sản xuất và vận hành được kiểm tra trước từng bước bàn giao.
Khối lượng triển khai được đối chiếu với phạm vi công việc đã thống nhất.
Đội ngũ sẽ rà soát mục tiêu, quy mô và các hạng mục cần thiết trước khi đề xuất phương án.
Chia sẻ brief sơ bộ để ACE Thuận Việt tư vấn loại hình, định hướng concept, nhóm hạng mục và lộ trình triển khai phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chưa có brief hoàn chỉnh vẫn có thể bắt đầu từ những thông tin cơ bản.Bốn dữ liệu cơ bản giúp đội ngũ hiểu nhanh nhu cầu và xây dựng hướng tư vấn ban đầu.
Ngày tổ chức, khung giờ dự kiến và thời gian doanh nghiệp có thể bàn giao mặt bằng.
Venue đã lựa chọn hoặc khu vực doanh nghiệp đang tìm kiếm và khảo sát.
Số lượng dự kiến, thành phần khách và những nhóm khách mời cần ưu tiên trải nghiệm.
Thông điệp, kết quả và giá trị doanh nghiệp mong muốn đạt được sau sự kiện.
Một proposal đẹp chưa đủ để đánh giá toàn bộ năng lực của một agency. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời tư duy tư vấn, kinh nghiệm thực tế, khả năng sản xuất và năng lực vận hành tại hiện trường.
Giúp doanh nghiệp đánh giá đúng năng lực trước khi quyết định hợp tác.
Kinh nghiệm không chỉ được đo bằng số năm hoạt động mà còn nằm ở mức độ phù hợp với chương trình doanh nghiệp đang chuẩn bị. Một agency từng tổ chức hội nghị, lễ ra mắt, khai trương hoặc gala có quy mô tương tự sẽ hiểu rõ hơn về yêu cầu kỹ thuật, hành trình khách mời và những rủi ro thường gặp.
Agency chuyên nghiệp không bắt đầu bằng việc cộng dồn sân khấu, âm thanh, ánh sáng và nhân sự vào báo giá. Đơn vị tư vấn cần đặt câu hỏi về mục tiêu chương trình, đặc điểm khách mời, thông điệp thương hiệu và kết quả doanh nghiệp muốn đạt được sau sự kiện.
Khoảng cách giữa một bản thiết kế đẹp và sản phẩm thi công đạt chất lượng nằm ở khả năng kiểm soát vật liệu, kết cấu, màu sắc, kích thước và tiến độ sản xuất. Agency cần hiểu rõ phương án nào có thể thực hiện tại venue, phương án nào tiềm ẩn rủi ro hoặc vượt quá ngân sách.
Một sự kiện có thể liên quan đến nhiều bộ phận và nhà cung cấp khác nhau. Nếu không có timeline tổng, đầu mối chịu trách nhiệm và quy định bàn giao rõ ràng, những lỗi nhỏ ở từng hạng mục có thể ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ chương trình.
Portfolio giúp doanh nghiệp đánh giá thẩm mỹ, nhưng case study mới cho thấy agency đã giải quyết bài toán thực tế như thế nào. Một hồ sơ năng lực tốt cần thể hiện rõ mục tiêu chương trình, phạm vi triển khai, khó khăn, phương án xử lý và kết quả cuối cùng.
ACE không chỉ tiếp nhận danh sách hạng mục rồi triển khai. Mỗi chương trình được bắt đầu từ mục tiêu thực tế mà doanh nghiệp muốn đạt được.
Từ chiến lược nội dung, định hướng hình ảnh đến sản xuất và điều phối hiện trường, các bộ phận cùng làm việc trên một kế hoạch thống nhất để đảm bảo chương trình đúng mục tiêu, đúng tiến độ và có khả năng thực thi.
Chúng tôi không bắt đầu từ câu hỏi doanh nghiệp cần thuê bao nhiêu hạng mục. ACE bắt đầu từ câu hỏi: sự kiện này cần tạo ra thay đổi gì cho thương hiệu, khách mời và hoạt động kinh doanh?
Đội ngũ phân tích mục tiêu chương trình, đặc điểm khách mời, thông điệp thương hiệu và bối cảnh tổ chức trước khi phát triển concept.
Thiết kế được phát triển đồng thời với phương án vật liệu, kết cấu, kích thước và điều kiện thi công tại địa điểm.
Mỗi vị trí, nhà cung cấp và hạng mục được kết nối bằng timeline chung, có đầu mối chịu trách nhiệm và phương án xử lý tình huống.
Doanh nghiệp làm việc với đầu mối quản lý chung thay vì tự kết nối riêng từng đơn vị sân khấu, kỹ thuật, nhân sự và biểu diễn.
Concept và thiết kế được đối chiếu với venue, thời gian setup, luồng vận chuyển, kỹ thuật và ngân sách trước khi hoàn thiện.
Các hạng mục, thời hạn, mốc phê duyệt và trách nhiệm của từng bên được xác định trước khi bước vào sản xuất.
Ý tưởng chỉ được xem là hoàn chỉnh khi có thể chuyển thành timeline, phương án sản xuất và cách vận hành cụ thể tại hiện trường.
ACE Thuận Việt hướng đến vai trò một đối tác triển khai có khả năng kết nối mục tiêu doanh nghiệp với trải nghiệm khách mời, hình ảnh thương hiệu và hoạt động vận hành thực tế.
Mỗi quyết định về nội dung, thiết kế hoặc sản xuất đều cần trả lời được ba câu hỏi: có phục vụ mục tiêu hay không, có phù hợp với điều kiện thực tế hay không và có thể kiểm soát chất lượng trong quá trình triển khai hay không.
Mỗi dự án dưới đây đại diện cho một bài toán khác nhau: điều phối sự kiện quy mô lớn, ra mắt thương hiệu và kiến tạo trải nghiệm vinh danh nội bộ.
Thay vì chỉ trình bày hình ảnh hoàn thiện, phần hồ sơ tập trung vào bối cảnh, yêu cầu vận hành, phạm vi ACE tham gia và giá trị mà từng giải pháp cần tạo ra.
Một hệ thống vận hành thống nhất giúp nhiều không gian, nhiều đầu mối và nhiều hoạt động diễn ra liên tiếp vẫn kết nối trong cùng một tiến trình tổng thể.
Chương trình kết hợp triển lãm thương hiệu, hội thảo chuyên môn, hoạt động kết nối, trải nghiệm và Gala Dinner. Mỗi khu vực có nội dung, nhân sự và tiến trình riêng, nhưng khách tham dự vẫn cần cảm nhận được một hành trình thống nhất.
Khu check-in, triển lãm, hội thảo, sân khấu, backstage, khách VIP và hậu cần cùng hoạt động trong một khung thời gian. Một điểm bàn giao chậm hoặc thông tin sai đầu mối có thể tạo hiệu ứng dây chuyền lên toàn chương trình.
ACE chuẩn hóa dữ liệu vận hành, xác định người phụ trách từng khu vực, theo dõi các mốc cue và duy trì cơ chế báo cáo – phản hồi – xác nhận để mỗi thay đổi được xử lý đúng người và đúng thời điểm.
Kết nối con người, thông tin, không gian và tiến độ.
Tổng hợp timeline, sơ đồ mặt bằng, danh sách nhân sự và yêu cầu kỹ thuật.
Xác định người phụ trách, phạm vi xử lý và cơ chế chuyển thông tin.
Kiểm soát riêng từng khu vực nhưng kết nối trong cùng một hệ thống.
Theo dõi cue, thời lượng và trạng thái sẵn sàng trước mỗi điểm chuyển tiếp.
Không đơn thuần là một lễ ra mắt văn phòng, sự kiện cần trở thành tuyên ngôn về định vị, tầm nhìn và chuẩn mực hoạt động của thương hiệu trong lĩnh vực đầu tư – bất động sản.
Sự kiện cần truyền tải hình ảnh một đơn vị hoạt động dựa trên tính minh bạch, trung lập, khách quan và kỷ luật trong quyết định đầu tư.
Hình tượng chiếc cân gắn với triết lý “The Auctioneer” được sử dụng như một biểu tượng xuyên suốt trong không gian và trải nghiệm chương trình.
Chương trình biến nghi thức vinh danh thành một trải nghiệm sân khấu có cảm xúc, nơi mỗi cá nhân xuất hiện như một “vedette” mang dấu ấn và thành tựu riêng.
Chương trình không chỉ trao giải mà cần khơi dậy niềm tự hào, ghi nhận nỗ lực và tạo động lực cho những cột mốc phát triển tiếp theo.
Thảm đỏ, ánh sáng, sân khấu và các tiết mục được kết nối như một Fashion Week thu nhỏ, đưa nhân vật được vinh danh trở thành trung tâm trải nghiệm.
Kết nối nhiều khu vực, nhiều đầu mối và timeline có mật độ cao.
Chuyển định vị doanh nghiệp thành không gian, nội dung và trải nghiệm.
Tạo nhịp sân khấu và khoảnh khắc ghi nhận có giá trị với tập thể.
Chi phí tổ chức sự kiện không được xác định chỉ bằng số lượng sân khấu, backdrop hay nhân sự.
Ngân sách thực tế phụ thuộc vào quy mô chương trình, địa điểm, mức độ cá nhân hóa, yêu cầu kỹ thuật, nội dung trải nghiệm và thời gian chuẩn bị. Vì vậy, cùng một số lượng khách nhưng hai sự kiện có thể có mức đầu tư rất khác nhau.
Ngân sách nên được phân bổ theo mục tiêu và mức độ ưu tiên, thay vì cộng dồn tất cả những hạng mục doanh nghiệp có thể thuê.
Hạng mục nào trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm khách mời, hình ảnh thương hiệu và kết quả chương trình?
Quy mô khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến diện tích địa điểm, số lượng bàn ghế, nhân sự đón tiếp, thiết bị âm thanh, màn hình, quà tặng, tài liệu và phương án phân luồng.
Tuy nhiên, số lượng khách không phải yếu tố duy nhất. Một hội nghị 100 khách có yêu cầu kỹ thuật cao vẫn có thể cần ngân sách lớn hơn một chương trình nội bộ 300 khách được tổ chức theo cấu trúc đơn giản.
Khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà máy, showroom hoặc không gian ngoài trời có cơ chế tính phí và yêu cầu kỹ thuật khác nhau. Một số địa điểm tính thêm phí điện, phí ngoài giờ, phí thi công hoặc chi phí sử dụng nhà cung cấp bên ngoài.
Thời gian setup ngắn cũng có thể làm tăng chi phí do agency phải tăng số lượng nhân sự, chia ca sản xuất hoặc chuẩn bị nhiều hạng mục hoàn thiện sẵn trước khi đưa đến địa điểm.
Một chương trình sử dụng hệ thống backdrop và sân khấu tiêu chuẩn sẽ có khối lượng thiết kế khác với một sự kiện cần concept độc quyền, key visual riêng, khu trải nghiệm hoặc nhiều điểm chạm thương hiệu.
Mức độ cá nhân hóa càng cao thì thời gian nghiên cứu, thiết kế, dựng phối cảnh, chỉnh sửa và hoàn thiện bản vẽ kỹ thuật càng lớn. Đây là phần cần được tính đúng ngay từ đầu để hạn chế thay đổi khi đã bước vào sản xuất.
Chi phí thi công phụ thuộc vào kích thước sân khấu, kết cấu chịu lực, vật liệu hoàn thiện, số lượng chi tiết, yêu cầu sơn màu, in ấn, hệ thống chiếu sáng và mức độ phức tạp khi lắp đặt.
Hai thiết kế có hình ảnh gần giống nhau nhưng sử dụng vật liệu, cấu tạo và tiêu chuẩn hoàn thiện khác nhau có thể tạo ra chênh lệch ngân sách đáng kể.
Quy mô loa, micro, đèn sân khấu, màn hình LED, máy chiếu, hệ thống phiên dịch hoặc livestream phải được tính theo diện tích, số lượng khách và nội dung chương trình, không chỉ lựa chọn theo một gói thiết bị có sẵn.
Các chương trình có biểu diễn, nghi thức tương tác, nhiều nội dung video hoặc kết nối trực tuyến thường cần thêm kỹ thuật viên, thiết bị dự phòng và thời gian chạy thử.
Chi phí nội dung có thể bao gồm xây dựng kịch bản, biên tập lời dẫn, sản xuất video, dàn dựng tiết mục, thuê MC, ca sĩ, nhóm nhảy, nghệ sĩ hoặc nhân sự thực hiện nghi thức.
Những tiết mục được thiết kế riêng theo concept sẽ cần thêm chi phí biên đạo, tập luyện, trang phục, đạo cụ và thời gian tổng duyệt.
Trải nghiệm khách mời có thể bao gồm thư mời, hệ thống đăng ký, check-in, biển chỉ dẫn, lễ tân, bàn ghế, tiệc, đồ uống, quà tặng, tài liệu và phương tiện di chuyển.
Với khách VIP hoặc chương trình có nhiều nhóm khách, doanh nghiệp có thể cần thêm khu vực tiếp đón riêng, nhân sự chăm sóc, quy trình chỗ ngồi và phương án an ninh.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu chụp ảnh, quay video, dựng recap, livestream, phỏng vấn hoặc sản xuất nội dung truyền thông sau sự kiện.
Ngoài ra, ngân sách nên có phần dự phòng cho thời tiết, thay đổi số lượng khách, bổ sung thiết bị, kéo dài thời gian thi công hoặc những yêu cầu phát sinh sau khi phương án đã được duyệt.
Bao gồm những phần cần thiết để chương trình có thể diễn ra an toàn, đúng nội dung và đáp ứng tiêu chuẩn của venue.
Ưu tiên những hạng mục trực tiếp nâng cao trải nghiệm, truyền tải thông điệp và tạo dấu ấn thương hiệu.
Dành một tỷ lệ phù hợp cho những thay đổi về khách mời, kỹ thuật, thời gian hoặc điều kiện thực tế.
Phạm vi công việc và số lượng từng hạng mục.
Vật liệu, kích thước và tiêu chuẩn kỹ thuật.
Nhân sự đã bao gồm trong báo giá.
Chi phí vận chuyển, thi công và tháo dỡ.
Điều kiện phát sinh và các khoản chưa bao gồm.
Tiến độ thanh toán và mốc nghiệm thu.
Phương án ngân sách phù hợp không phải là phương án có nhiều hạng mục nhất hoặc mức giá thấp nhất. Đó là phương án phân bổ nguồn lực đúng vào những phần tạo ra giá trị lớn nhất cho chương trình.
Doanh nghiệp chưa cần có một bản brief hoàn chỉnh để bắt đầu trao đổi cùng ACE Thuận Việt.
Hãy cung cấp những thông tin đang có về mục tiêu, thời gian, địa điểm và quy mô chương trình. Đội ngũ sẽ tiếp nhận, làm rõ nhu cầu và đề xuất bước triển khai tiếp theo.
Điền các thông tin hiện có. Những nội dung chưa xác định có thể ghi chú để đội ngũ ACE hỗ trợ làm rõ.
Thông tin được sử dụng để tiếp nhận và tư vấn nhu cầu tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
Niềm đam mê của Ngọc là khám phá và cập nhật những xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện, từ các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị, triển lãm đến sự kiện giải trí, lễ hội. Mỗi bài viết của Ngọc không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn đi kèm với những kinh nghiệm thực tế, mẹo hay và giải pháp sáng tạo giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tổ chức sự kiện hiệu quả hơn.
Với mong muốn chia sẻ và kết nối, Ngọc luôn sẵn sàng trao đổi, lắng nghe ý kiến từ độc giả. Hãy theo dõi các bài viết của Ngọc trên Ace Thuận Việt để không bỏ lỡ những thông tin giá trị!